Файл: Программа повышения квалификации 1С Мониторинг организации питания детей в общественных учреждениях.pdf

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПРОГРАММА
ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ
«1С: Мониторинг организации питания детей в общественных
учреждениях»
Опорные материалы к Теме 4
Ведение учета продуктов

Назначение и возможности подсистемы "Учет продуктов"

Задачей складского учета продуктов в автоматизированной системе является оперативное ведение сведений об остатках, приходе и расходе продуктов, с учетом планов на ближайшие дни, поскольку меню создаются, а заказы поставщикам подаются на будущие дни.

Складской учет ведется по номенклатуре и партиям, в складских единицах измерения (батоны, пачки, банки и т. д.), с регистрацией сроков годности, документов о происхождении и другой информации, необходимой при организованном детском питании.

Кроме оперативной информации об остатках, программа обеспечивает формирование первичных документов и отчетности на стандартных бланках, проведение инвентаризации в конце периода (месяца).
Складской учет продуктов ведется параллельно с работой диетсестры по составлению, расчету и оформлению меню. Подсистемы «Калькуляция» и
«Учет продуктов» используют общую номенклатуру продуктов и обмениваются информацией.

Складской учет получает от калькуляции сведения о расходе продуктов, в свою очередь при калькуляции используются сведения о наличии продуктов и их ценах.

Учет продуктов идет большей частью автоматически. Расходные документы рассчитываются на основании норм закладки продуктов, умноженных на число питающихся. При наличии в системе сведений о приходе продуктов автоматически вычисляются остатки. Автоматически по остаткам и потребности рассчитывается заказ поставщику на продукты.
Главным «неавтоматизированным» участком, требующим ручного ввода данных, остается внесение сведений о поступлении продуктов. Однако и здесь возможна автоматизация работ с сопутствующим сокращением трудозатрат – создание приходного документа на основании ранее поданного заказа поставщику позволяет вводить приходный документ значительно быстрее.

Оперативное ведение сведений о складских остатках, поступлении и расходе продуктов, а также контроля договоров ведется в программе в подсистеме «Учет продуктов».

Справочник «Получатели (контрагенты)»

В программе «1С: Школьное питание» данные обо всех получателях товаров
(склады, цехи, поставщики) хранятся в справочнике «Получатели (контрагенты)».

Справочник является наполняемым. Для создания нового поставщика необходимо открыть справочник «Получатели (контрагенты)» и нажать кнопку «Создать». В открывшейся форме заполнить необходимые поля.

Заполнение реквизитов получателя
(контрагента)
Форма элемента справочника «Получатели
(контрагенты)» содержит следующие поля:

«Код» - уникальный порядковый номер в справочнике (присваивается автоматически);

«Наименование» (заполняется вручную);

«Наименование полное» (заполняется вручную);

«Тип получателя» - выбирается из списка:
Контрагент, Склад, Физическое лицо,
Производитель.

признак «Вести материальный учет»;

«Отображение цен в отчетах» - выбирается из списка: Себестоимость, Учетная, Продажная.

признак «Вести суммовой учет»;

«Экспедитор»;

«ИНН»;

«КПП»;

Адреса, телефоны: «Фактический адрес»,
«Юридический адрес», «Телефон», «Факс:»,
«Email», «Почтовый адрес», «Другое».

Работа с договорами

Все договора хранятся в одноименном журнале документов подсистемы
«Учет продуктов»

Для создания нового договора используется кнопка «Создать».

Заполнение карточки договора

В форме договора необходимо заполнить следующие поля:

вид движения средств (бюджет/внебюджет; заполняется в том случае, если поступление по данному договору происходит в разрезе определенного вида движения средств);

номер договора;

дата договора;

срок действия;

вид договора (с поставщиком/ с покупателем);

признак «С дополнительными условиями» (установка данного параметра означает, что по договору имеются дополнительные условия);

наименование (заполняется вручную или при помощи помощника заполнения «Мастер наименования»)4

получатель - ссылка на элемент справочника «Получатели, контрагенты»
(обратите внимание получатели с типом «склад» не будут доступны для выбора).

На вкладке «Присоединенные файлы» могут быть добавлены электронные образы документов. Для добавления файла необходимо нажать кнопку «Добавить файл с диска» и выбрать его на локальном диске компьютера. Просмотр файла доступен при наличии по компьютере пользователя соответствующего программного обеспечения.

Конопка «Мастер наименования» позволяет автоматически сформировать наименование договора из номера договора и дат действия.
Кнопка «Мастер наименования»

Договор с условием
В программе «1С: Школьное питание» предусмотрено внесение дополнительных условий для элемента справочника «Договоры», если таковые имеются.

Документ «Условия договоров»

Документ «Условия договоров» предназначен для внесения условий по договорам (для договоров с признаком «С дополнительными условиями»).

Журнал документов «Условия договоров» находится в подсистеме «Учет продуктов»

Создание документа осуществляется при помощи кнопки «Создать».
Подсистема «Учет-продуктов»-> Условия договоров

Заполнение реквизитов документа
«Условия договоров»
В программе «1С: Школьное питание» можно контролировать выполнение условий договора по следующим параметрам: количество, цена, сумма, общая сумма.
В форме создания условия договора можно заполнить следующие поля:

дата;

Контрагент - ссылка на элемент справочника «Получатели (контрагенты)»;

Договор- ссылка на элемент справочника «Договоры» (можно выбрать только тот договор для которого был установлен признак «С дополнительными условиями»);

сумма (общая сумма, ее контроль задается установкой флажка для параметра «Контролировать общую сумму»; контроль общей суммы может быть установлен для перечня продуктов, поставляемых по договору);

на вкладке «Общее» указываются задаваемые условия:
o
Контролировать количество (если установлен этот признак появляется вкладка «Номенклатура»),
o
Контролировать цену,
o
Контролировать сумму,
o
Контролировать общую сумму
Если в условиях договора указано контролировать цену, то по всей номенклатуре договора проверяется соответствие цен в документе ценам в договоре.
Если в условиях договора указано контролировать общую сумму, то проверяется чтобы общая сумма документов не превышала суммы договора.
Указанные проверки выполняются при проведении приходных документов автоматически.
Пользователь может выдать запрос на проверку условий договора самостоятельно – в форме договора нажав «Действия – Проверить по договору». По результатам проверки выдается протокол ошибок.

Контроль договора по номенклатуре
В форме документа «Условия договоров» на закладке «Номенклатура»
(становится доступна , если установлен признак «Контролировать количество») добавляется конкретная номенклатура, которую нужно контролировать.

Оформление учета продуктов
Документы по поступлению продуктов и других материальных ценностей формируются и хранятся в журнале документов «Приходные документы» подсистемы «Учет продуктов».
В журнале документов для удобства работы предусмотрена панель быстрых настроек с рядом отборов для фильтрации приходных документов по организации, поставщику, складу, договору, виду движения средств. Для установки отбора необходимо установить флаг для соответствующего параметра и указать значение этого параметра.
Для создания нового документа используется кнопка «Создать».

Заполнение общих реквизитов реквизитов документа «Приход»
В форме документа необходим заполнить следующие поля:

дата документа;

склад поступления – выбор из справочника «Получатели (контрагенты) (для выбора доступы карты получателей с типом получателя – «склад»)»;

поставщик - выбор из справочника «Получатели (контрагенты)» (для выбора доступы карты получателей с типом получателя – «контрагент»);

договор – выбор из справочника «Договоры» (для выбора доступны только договоры выбранного поставщика);

вид входящего документа – выбор из справочника «Виды входящих документов»;

номер входящего документа;

дата входящего документа;

сумма (заполняется автоматически после добавления поступивших продуктов);

вид операции (выбор из списка значений: для приходных документов от поставщика - покупка, комиссия);

документ-основание (выбор из журнала документов «Заказы поставщикам»);

признак «Учитывать НДС»;

вид движения средств (указывается если поступление осуществляется по определенному виду движения средств путем выбора значения из справочника
«Виды движения средств»).
На момент начала ведения учета в программе «1С: Школьное питание»
начальные остатки вводятся документом «Приход»
В документе «Приход» при вводе начальных остатков Поставщик и Договор не указываются. Указывается только Дата, Склад и Продукты.
В примере рассматривается вариант ввода начальных остатков

Ввод сведений о продуктах в документ
«Приход»
Ввод сведений о продуктах осуществляется на вкладке «Продукты». Для добавления продукта используются кнопки «Добавить» или «Подбор»
(для множественного подбора продуктов). Для добавленного продукта необходимо указать количество и цену. Сумма в строке будет рассчитана автоматически.
Необходимо выполнить команду «Заполнить сумму документа» для заполнения общей суммы документа.
Для сохранения выполнмить команду «Провести и закрыть».

Отчеты по договорам
В программе «1С: Школьное питание» отчет "Отчет по договорам" формирует информацию только по договорам (контрактам) у которых установлен признак "Дополнительные условия"
Отчет по договорам формируется из подсистемы «Учет продуктов» ->отчет по договорам.
Требуется предварительная настройка: обязательно указать Организацию. Отчет формируется при нажатии кнопки «Сформировать».

Форма Отчета по договорам
В программе «1С: Школьное питание» отчет "Отчет по договорам" формирует информацию только по договорам (контрактам) у которых установлен признак "Дополнительные условия"

Отчет Реестр контрактов
Подсистема «Учет продуктов»->Реестр контрактов
В отчете отображаются только те контракты, по которым заданы условия

Отчет Оборотно-сальдовая ведомость
Подсистема «Учет продуктов»->Оборотно-сальдовая ведомость

Свод по поставщикам
Подсистема «Учет продуктов»->Свод по поставщикам