Систематизация документов

Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак - это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак - это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000--2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения -- свыше 10 лет и временного хранения -- до 10 лет).

На практике группирование единиц хранения осуществляется на основе последовательного применения тех признаков, которые оказываются наиболее релевантными для целей хранения тех или иных групп деловых бумаг данного архивного фонда. Часто используют сочетание признаков. Например, сочетание номинального и хронологического приводит к появлению двух типов систематизации: хронологически-номинального типа и номинально-хронологического типа.

---

Поскольку основной задачей систематизации документов является, в конечном итоге, облегчение работы с ними сотрудников предприятия, то руководство вольно выбрать любой вариант систематизации - хронологический или по видам. Кроме того, при выборе варианта нужно учитывать особенности архивного хранения деловых бумаг организации, с тем чтобы затраты на их подготовку к длительному хранению было сопоставимы с затратами на копирование, доставку, изъятие и утилизацию.

Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в структурных подразделениях (децентрализованно).

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дело.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляется службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• 
  помещать в дела, только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  
• 
  группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
  
• 
  помещать в дела ксерокопии факсограмм на общих основаниях;
  
• 
  не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дела не должно превышать 250 листов.
  

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Оформление дел – это процедура подготовки дел к их хранению в соответствии с установленными правилами, состоящая из двух этапов.

Первичное оформление дел производится при их заведении – непосредственно перед тем, как в них будет помещен первый документ, а окончательное (полное) оформление – по завершению календарного года (переходящих дел - при их закрытии). При подготовке дел к передаче на архивное хранение производится дооформление дел.

---

Первичное оформление дела предусматривает заполнение (за некоторым исключением) реквизитов обложки, и помещение в обложку бланка листа-заверителя дела. На корешок обложки наносится наклейка с указанием номера дела, а для дел, состоящих из нескольких томов (частей), - номер тома (части) дела.

Окончательное (полное) оформление (полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и личные дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются частично, при этом допускается хранить листы документов в составе дела в скоросшивателях без нумерации, а листы-заверители дела не составлять) включает последовательное выполнение комплекса работ:

• 
  заполнение ранее незаполненных реквизитов обложки дела; нумерацию страниц дела; с
  
• 
  оставление листа-заверителя (заверительной надписи) дела;
  
• 
  составление (в некоторых случаях) – внутренней описи документов дела;
  
• 
  брошюровку (подшивку или переплет) дела;
  
• 
  проверка полноты и правильности оформления дела.
  

Оформление дел производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях или работниками службы ДОУ с соблюдением следующих правил:

Заполнение реквизитов обложки дела (лицевая сторона) – при первичном оформлении сначала указываются наименование предприятия (полностью в именительном падеже, в соответствии с его официальным полным наименованием (сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования) и структурного подразделения (в соответствии с утвержденной организационной структурой предприятия).

• 
  простановка индекса дела предусматривает нанесение цифрового обозначения дела в соответствии с номенклатурой дел. Для дел состоящих из нескольких томов (частей), указывается порядковый номер тома (части).
  
• 
  заголовок дела указывается в соответствии с номенклатурой дел (в первоначально указанный заголовок, при необходимости, могут быть внесены уточнения).
  
• 
  дата при первичном оформлении дела (тома, части) является датой заведения дела (число и год обозначаются арабскими цифрами, а месяц - словом). При окончательном оформлении дела указываетсядата его окончания (закрытия);
  
• 
  срок хранения (сведения о сроках хранения дела указываются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел после сверки со сроками хранения, предусмотренным перечнем типовых документов (образующихся в деятельности предприятия. На обложках делах постоянного хранения делается отметка: «Хранить постоянно»);
  
• 
  архивный шифр - дел постоянного хранения (номерах фонда, описи, дела в составе архива) сначала пишутся карандашом. Окончательный («чернильный») вариант выполняется в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовое разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (на обложках дел постоянного хранения оставляется место для наименования архива, в который будут переданы на хранение дела, а также для кода архива в соответствии с ОКПО);
  
• 
  количество листов – указывается на основании их нумерации (в соответствии с заверительной надписью). Нумерация выполняется простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа. При этом соблюдаются следующие правила:
  
• 
  нумерация листов в составе дел выполняется в прямом (возрастающем) порядке;
  
• 
  листы дел в составе разных частей (томов) дела нумеруются в пределах соответствующей
  
• 
  части (тома);
  
• 
  нумерация имеющихся в составе дела фотографий, чертежей, диаграмм и иных
  
• 
  иллюстративных материалов выполняется с обратной стороны с указанием цифр в верхнем левом углу;
  
• 
  нумерация имеющихся в составе дела конвертов с вложениями выполняется в
  
• 
  последовательности «конверт - вложение», при этом каждому вложению присваивается собственный номер;
  
• 
  не нумеруются лист-заверитель и внутренняя опись дела;
  
• 
  по окончанию нумерации листов дела производится полистовая проверка ее правильности. При обнаружении ошибок (пропусков или повторения номеров) неверно пронумерованные и все последующие листы перенумеровываются.
  
• 
  по окончании нумерации листов на отдельном листе заверите дела оформляется заверительная надпись, где указываются сведения о количестве листов в составе данного дела, а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки). Заверительную надпись подписывает ее составитель (с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления).
  
• 
  для учета документов определенных категорий в составе дел постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, если они оформлены по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания этих документов. А также для документов в составе личных дел предусмотрена внутренняя опись документов. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах и заголовках, номера листов дела, на которых расположены соответствующие документы. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись. В ней (цифрами и прописью) указывается количество включенных во внутреннею опись документов и листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем (с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления) и затем подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки.
  
• 
  подшивка и переплет дела производится для более надежной защиты документов от механических повреждений в процессе дальнейшего хранения.
  

---

При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов должны быть предварительно удалены металлические скрепления (булавки, скрепки). Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетаются таким образом, чтобы текст при открытии дела в любом месте можно было свободно читать.

После выполнения всех перечисленных процедур в обязательном порядке производится проверка полноты и правильности оформления дела (особое внимание обратить на полноту и правильность заполнения реквизитов лицевой стороны обложки, содержание заверительной надписи и внутренней описи (при наличии последней).

Оформленные дела подлежат текущему хранению по месту их заведения или в службе ДОУ (делопроизводстве), после соответствующей подготовки (дооформления) передаются на временное хранение в архив предприятия.

Цели номенклатуры, требования

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• 
  номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
  
• 
  каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
  
• 
  номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
  
• 
  номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
  
• 
  номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
  

Общие требования к номенклатуре.

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

---

• 
  охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
  
• 
  раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
  
• 
  конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
  
• 
  систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
  

Разработка номенклатуры дел

Виды номенклатур.

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких 

---

Смотрите также файлы

• 2. политическая власть.docx

• 2023 Задание Распределить признаки, характеризующие субрегионы Африки.docx

• Министерство образования Кузбасса Государственное профессиональное образовательное учреждение.docx

• Методические рекомендации по выполнению курсового проекта по дисциплине Бухгалтерский учет и отчетность.docx

• Статьи Анализ применимости в контексте вычислительной гидродинамики использования эа для идентификации потерь в потоках турбомашин.doc