ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.06.2021
Просмотров: 518
Скачиваний: 1
31
Контрольные вопросы
1.
Что называется операционной системой?
2.
Какие функции выполняет операционная система?
3.
Что такое команда? Формат команды?
4.
Каковы правила формирования команды?
5.
В чем состоит процедура ввода команды?
6.
Каковы команды DOS для работы с каталогами?
7.
Каковы команды DOS для работы с файлами?
8.
Каково назначение файлового менеджера?
32
Тема 8 Программные средства решения задач оформления
управленческой документации средствами текстового
процессора
Лекция 8
Цель: использование прикладных программных средств для
оформления управленческой документации
План:
1.
Функциональные возможности текстового процессора Word
(Microsoft Office).
2.
Вычисления в таблицах.
3.
Создание гипертекстового документа.
4.
Запись макроса.
5.
Создание оглавление.
Список рекомендуемой литературы:
1.
Богатов Ф. Г. Практикум по информатике. Word-Excel-Access :
учебное пособие / Ф. Г. Богатов. – М. : Московский университет МВД
России, 2008 . – 264 с.
2.
Информатика : Учебник / под ред . Н. В. Макаровой – М. :
Финансы и статистика, 2005. – 768 с.
3.
Симонович С. В. Информатика. Базовый курс : учебник для вузов
/ С. В. Симонович. – СПб : Питер, 2006. 639 с.
4.
Степанова Е .Е. Информационное обеспечение управленческой
деятельности : учеб. пособие / Е. Е Степанова, Н. В. Хмелевская. – М. :
ФОРУМ: ИНФРА – М., 2002. – 154 с.
1 Функциональные возможности текстового процессора Word
(Microsoft Office)
Возможности текстового процессора:
обеспечение ввода текста с клавиатуры или из существующего
файла;
редактирование текста (добавление, изменение, удаление или
копирование фрагментов текста - символов, слов и т.д.);
оформление текста (выбор шрифтов, способа выравнивания,
установление межстрочного и межабзацного интервалов и т.п.);
размещение текста на странице (установка размера страницы,
полей, отступов; разбиение на колонки; расстановка номеров страниц,
колонтитулов и пр.)
сохранение текста в файле на внешнем носителе или получение
твердой копии (печать текста);
33
проверка орфографии, подбор синонимов, контекстный поиск и
замена;
система подсказок и т.д.
настраиваемое пользователем меню;
использование контекстного меню;
сопровождение текста таблицами и проведение в них простейших
расчетов;
вставка графических объектов (рисунков, диаграмм, заголовков и
пр.) или создание рисунков с помощью встроенных инструментов;
вставка формул, графиков, диаграмм;
оформление текста списками, буквицами;
использование инструмента автокоррекции текста и его
автореферирования;
фоновая проверка орфографии, синтаксиса и многое другое.
Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и
внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных
и функций с любыми программами, для которых реализована поддержка
OLE. Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные
совместно с Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и
Microsoft Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer.
Каждый документ Word может содержать текст наряду с графикой, звуками,
полями, гиперссылками или ссылками на другие документы и даже с
видеоклипами. Документы могут быть сохранены в формате Web-страниц с
добавлением HTML-сценариев.
2
Вычисления в таблицах
Одной из возможностей текстового процессора является вычисления в
таблицах. Таблица может содержать максимум 31 столбец и произвольное
число строк. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца
(А, В, С.) и номером строки (1, 2, 3...), например, Al, C4 и т.д.
Word позволяет выполнять вычисления, записывая в отдельные ячейки
таблицы формулы с помощью команды
Таблица\Формула...
Формула
задается как выражение, в котором использованы:
абсолютные
ссылки на ячейки таблицы в виде списка
(разделяемые знаком«;» Al; B5; Е10 и т.д.) или блока (начало и конец блока
ячеек — А1:А10);
ключевые
слова для ссылки на блок ячеек:
LEFT — ячейки, расположенные в строке левее ячейки с
формулой; RIGHT — ячейки, расположенные в строке правее ячейки с
формулой; ABOVE — ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с
формулой BELOW — ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с
формулой
константы — числа, текст в двойных кавычках;
34
закладки, которым соответствует определенный текст документа
(например числа), созданный с помощью команды
Правка\3акладка;
встроенные функции Word, например, SUM(), AVERAGE().
знаки операции (+, —, *, /, %,^, =, <, >, <=, >=).
3
Создание гипертекстового документа
Гипертекст — это способ организации текстовой информации, внутри
которой установлены смысловые связи между ее различными фрагментами.
Такие связи называются гиперсвязями. Гиперссылка - цветной подчеркнутый
текст при указании на который осуществляется переход на связанный объект
в этом же или другом документе.
Гипертекстовую информацию можно читать не только в обычном
порядке, «листая страницы» на экране, но и перемещаясь по смысловым
связям в произвольном порядке. Наиболее важные сферы применения
гипертекста — это справочные системы, создание гипертекстовых страничек
в Internet с помощью языка HTML и электронные учебники. Содержание
Web-страниц и публикаций Word можно обогатить с помощью гиперссылок
на другие страницы и документы.
Гиперссылки позволяют перейти к другому разделу текущего
документа или Web-страницы, к другому документу Word или к другой Web-
странице или к файлу, созданному в другой программе.
Для создания ссылок на элементы текущего документа рекомендуется
использовать либо стили заголовков, либо закладки Microsoft Word. Закладка
- это специальная пометка в документе, которая позволяет ссылаться на
определенное место в документе или фрагмент текста по имени закладки.
Такие ссылки могут использоваться для быстрого перемещения по тексту, в
формулах, для перекрестных ссылок
4
Запись макроса
Если какая-либо задача часто выполняется в Microsoft Word, ее
выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос — это
набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда. Макросы часто
используются для следующих целей:
для ускорения часто выполняемых операций редактирования или
форматирования
для объединения нескольких команд, например, для вставки
таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк
и столбцов
для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах
для автоматизации обработки сложных последовательных
действий в задачах
Средство записи макросов очень полезно, особенно для начинающих.
Запись макроса можно временно приостановить, а затем продолжить.
35
Для выбора команд и параметров допускается применение мыши.
Однако действия, проделанные в окне документа с помощью мыши, не
записываются. Для записи таких действий, как перемещение курсора, а также
выделение, копирование и перемещение текста, необходимо использовать
клавиатуру. Необходимо использовать пункты меню в текстовом редакторе
(пиктограммы не работают!).
Алгоритм создания макроса:
1.
В меню Сервис выделите пункт Макрос, а затем выберите
команду Начать запись.
2.
В поле Имя макроса введите имя нового макроса.
3.
Нажмите кнопку OK, чтобы начать запись макроса.
4.
Выполните действия, которые следует включить в макрос.
5.
После выполнения нужных действий Сервис – Макрос –
Остановить запись
6.
Отследить работы макроса: Сервис – Макрос - Макросы – ввести
имя макроса - Выполнить
Перед записью макроса запланируйте заранее шаги и команды,
которые он должен выполнить.
2.
Если при записи будет допущена ошибка, то в макросе также
запишутся все исправления. Ненужные инструкции можно будет убрать
позже путем редактирования макроса.
3.
Постарайтесь предусмотреть все сообщения Microsoft Word,
которые могут приостановить действие макроса или направить его по
ложному пути.
4.
Перед использованием макроса, записанного в другом документе,
убедитесь, что он не зависит от содержимого этого документа.
5 Создание оглавления документа
Огромное значение при создание текстовых документов имеет
Оглавление. Оглавление представляет собой список заголовков документа.
Оно используется для просмотра тем, обсуждаемых в документе. После того
как при помощи панели инструментов Структура, указаны заголовки,
которые следует включить в оглавление, можно выбрать вид оглавления,
после чего собрать оглавление. Microsoft Word найдет все необходимые
заголовки, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие
номера страниц и отобразит оглавление в документе.
Контрольные вопросы
1.
Каково назначение прикладной программы MS Word?
2.
Каковы функциональные возможности текстового процессора Word?
3.
Какова специфика применения текстового процессора
4.
Технология OLE, внедрение и связывание объектов.
5.
Технологии обмена данными между приложениями, используемыми в
Windows.