Файл: Кейс Выбор поставщика 3 Кейс Коммуникации в управлении проектом 10.docx

Кейс 2. Коммуникации в управлении проектом

У компании ООО «Рассылка Про» появился проект, который высшее руководство считает перспективным и стратегически важным. Суть проекта: рассылка ценных отправлений по акциям клиента по 16 городам. На текущий момент бизнес-процессы по проекту не выстроены, вследствие чего комплекс услуг, предоставляемый заказчику, оказывается низкого качества (срываются сроки, соответственно, заказчик предъявляет претензии). Перед менеджером проекта стоит задача вывести проект на качественно новый уровень со значительным увеличением среднемесячных объемов. В компании существуют: отдел логистики, отдел инженерной разработки, производство и IT-отдел. Сотрудники данных отделов заняты своими текущими задачами.

Для решения поставленной задачи руководителю проекта нужна рабочая группа:

1. Разработчик IT-системы – Николай. Задача: необходимо внести коррективы в программу обработки базы данных с учетом нового направления.

Разработчик ссылается на то, что у него нет времени для работы по этому проекту. Говорит, что есть другие приоритеты, поставленные руководителем IT-отдела, и вообще большая загрузка. Вы подозреваете, что данная работа ему не очень интересна, а интерес для Николая имеет большое значение. Вы уже разговаривали с руководителем отдела IT, он обещал содействие. Но, насколько вам известно, Николай сам определяет приоритеты в своей работе, и все содействие на данный момент было в определении того, что «надо найти время и сделать работу для нового направления».

2. Инженер – Василий. Задача: разработка функциональной упаковки и расчет сметы по ее производству. Василий готов работать, но клиенту важен дизайн, а постоянно работающего дизайнера в компании нет. Есть только внешний сотрудник, который завален заказами и не может оперативно сделать дизайн.

3. Логист – Иван. Задача: изменение логистики проекта и расчет стоимости перевозки по 16 городам. На данный момент из-за того, что клиент постоянно меняет техническое задание, четкие сроки выдержать не удается. В связи с этим – постоянные сбои в организации доставки (холостые пробеги, простой транспорта). Из-за этого проекта у Ивана испортились отношения с поставщиком транспортных услуг и он, мягко говоря, раздражен. Он считает, что постоянные корректировки ТЗ – недоработка и некомпетентность менеджера проекта.

4. Директор производства. Настроен очень позитивно. Однако на производстве есть уже утвержденные планы производства и упаковки. Он хочет знать четкий объем и сроки, чтобы корректно включить исполнение заказа в планы. К сожалению, из-за изменения ТЗ и проблем с базой данных адресов сроки и задачи постоянно меняются.

---

Привлечь к процессу руководство компании получается не всегда или эпизодически. Отражение проблем посредством написания служебных записок, проведения рабочих встреч, написания задач в корпоративной электронной почте успеха не приносит.

Сроки и ответственность за успешную реализацию поставленной задачи с вас не снимаются.

Проект является непрофильным для компании, т. е. производственный ресурс ограничен (площади, специалисты, технологии).

РЕШИТЕ КЕЙС

Начало формы

Проанализируйте ситуацию с точки зрения проблем и их причин.

Какие управленческие решения необходимо принять на всех этапах работы проекта?

Какие переговоры и с кем необходимо провести?

Что можно было сделать на этапе переговоров с клиентом и сотрудниками компании до включения в процесс руководителей отделов?

Какие совместные решения необходимо принять для устранения замечаний заказчика?

Как создать команду, какую роль в ней выбрать?
Ответ

Проанализируем ситуацию с точки зрения проблем и их причин:

- Руководство проектом осуществляется эпизодически, а бывают такие ситуации, когда нужно срочно что-то решить. Руководитель должен быть всегда на месте и оперативно решать любые производственные вопросы;

- Разработчик IT-системы слабо заинтересован в реализации проекта, поэтому у него очень низкий уровень отдачи (производительности);

- На должности находится инженер, а клиент требует дизайнера. Получается, что инженер не востребован, а работа дизайнера не выполняется;

- Наличие личного конфликта между логистом и клиентом

- Нарушение коммуникаций между логистом и клиентом, что привело к сбоям в поставках.
На всех этапах работы проекта следует принять управленческие решения:

1. 
   Руководству компании назначить руководителя проекта.
   
2. 
   Руководителю проекта необходимо каждому участнику проекта объяснить четко его функциональные обязанности. Особенно важно объяснить разработчику IT-системы как достижения целей проекта повлияет на его личные достижения, на карьерный рост и уровень профессионализма.
   
3. 
   Необходимо, по возможности, включить в профессиональную группу представителя заказчика либо наладить устойчивые связи с его представителем с целью обсуждения какого-либо вопроса или проблемы
   
4. 
   Необходимо регулярно проводить собрания по появившимся проблемам с целью их кратчайшего решения.
   

---

Укажем переговоры, которые необходимо провести:

- переговорить с разработчиком IT-проекта, заинтересовать его в данном проекте Сказать, что от данного проекта приобретет новый опыт, что этот проект хороший старт для карьерного роста, что это возможность повышения уровня оплаты труда при удачном завершении проекта;

-необходимо встретится с логистом. Т.к. на данный момент у него испорченные отношения с заказчиком. Нужно убедить логиста в том, что необходимо быть более сдержанным и терпеливым;

- необходимо встретится с дизайнером, чтобы попытаться привлечь его к проекту. На этой встрече должен быть и инженер. Можно предложить альтернативу: в помощь дизайнеру предоставить инженера, который временно свободен.

- необходима встреча с заказчиком с целью привлечения его или уполномоченного к проекту, чтобы оперативно решать текущие вопросы.

На этапе переговоров с сотрудниками можно обозначить выгоды для каждого от успешной реализации проекта: проект новый и нестандартный, что принесет опыт сотрудникам; возможность карьерного роста и повышения оплаты труда.

На этапе переговоров с заказчиком необходимо добиться привлечения его или уполномоченного к проекту, чтобы оперативно решать текущие вопросы.
Для устранения замечаний заказчика необходимо утвердить техническое задание и определиться с заказчиком о новых сроках поставки.

Рассмотрим, как создать команду, какую роль в ней выбрать:

- в проекте участвует две стороны: заказчик и подрядчик (команда проекта). Руководителю проекта необходимо постоянно общаться с обеими сторонами, решать все вопросы. Могут возникнуть и конфликтные ситуации. Руководитель, чтобы проект был удачным должен, где надо был жестким, где пошел на уступки, т.е. был гибким и терпеливым;

- каждый член команды должен осознать, что он важен и команде. При этом, он должен уважать других членов команды, слышать и уважать их мнение. Руководитель проекта должен стать лидером команды, стремясь выработать у группы единым командный дух.

Кейс 3. Логистика кондитерского цеха

Предприятие У было создано в 90-х годах на базе производственных мощностей кондитерского цеха, который был значительно модернизирован. Производство размещено в небольшом провинциальном городке с населением чуть больше 40 тыс. При этом производственные мощности могут обеспечивать объем продукции, который значительно превышает спрос в городе. Сбыт продукции осуществляется как через магазины города, так и через сеть собственных фирменных кафе, которых насчитывается пять на город. Кроме того, с развитием производства были заключены договора на поставку в другие города не только области, но и региона: на сегодняшний день под брендом компании осуществляется сбыт продукции более чем в десяти городах. Доставка продукции осуществляется собственным транспортом предприятия.

---

Поскольку предприятие предлагает очень большой ассортимент выпечки, соответственно, закупаются ключевые ресурсы оптом у проверенных поставщиков, а для определения оптимального объема поставки таких ресурсов, как мука и сахар, используются различные методы логистики. Объясняется это следующими причинами. С одной стороны, большие партии закупки сырья предполагают наличие скидок и минимизацию затрат на доставку, но с другой стороны, предусматривают увеличение затрат на хранение.

В начале своей деятельности предприятие также практиковало закупку сырья у населения (варенье и джемы для начинки), тем самым позиционируя свою продукцию как «натуральную и домашнюю». Сегодня из-за возросших объемов деятельности от такой практики пришлось отказаться.

Для развития предприятия было принято решение о создании собственного бренда. Целью данной работы было не столько увеличение объемов продаж, сколько создание регионального бренда для обеспечения узнаваемости и развития сети торговых точек в регионе. Руководство компании также анализировало возможность развития франчайзинга марки и формата кафе, но окончательное решение пока не принято.

Еще одно важное решение, которое предстоит принять руководству, – это развитие производства. Например, руководством анализируется возможность создания производств в других городах, из которых рассматриваются три города.

РЕШИТЕ КЕЙС

Начало формы

Используя формулу Уилсона, рассчитайте оптимальный размер заказа сахара, зная, что расход сахара на протяжении года составляет 3,6 т, стоимость тонны составляет $ 985. При этом стоимость размещения и получения заказа одной партии, включая доставку, обходится предприятию в $ 55, а коэффициент на хранение составляет 15% от стоимости тонны сырья.

Укажите перечень факторов, которые необходимо учитывать собственнику при принятии решения о размещении производства в других городах (не менее 7).

Каким образом можно определить город с оптимальным размещением производства?
Решение

Используя формулу Уилсона определим оптимальный размер заказа:
, (2)
где – экономичный размер заказа;

C₀ – величина расходов на один заказ;

А – годовой объем продаж;

i – годовые затраты на содержание запасов;

---

Cn– расходы на единицу продукции.

=1,64т

Если собственник принял решение о размещении производства в других городах, то нужно учесть следующие факторы:

- уровень экономического развития в городе и регионе, в зависимости от планируемой степени охвата покупателей;

- количество конкурентов и особенно, которые находятся чуть в лучшем или худшем конкурентом положении. Ведь тот конкурент, который находится в чуть худшем конкурентном положении, может догнать предприятие. А на предприятие, которое находится в более благоприятном конкурентном положении, следует равняться и стремится его догнать;

- уровень покупательской способности у потенциальных покупателей.;

- необходимо, чтобы бренд и сервис предприятия сочетался с демографической ситуацией в регионе и городе;

- следует учитывать степень удаленности от предприятия поставщиков сырья и материалов,

- уровень затрат, а особенно транспортных.
Оптимальным следует выбрать то место, где уровень общих транспортных издержек на единицу продукции будет принимать минимальное значение.

Список использованной литературы

1. 
   Маловичко С. В. Закупівельна логістика підприємств електронної торгівлі: проблеми та напрями удосконалення [Електронний ресурс] / С. В. Маловичко // Інвестиції: практика та досвід. - 2016. - № 11. - С. 28-31. - Режим доступу: http://nbuv.gov.ua/UJRN/ipd_2016_11_8
   
2. 
   Меджибовська Н.С. Сучасні тенденції управління ланцюгами поставок / Н.С. Меджибовська // Праці Одеського політехнічного університету. — 2011. — № 1(35). — С. 284—290.
   
3. 
   Репіч Т. А. Сучасна споживча упаковка: проблеми підвищення логістичної ефективності [Електронний ресурс] / Т. А. Репіч // Наукові праці Національного університету харчових технологій. - 2015. - Т. 21, № 1. - С. 53-59. - Режим доступу: http://nbuv.gov.ua/UJRN/Npnukht_2015_21_1_9
   

---