Файл: Государственный стандарт российской федерации единый российский страховой фонд документации.pdf

- проверку нумерации листов дела, правильности оформления ракордов, стартовки и метража кинодокументов, наличия и правильности учетных номеров фотодокументов, времени звучания фонодокументов, времени показа видеодокументов;
- проверку и уточнение сведений в листах-заверителях для дел, описания на этикетке - для кино-, фоно- и видеодокументов;
- устранение лакун (при возможности);
- проверку физического (технического) состояния документов, выявление документов с малоконтрастными и угасающими текстами, документов, требующих физико-химической реставрации и консервационно- профилактической обработки с соответствующими отметками результатов в актах технического состояния документов, листах - заверителях дел архивных документов и актах входного контроля для БФ РФ. Формы и содержание актов технического состояния документов, листов - заверителей дел и актов входного контроля устанавливают в ТТР на изготовление страховых копий;
- оформление передачи документов на страховое копирование.
8.7 Передачу документов на страховое копирование оформляют заказом. Форму каждого заказа устанавливают в ТТР.
Заказы на проведение работ регистрируют в книге выдачи документов исполнителю. Заказ, составленный в необходимом количестве экземпляров, подписанный у руководителя организации, служит документом для контроля за ходом проведения работ на всех этапах, возвращением оригиналов документов и сдачей комплекта изготовленного СФД НН заказчику.
9 Порядок выполнения работ по страховому копированию документов
9.1 Основанием для выполнения страхового копирования ДНН исполнителем работ являются заказы на их проведение. Перечень работ установлен в разделе 8 и ТТР для каждого вида документации.
9.2 Исполнитель работ по страховому копированию СФД НН несет ответственность за сохранность и состояние копируемых документов на всех этапах работы. Изготовленные страховые копии должны быть сертифицированы в порядке, установленном в Росархиве и Минкультуры России.
9.3 Изготовленные страховые копии ДНН должны иметь заключение службы технического контроля организации-изготовителя об их качестве, зафиксированное в Акте технического состояния страховой копии, обязательное содержание и рекомендуемая форма которого приведены в приложениях Б, В, Г, Д, Е или в техническом паспорте по ГОСТ 13.1.205.
Упаковывание и хранение страховых копий документов обеспечивают в соответствии с ГОСТ 7.65 и ГОСТ
7.68.
9.4 Изготовленные страховые копии ДНН подлежат учету, обозначению и маркировке в порядке, установленном Росархивом и Минкультуры России.
10 Порядок передачи страховых копий на хранение
10.1 Изготовленные страховые копии ДНН должны быть переданы на хранение в специальное хранилище, территориально обособленное от оригиналов документов.
10.2 Разрешение на передачу страховых копий в специальное хранилище федерального подчинения дает в установленном порядке соответствующее министерство (ведомство), а в хранилище регионального подчинения
- соответствующие органы исполнительной власти субъектов РФ.

10.3. Передача страховых копий на хранение должна быть оформлена актом приема страховых копий, форма и содержание которого приведены в приложении Ж.
10.4 В организации - поставщике СФД НН и специальном хранилище ведут книгу регистрации актов приема страховых копий на хранение в специальное хранилище, форма и содержание которой приведены в приложении
И.
10.5 К акту приема страховых копий прилагают соответствующие учетные документы, акты технического состояния, а также сопроводительный документ на транспортную тару.
10.6 Сопроводительный документ на транспортную тару должен иметь запись о количестве транспортной тары и страховых копий в ней, а также подписи лиц, ответственных за передачу страховых копий в специальное хранилище.
10.7 Страховые копии помещают в соответствующую тару для транспортирования, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляют в специальное хранилище в опломбированной упаковке в соответствии с требованиями 9.3.
10.8 Акты приема, учетные документы, акты технического состояния и сопроводительные документы помещают в отдельную тару, на которой делают отметку "Сопроводительные документы".
11 Порядок отчетности о выполнении работ по созданию страхового фонда документации
11.1 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН организации - держатели оригиналов документов представляют в вышестоящую организацию один раз в год по итогам выполнения плановых заданий.
11.2 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН федеральными архивными учреждениями и отчеты о выполнении основных направлений развития архивного дела за год со сведениями о создании СФД НН в субъектах РФ должны быть представлены в Росархив до 25 января следующего за отчетным года.
11.2.1 Сведения о составе и объеме страховых копий документов АФ РФ включают в паспорта архивов, библиотек и музеев, представляемые в Росархив один раз в три года в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов АФ РФ [2].
11.2.2 Общую координацию в части представления отчетных документов о выполнении работ по созданию
СФД НН БФ РФ осуществляет Минкультуры России.
11.3 К отчетам составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименования групп документов, страховое копирование которых выполнено.
11.4 Показатели отчетности оформляют в соответствии с требованиями приложения К.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(рекомендуемое)
Форма плана работы по созданию страхового фонда документации
УТВЕРЖДАЮ должность руководителя и наименование вышестоящей организации личная подпись расшифровка подписи

20 г.
ПЛАН
работ по созданию страхового фонда документации на г. наименование организации - держателя оригиналов
Номер позиции
Вид
(разновидность) документа
Количество единиц хранения
(единиц учета документов)
Единица измерения объема документов
Год
Объем документов, подлежащих страховому копированию
Наименование организации- изготовителя страховых копий
I кв. II кв. III кв. IV кв.
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
Руководитель организации - держателя оригиналов документов подпись расшифровка подписи
20 г.
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(рекомендуемое)
Форма акта технического состояния микроформы страхового фонда
и дефектной ведомости
[Формат A3 (297х420)]
АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ МИКРОФОРМЫ СТРАХОВОГО ФОНДА
И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ
Номер единицы хранения страховой копии
Дата составления акта
Обозначение микроформы
Наименование организации - держателя оригиналов
Шифры отснятых дел
Дата изготовления микроформы
Тип микроформы
Организация-изготовитель

Метраж
Количество кадров (микрофиш)
Тип и марка носителя микроформы
Вид основы
Условное обозначение микроформы
Масштаб уменьшения
Наличие и характеристика тест-объекта
Количество остаточного тиосульфата натрия
Наличие солей серебра
При выпуске соответствует обозначение ГОСТа
Контролер подпись расшифровка подписи
Таблица Б.1
Дата проверки
Техническое состояние
Количество склеек
Ракорды основы эмульсионного слоя склеек перфораций
1 2
3 4
5 6
7
Окончание таблицы Б.1
Усадка, %
Заключение о необходимости проведения профилактической и реставрационной обработки
Подпись контролера
Дата проведения обработки
Подпись рестав- ратора
Примечание
8 9
10 11 12 13
Ответственный исполнитель подпись расшифровка подписи
20 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ В
(рекомендуемое)
Форма акта технического состояния страховой копии кинодокумента
и дефектной ведомости
[Формат A3 (297х420)]
АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ КИНОДОКУМЕНТА
И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ
Номер единицы хранения страховой копии
Дата составления акта
Обозначение страховой копии
Наименование организации - держателя оригинала
Наименование кинодокумента
Количество частей
Метраж
Учетный номер единицы хранения оригинала
Вид оригинала
Формат оригинала
Дата изготовления копии
Организация-изготовитель
Вид страховой копии контратип, дубль-позитив ненужное зачеркнуть
Тип и марка носителя страховой копии
Вид основы
Заключение о фотографическом качестве при изготовлении
Контролер подпись расшифровка подписи
Таблица В.1
Дата проверки
Номер части
Метраж Номер плана
Техническое состояние
Количество склеек
Ракорды основы эмульсионног о слоя
1 2
3 4
5 6
7 8

Окончание таблицы В.1
Усадка, %
Заключение о необходимости проведения профилакти- ческой и рестав- рационной обработки
Подпись контролера
Дата проведения обработки
Подпись реставратора
Примечание
9 10 11 12 13 14
Ответственный исполнитель подпись расшифровка подписи
20 г.
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
(рекомендуемое)
Форма акта технического состояния страховой копии фонодокумента
и дефектной ведомости
[Формат A3 (297х420)]
АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ ФОНОДОКУМЕНТА
И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ
Номер единицы хранения страховой копии
Дата составления акта
Обозначение страховой копии
Вид документа магнитная запись, ГП, ГО (оригинал), страховая копия
Дата изготовления копии
Наименование организации - держателя оригинала
Наименование фонодокумента
Учетный номер единицы хранения оригинала
Количество частей

Номер части
Скорость записи
Количество дорожек
Номер дорожки записи
Дата изготовления копии
Наименование организации, в которой произведена запись
Тип и марка носителя фонодокумента
Время звучания
Контролер подпись расшифровка подписи
Таблица Г.1
Дата проверки
Характеристика электроакустического состояния документа
Характеристика механического состояния документа
1 2
3
Окончание таблицы Г.1
Соответствие ракордов требованиям нормативных документов
Заключение о необходимости проведения профилактической и реставрационной обработки
Подпись контролера
Вид обработки
Дата проведения обработки
Подпись реставратора
4 5
6 7
8 9
Ответственный исполнитель подпись расшифровка подписи
20 г.
ПРИЛОЖЕНИЕ Д
(рекомендуемое)
Форма акта технического состояния страховой копии видеодокумента
и дефектной ведомости
[Формат A3 (297х420)]

АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ ВИДЕОДОКУМЕНТА
И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ
Номер единицы хранения страховой копии
Дата составления акта
Обозначение страховой копии
Наименование организации - держателя оригинала
Наименование видеодокумента
Тип магнитной ленты
Ширина ленты
Формат записи
Номер единицы хранения оригинала
Таблица Д.1 - Параметры технического ракорда на ленте
Параметр
Норма
Результат Примечание
Значение размаха импульса "белого" в 17 и 330 строк
700±10
Величина импульса sin 2T, %
92-108
Первый выброс после импульса sin 2T, %
6
Неравномерность нижней огибающей sin 20T, %
6
Неравномерность амплитудно-частотной характеристики в полосе частот 0,5-4,8 МГц, %
±10
Дифференциальное усиление, %
6
Размах звукового канала, дБ
-
Начальник ОТК личная подпись расшифровка подписи
20 г.
Организация - изготовитель видеофонограммы наименование
Видеорулон
Хронометраж
Дата записи
Аппаратная
Источник записи, время
Таблица Д.2

Номер по по- рядку
Дата про- верки
Цель про- верки
Наличие физико-механи- ческих дефектов
Размах
П- импульса, строки
Величина импульса sin 2T,
%
Первый выброс после импульса sin 2T, %
Неравно- мерность нижней огибающей sin 20T, %
Неравномерность амплитудно- частотной характеристики в полосе
0,5-4,8 МГц, %
1 2
3 4
5 6
7 8
9
Окончание таблицы Д.2
Дифферен- циальное усиление, %
Уровень звукового канала, дБ
Общая оценка, баллы
Заключение о необходимости проведения профилак- тической и реставра- ционной обработки
Подпись контролера
Дата и вид обра- ботки
Подпись рестав- ратора
Примечание
10 11 12 13 14 15 16 17
Таблица Д.3
В баллах
Дефект
Оценка качества изображения и звука видеофонограммы по времени воспроизведения в минутах
Номер
ОТК и дата
Фамилия, имя, отчество оператора
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Изображения: шумы выпадения срыв искажение четкости искажение яркости искажение цветности
Звука: треск, шум пропадание другие искажения

Заключение по рулону
Примечание - Баллы: 5 - не заметны; 4 - почти не заметны; 3 - заметны, слегка мешают; 2 - очень заметны; 1 - сильно мешают.
Ответственный исполнитель подпись расшифровка подписи
20 г.
ПРИЛОЖЕНИЕ Е
(рекомендуемое)
Форма акта технического состояния страховой копии фотодокумента
и дефектной ведомости
[Формат A3 (297х420)]
АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ ФОТОДОКУМЕНТА
И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ
Номер единицы хранения страховой копии
Дата составления акта
Обозначение страховой копии
Наименование организации - держателя оригиналов
Учетный номер единицы хранения оригинала
Вид оригинала
Формат оригинала
Дата изготовления копии
Организация-изготовитель
Тип и марка носителя страховой копии
Вид основы
Способ изготовления страховой копии
Формат страховой копии

Количество остаточного тиосульфата натрия
Наличие солей серебра
Контролер подпись расшифровка подписи
Таблица Е.1
Дата проверки
Фотографическое качество
Техническое состояние основы эмульсионного слоя
1 2
3 4
Окончание таблицы Е.1
Заключение о необходимости проведения профилактической и реставрационной обработки
Подпись контролера
Дата проведения обработки
Подпись реставратора
Примечание
5 6
7 8
9
Ответственный исполнитель подпись расшифровка подписи
20 г.
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж
(рекомендуемое)
Форма акта приема страховых копий на хранение
[Формат А4 (297х420)]
АКТ ПРИЕМА СТРАХОВЫХ КОПИЙ
Сдатчик фамилия, имя, отчество
Приемщик фамилия, имя, отчество
Основание приема
Таблица Ж.1
Количество