Лабораторная работа 23 (2 часа)

Работа с СУБД Microsoft Access

Работа со страницами доступа к данным

Страницы (страницы доступа к данным) — новый объект баз данных, вошедший в последние версии Microsoft Access. Как и формы, этот объект служит для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, но здесь речь идет об удаленном доступе, например о доступе через Интернет или через корпоративную сеть intranet.

С помощью страниц доступа к данным решается вопрос передачи данных из базы удаленному потребителю. Обычно базы данных имеют очень большие размеры, и напрямую передавать их через медленные каналы связи непрактично. В то же время,
большинство современных Web-браузеров пока не имеют функций для работы с базами данных, размещенными на серверах. Таким образом, страницы доступа выполняют как бы посредническую функцию. Они имеют небольшой размер, содержат удобные элементы управления для навигации в базе данных, могут быть запи­саны в формате кода HTML, переданы по медленным каналам связи и воспроизве­дены в стандартном браузере. В связи с тем, что по формату они являются Web-документами, их нетрудно встроить в любой Web-документ, например, разместить на Web-странице.

От прочих объектов базы данных страницы доступа отличаются тем, что имеют двойную природу. Прочие объекты базы являются внутренними. Так, например, мы не можем выделить ни таблицу, ни запрос, ни форму в виде самостоятельного файла. Эти объекты размещаются где-то внутри файла базы данных, но операцион­ная система компьютера работать с ними не может, поскольку это не файлы. С ними работает лишь сама система управления базой данных. Страница же представлена двумя объектами - внутренним объектом базы (его можно редактировать) и внеш­ним объектом - файлом в формате HTML Запись этого файла происходит при сохранении спроектированной страницы доступа.

Для страниц доступа, как и для форм, важ­ную роль играет внешний вид, поэтому создавать их удобно с помощью мастера. Мастер страниц запускается щелчком на значке Создание страницы доступа к данным с помощью мастера.

1. На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы (или запросы), в их составе - поля, к которым должна обеспечить доступ страница.

2. Второй этап работы мастера предназначен для управления группировкой данных. Эта возможность предусмотрена для доступа к базам, содержащим боль­шие объемы данных. Если значения в некотором поле часто повторяются, имеет
   смысл объединить соответствующие им записи в группу. В результате группировки образуется иерархическая структура. Она может иметь несколько уровней вложения. Вторая страница мастера предоставляет элементы управления для выбора полей, по которым производится группировка, и управления глубиной уровней группировки. Если просмотреть в режиме Конструктора страницу, имеющую уровни группировки, то можно убедиться, что для каждого уровня группировки в структуре объекта образуется отдельный раздел, то есть различные уровни группировки могут быть дополнены различными элементами управления экранной Web-формы.

3. На третьем этапе выбирается метод упорядочения отображаемых данных. Воз­можно задание до четырех полей сортировки, причем сортировка возможна как по возрастанию, так и по убыванию.

4. На последнем этапе выполняется сохранение страницы под заданным именем. Здесь же можно перейти в режим Конструктора, включив переключатель Изменить макет страницы. В случае изменения макета к странице можно приме­нить одну из тем оформления, входящих в состав пакета Microsoft Office XP. Темы оформления представляют собой совокупности стилей оформления текстов, фоновых узоров и специфических элементов оформления страницы
   (маркёров, линий и прочих).

---

Редактирование страницы доступа к данным.

Редактирование созданной стра­ницы доступа выполняется в режиме Конструктора теми же приемами, которые были описаны для форм. Основными отличиями являются:

• наличие большего количества разделов (связано с возможностью группировки);

• расширенный состав элементов управления на Панели элементов (Вид - Панель элементов);

• иной механизм перетаскивания элементов управления и присоединенных надписей (элементы управления перетаскиваются вместе с присоединенными надписями, но присоединенные надписи перетаскиваются отдельно от элементов управления).

Работа с отчетами

Отчеты во многом похожи на формы и страницы доступа к данным, но имеют иное функциональное назначение - они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать пара­метры принтера и параметры используемой бумаги.

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Здесь также существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проекти­рования. Средства автоматического проектирования реализованы автоотчетами (База данных – Создать - Новый отчет - Автоотчет в столбец). Кроме автоотчетов «в столбец» существуют «ленточные» автоотчеты. Разницу между ними нетрудно увидеть, поставив эксперимент.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выпол­няется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчет занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информа­ции, например номеров страниц. Чем больше страниц занимает отчет, тем важнее роль данных, выводимых на печать через эти разделы. Если для каких-то полей отчета применена группировка, количество разделов отчета увеличивается, поскольку оформление заголовков групп выполняется в отдельных разделах.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора (режим запус­кается кнопкой Конструктор в окне База данных). Приемы редактирования те же, что и для форм. Элементы управления в данном случае выполняют функции элементов оформления, поскольку печатный отчет не интерактивный объект, в отли­чие от электронных форм и Web-страниц. Размещение элементов управления выполняют с помощью Панели элементов (Вид - Панель элементов), которая по составу практически не отличается от Панели элементов формы. Важной особен­ностью отчетов является наличие средства для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула текущего номера страницы и полного количества страниц. Эту операцию выполняют с помощью диалогового окна Номера страниц (Вставка - Номера страниц).

---

Практические упражнения

Упражнение 1. Создание запросов «с параметром»

Выше мы рассмотрели, как действует условие отбора, но должны отметить его суще­ственный недостаток. Пользователь базы данных работает с запросами, которые ему подготовил разработчик. Если, например, разработчик предусмотрел запрос, отбирающий изделия, имеющие цену менее 150 условных единиц, то пользова­тель базы уже не в состоянии отобрать изделия, цена которых менее 140 условных единиц, поскольку у него нет соответствующего запроса.

Специальный тип запросов, называемый запросами «с параметром», позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приемом обеспечивается гибкость работы с базой.

Создадим простой запрос, позволяющий отбирать процессоры, предельную цену которых пользователь может задать сам при запуске запроса.

1. Запустите программу Microsoft Access.

2. На панели Создание файла (в Области задач) щелкните на имени базы данных
   Комплектующие в разделе Открытие файла.

3. В окне Комплектующие: база данных откройте панель Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора - откроется бланк
   запроса по образцу.

4. Согласно упражнению 3 создайте запрос на выборку, основанный на таблице Поставщики. В него должны войти следующие поля:

   • Компонент;

   • Модель;

   • Цена оптовая;

   • Поставщик;

   • Телефон.

5. В строке Условие отбора поля Компонент введите: Процессор.

6. Строку Условие отбора для поля Цена оптовая надо заполнить таким образом,
   чтобы при запуске запроса пользователь получал предложение ввести нужное
   значение. Текст, обращенный к пользователю, должен быть заключен в квадратные скобки. Если бы мы хотели отобрать процессоры, цена которых больше 100 единиц, мы бы написали > 100. Если бы нам были нужны процессоры дешевле 80 единиц, мы бы на­писали <80. Но если мы хотим дать пользователю воз­можность выбора, мы должны написать < [Введите максимальную цену].

7. Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Выбор комплектующих.

8. В окне Комплектующие: база данных откройте панель Запросы и запустите
   запрос Выбор комплектующих. На экране появится диалоговое окно Введите
   значение параметра (рис. 13.19).

9. Введите какое-либо число и щелкните на кнопке ОК. В зависимости от того,
   что реально содержится в таблице Поставщики, по результатам запроса будет
   сформирована результирующая таблица.

10. Закройте все объекты базы данных. Закройте программу Microsoft Access.

Упражнение 2. Создание итогового запроса

Если полностью заполнить данными таблицу Комплектующие, введя параметры всех компонентов, входящих в сборочную спецификацию персонального компью­тера, то можно узнать, во что обходится себестоимость комплектующих узлов. Запросы, выполняющие, вычисления по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами, В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может также исполняться иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запросу по образцу.

---

Предположим, что малое предприятие собирает компьютеры трех классов: «Элитный», «Деловой» и «Экономичный». Несмотря на то, что архитектура у всех компьютеров близка, их компоненты заметно отличаются по цене и техническим параметрам. Соот­ветственно, имеются значительные отличия в цене этих трех моделей, что важно для захвата разных секторов рынка. Наша задача - подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять цену каждой из модели компьютеров и дина­мично ее отслеживать при изменении входящих компонентов или их поставщиков.

1. Запустите программу Microsoft Access.

2. На панели Создание файла (в Области задач) щелкните на имени базы данных
   Комплектующие в разделе Открытие файла.

3. В окне Комплектующие: база данных откройте панель Таблицы. Выберите таб­лицу Комплектующие.

4. Щелчком на значке Конструктор откройте таблицу в режиме проектирования -
   нам это необходимо для создания дополнительного поля Класс, в котором будут
   храниться данные о том, для какого класса изделий предназначены компоненты.

5. В начало структуры таблицы вставьте новое поле. Для этого выделите первое
   поле (Компонент) и нажмите клавишу INSERT.

6. Введите имя нового поля - Класс и определите его тип - Текстовый.

7. Закройте окно Конструктора. При закрытии подтвердите необходимость изме­нить структуру таблицы.

8. Откройте таблицу Комплектующие и наполните ее содержанием, введя для каждого класса данные по следующим изделиям:

   • материнская плата;

   • процессор;

   • оперативная память;

   • жесткий диск;

   • корпус;

   • дисковод CD-ROM;

   • дисковод гибких дисков;

   • видеоадаптер;

   • звуковая карта;

   • клавиатура;

   • мышь.

Цены на эти изделия для каждого класса проставьте произвольно. Прочие поля таблицы можно не заполнять - в формировании итогового запроса они уча­ствовать не будут.

9. Закройте таблицу Комплектующие.

10. Откройте панель Запросы щелчком на одноименной кнопке окна Комплектующие: база данных.

11. Выполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме конструктора.
    В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Комплектующие, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.

12. В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы Комплектующие:
    Класс, Компонент, Цена.

13. Для поля Класс включите сортировку по возрастанию. Включите также сортировку по полю Цена, но на этот раз - по убыванию.

14. На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню Вид - Групповые операции. Эта команда
    необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции.
    Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные
    для запроса, получают в этой строке значение Группировка.

15. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем
    случае - Класс), оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкните в этой строке - появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.

16. Для поля Цена выберите итоговую функцию Sum для определения стоимости
    изделия как суммы стоимостей комплектующих.

17. Для поля Компонент выберите итоговую функцию Count, определяющую общее
    количество записей, вошедших в группу. В нашем случае это количество узлов,
    из которых собран компьютер.

18. Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Расчет стоимости изделия.
    Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.

19. Закройте все объекты базы данных.

20. Завершите работу с программой Microsoft Access.

---

Смотрите также файлы

• Лабораторная работа_22_2012.doc

• Лабораторная работа_25_2012.doc

• Энциклопедия аргументов.doc

• численные методы.doc

• План реферирования текста.doc