Файл: Запросы Отчеты базы данных. Access тема Работа с таблицами Базы данных Access ( Microsoft Office ).pptx

Работа с таблицамиПроектирование таблицФормыМакросыЗапросыОтчеты

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS

Тема 1. Работа с таблицами

Базы данных Access (Microsoft Office)Расширение: *.accdb (раньше – *.mdb), все в одном файлеСостав:

таблицы
формы – диалоговые окна для ввода и редактирования данных
запросы – обращения к базе данных для выбора нужной информации или изменения базы
отчеты – документы для вывода на печать
макросы – средства автоматизации работы
модули – дополнительные процедура на языке Visual Basic

Начало работыПуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Access 2007шаблонысоздание новой базы данныхоткрыть базу с дискапоследние документыОбъекты базы данныхвыбрать другое2×ЛКМСхема данныхУдалить связь: ЛКМ + Delete. Создать связь: перетащить нужное поле на соответствующее поле второй таблицы.ЛКМтаблицаключевое полесвязь «1-»Работа с таблицами2xЛКМпоследняя записьполязаписитекущая записьобласть выделенияновая записьна 1-ую записьпредыдущая записьномер текущей записиследующая записьновая записьтекущее полепоследняя записьСортировка и поискСортировка по текущему полю (столбцу):по возрастаниюпо убываниюПоиск и замена:текущее поле или все поляцеликом, с любой частью, с началомвсё, вверх, внизсбросФильтрацияФильтрация – это отбор записей, удовлетворяющих некоторому условию (фильтру). Остальные записи временно скрываются, пока фильтр не будет снят.Фильтр по выделенному Щелкнуть в нужной ячейке или выделить часть текста. Щелкнуть по кнопке . Снятие фильтра .Сложная фильтрацияСложные условияодновременно(операция И)начинается с буквы «С»новое условие, связанное через ИЛИРасширенный фильтр – можно

переставлять столбцы выводить не все столбцы устанавливать порядок сортировки

точное совпадение

---

применить/сбросить фильтрУстановка/снятие пароляСлужебные операции

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007

© К.Ю. Поляков, 2007-2009

Тема 2. Проектирование таблиц

Создание таблиц (ввод данных)2xЛКМполе-счетчикввод значенияСоздание таблиц (шаблоны)Создание таблиц (импорт)TXT-файлыXML-файлыдругие форматыКонструктор таблицКонструктор таблицтекущее полеключтип поля (выбор из списка)свойства текущего поляПКМСвойства полейРазмер поля: байт, целое, вещественное, …Формат поля: как выводить на экран.Маска ввода: шаблон (ввод телефона).Подпись: как называется столбец при выводе на экран; можно использовать скобки, знаки и т.д. («Население, млн. чел.»)Значение по умолчанию (вписывается автоматически).Условие на значение: защита от ошибок ввода («>18»).Сообщение об ошибке («Возраст должен быть > 18 лет!»)Обязательное поле (да/нет)Индексированное поле (да/нет)Конструктор таблицрежим таблицысделать поле ключевымизменить индексыИндексыPrimary Key:ключ таблицывыбор поля из списканазвание индексасвойстваиндексаПКМПодстановкиЦель: сделать защиту от ошибок ввода.Решение: выбор из списка = поле подстановкиВарианты:

заданный список («да» или «нет», «М» или «Ж»)
из другой таблицы (выбор названия фирмы)

Мастер подстановок© К.Ю. Поляков, 2007-2009

Тема 3. Формы

ФормыФорма – это диалоговое окно для

просмотра и редактирования данных ввода новых записей управления ходом работы (кнопки)
вывода вспомогательной информации

Создание форм:

источник данныхразные способы создания формФорма (на одну запись)переход по записямЛенточная формаРазделенная формаРежимы работы с формамиРежим формы – просмотр и редактирование данных.Режим макета – просмотр данных, изменение оформления, перемещение элементов.Конструктор – изменение структуры и оформления, добавление новых элементов, … Конструктор формзаголовок формыобласть данныхпримечание формыизменение размеров

---

Свойства формы и ее элементовили ПКМ – Свойствавыбор элементаМакет = оформлениеДанные: источник (таблица или запрос), фильтр, сортировкаСобытия:

клавиши, мышь открытие, закрытие изменение записи

Некоторые свойства формы (Макет)подписькнопки перехода (да/нет)область выделения(да/нет)изменяемая граница(да/нет)Свойства элементовМакет

размеры оформление полосы прокрутки

Данные:
название поля таблицы маска ввода (телефон)
значение по умолчанию условие на значение сообщение об ошибке

События:
клавиши, мышь изменение значения

Другие:
всплывающая подсказка

Связанные элементынадпись (текст можно менять)поле (название поля таблицы)маркеры (изменение размеров)независимое перемещениещелкнуть внутри, чтобы изменить текстщелкнуть на рамке, чтобы выделить элементГруппировка по столбцам (макет)общая границапереместить весь столбец«Оторвать» от столбца: ПКМ – Макет – Удалить Создать новый столбец: ПКМ – Макет – СтолбецОформление элементовВыделение элементов:

ЛКМ на рамке элемента
+ Shift = выделить несколько элементов

условное форматированиетолщина, стиль и цвет контураДобавление новых полейперетащитьДобавление новых элементовРисунокСвободная рамка объекта (объект редактируется)ГиперссылкаПрисоединенная рамка объекта (объект из базы)Подчиненная формаРазрыв страницы© К.Ю. Поляков, 2007-2009

Тема 4. Макросы

МакросыМакрос – это набор макрокоманд. Макрокоманда описывает действие, которое надо выполнить в определенной ситуации:

открытие и закрытие таблиц, отчетов, форм выполнение запроса установка значений полей поиск данных печать данных сообщения пользователю

Событие (для запуска макроса)
действия пользователя (клавиатура, мышь)
внутреннее событие (открытие и закрытие формы изменение записи и т.д.)

Простой макросЛКМЛКМЛКММакросыЛКМЛКМПКМКонструктор макросов

---

Использование макросов

AutoExec – выполняется автоматически при открытии базы назначение событиям

выбрать имя макроса из спискаГруппы макросов

Конструктор – Имена макросов
Запуск

Макрос1: QQQ

Макрос1: MMM

Макрос1 только первая группа

Условное выполнение Конструктор – Условия© К.Ю. Поляков, 2007-2009

Тема 5. Запросы

Запросы«Ну и запросы у вас!» - сказала база данных и «повисла». (Фольклор)Запрос – это обращение к СУБД для выполнения каких-либо операций с данными.Типы запросов:

выборка (отбор нужной информации)
создание таблицы обновление (изменение данных)
добавление записей удаление записей
…

Запрос и фильтрацияДополнительные возможности запросов:

отбор информации из нескольких связанных таблиц вывести не все столбцы
вычисляемые поля (общая стоимость)
итоговые расчеты (сумма, среднее)
можно сохранить в базе много разных запросов служат основой для других запросов и отчетов

Создание запросовМастер: режим «вопрос-ответ»Конструктор: полностью вручнуюМастер запросовЗапуск запроса2 x ЛКМКонструкторПКМКонструктортаблица(ПКМ – Добавить таблицу)перетащить ЛКМвсе поля по возрастанию по убыванию отсутствуетфильтрРабота со столбцамивыделить (ЛКМ)ПКМ:

вырезать копировать вставить свойства

перетащить (ЛКМ)Условия отбораСовпадениеНеравенствоШаблон* любое количество любых символов? один любой символ # любая цифраПостроитель выраженийForms – формыReports – отчетыФункции: 1) встроенные; 2) функции пользователя (VB) Константы: пустая строка, Истина, ЛожьОператоры: + - * / < > <= >= = <> Not And Or XorОбщие выражения – время, дата, нумерация страницПКМ Все данные, которые можно вычислить, не должны храниться в таблицах!!Вычисляемые поля ввести Цена*КоличествоВыражение1: [Цена]*[Количество]заменить Выражение1 на Суммаили ПКМ - ПостроитьВычисляемые поля ввести Year(Дата) Выражение1: Year([Дата]) заменить

---

Выражение1 на ГодЗадача: отобрать все заказы за 2007 год.Запросы с параметрамиЗадача: вводить числовые данные для фильтра не в конструкторе, а при выполнении запроса. Пример: «Какой суммой Вы располагаете?» Любая неизвестная строка вызывает запросВиды запросоввыборкасоздание таблицыдобавление в существующую таблицуобновление (изменение данных)перекрестный запрос (сколько заработал каждый по месяцам)удаление записейитоговый запрос (сумма, среднее и т.п. по полю)Режим SQLSQL = Structured Query Language(язык структурных запросов)© К.Ю. Поляков

Тема 6. Отчеты

ОтчетыОтчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать.Источник данных – таблица или запрос, несколько связанных таблиц/запросов (мастер).Создание отчетовтаблица или запрос(ЛКМ)простой отчетконструкторпустой отчетмастер отчетовРежимы просмотра отчетаПредставление отчета (без разбивки на страницы)Предварительный просмотр (как на печати, по страницам)Режим макета (можно менять оформление)Конструктор (добавление новых элементов)Предварительный просмотрготовые вариантыразмер бумагиручная настройкана печатьКонструктор отчетовЗаголовок отчета – один раз в начале отчета.Верхний колонтитул – в начале каждой страницы.Область данных – информация из БД.Нижний колонтитул – в конце каждой страницы.Примечание отчета – один раз в конце отчета.="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]=Date()=Time()Редактирование отчетов– свойства выбранного элементаТак же, как в конструкторе форм:ЛКМ – выделить элементДобавление элементов:Отчеты с группировкойгруппировка по должностямобщая зарплатаОтчеты с группировкой (шаг I)Создание запроса, включающего все данные:(не обязательно, но проще)& - соединение символьных строкполя таблицОтчеты с группировкой (мастер)итоговые данныесортировкагруппировкаОтчеты с группировкой (конструктор)заголовок группыпримечание группыНастройка группировки (конструктор)илиподробная настройка

---