Файл: Дисциплина Организация секретарского обслуживания Практическое занятие Обучающийся Сартаков Александр Вячеславович Преподаватель Шабалина Дарья Викторовна Задание 1.rtf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.11.2023
Просмотров: 145
Скачиваний: 4
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
| Наименование вида оргтехники/канцтоваров | Количество/показатели |
| Мебель и оборудование | |
| Рабочий стол | 1 |
| Стул подъемно-поворотный | 2 |
| Шкаф с полками для документов | 2 |
| Тумба для технических средств | 3 |
| Стулья | 4 |
| Металлический сейф | 1 |
| Технические средства (оргтехника) | |
| Персональный компьютер | 2 |
| Телефон | 1 |
| Телефакс | 1 |
| Принтер | 1 |
| Факс-модем | 1 |
| Копировальный аппарат | 1 |
| Шредер | 1 |
| Сканер | 1 |
| Условия труда | |
| Общая площадь | Не менее 7 м2 |
| Рабочее освещение | 300-500 люкс |
| Температура в помещении | Зимой: 18-22 Летом: 22-25 |
| Влажность в помещении | 40-60% |
| Уровень шума | Не более 65 дБ |
| Воздухообмен | cредний |
| Расстояние до экрана монитора (при работе) | 40-70 см |
Задание 2
| НЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ДИАЛОГ | ПРАВИЛЬНЫЙ ДИАЛОГ |
| Менеджер: Алло! Я слушаю. | Менеджер: Добрый день! Компания «DESIGN ALPHA». Главный менеджер Иванов Слушаю вас. |
| Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю? | Абонент: Добрый день! Вас беспокоит Пегов Иван Михайлович – специалист по интерьеру. Могу ли я переговорить с главным вашей компании? |
| Менеджер: А кого вам нужно? | Менеджер: К сожалению, в данный момент он отсутствует, Хотели бы вы ему что то передать? |
| Абонент: Это телефон 333-33-33? | Абонент: Да, как будет на месте, передайте ему чтобы он перезвонил мне. |
| Менеджер: Да. | Менеджер: Хорошо, передам. |
| Абонент: Мне нужен главный бухгалтер. | Абонент: Огромное вам спасибо, до свидания |
| Менеджер: Ее нет. | Менеджер: до свидания. |
| Абонент: А где она? | |
| Менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает? | |
| Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы. | |
| Секретарь: Но его нет, и я не знаю, как вам помочь (первой кладет трубку). | |
Ответ:Нужно важные документы под роспись отдать. Отсканировать, все что передаете и что не требует его подписи - отправляйте на email, а оригиналы у себя держите. В журнал, в котором записывается наименование документа, дата входящая и дата передачи документа ФИО, и подпись получившего. Если он теряет - можно завести журнал т показать ему, когда он брал и не брал документ -, что стоит его подпись.Задание 4
| РАЗГОВОР С ПОСЕТИТЕЛЕМ |
| Секретарь: здравствуйте, у Пегова Ивана Михайловича сейчас совещание. Подождете немного, я сейчас доложу ему о вашем приходе. |
| Посетитель: хорошо |
| Секретарь: пока вы ждете не хотите чай или кофе? |
| Посетитель: Кофе с сахаром |
| Секретарь: Минутку |
| |
| РАЗГОВОР С РУКОВОДИТЕЛЕМ |
| Секретарь: извините, Иван Михайлович пришел Сумароков Иван Иванович. Что ему передать? |
| Руководитель: Скажите подождать 10 минут скоро закончим. |
| Секретарь: хорошо |
| Ответ: |
| 1.Нужно позвонить в авиакомпанию или агентство, в котором бронировали или покупали билет. Они исправят ошибки и пришлют новые билеты по электронной почте. |
| 2.Зайти на официальный сайт внести данные нового документа в бронь. Введите фамилию пассажира,и номер билета, заказа или брони — все эти данные есть в маршрутной квитанции, которую вы получили на свой email после заказа на сайте. Измените номер документа, затем сохраните изменения. |
Задание 6В Вашу организацию пришел посетитель, крайне агрессивно настроенный в отношении Вашего руководства. Конкретные претензии он не высказывает и рвется напрямую в кабинет руководителя. С Вами (секретарем руководителя) общаться отказывается. Руководитель в это время в своем кабинете готовится к очень важному совещанию, которое состоится через час (он просил его не беспокоить). Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь посетителю?
| ШАГИ РЕШЕНИЯ ДАННОЙ СИТУАЦИИ |
| Шаг 1. Дайте клиенту высказаться, пусть он скажет всё, что считает нужным тем самым успокоив его |
| Шаг 2. Внимательно слушайте его, не перебивайте. |
| Шаг 3. Запишите все жалобы на бумагу (или электронный носитель). |
| Шаг 4. Покажите ваше понимание и доверие к нему показав тем самым что вы идёте к нему на встречу. |
| Шаг 5. Попросите обратную связь в конструктивном ключе: «Что именно мы сделали не так при сборке/доставке продукции?». |
| Шаг 6. Направьте внимание клиента на совместное решение проблемы: «Скажите, если мы…». |
| Шаг 7. Вместе выберите самый лучший способ решения проблемы: «Как вы считаете, лучше нам поступить, так или так?». |
-
Пытаться все же найти этот документ -
Проверить его на электронных носителях может он остался в них -
Запросить копию у организаций которые участвовали в этом документе
2.Заключение нового договораЕсли оригинал документа потеряли обе стороны, но содержание договора всё ещё известно, вы можете распечатать его и заключить новый договор. Необходимость в нотариусе отпадает, так как это будет полноценный оригинал, а не копия.3.Восстановление договораЕсли у вас нет копии договора и текстовое содержание не сохранилось, то нужно проводить восстановление документа в соответствии с его типом и договорённостями с партнёром. В таком случае лучше всего обратиться за помощью к юристу, чтобы восстановить документ в соответствии с требованиями законодательства.
Пермь - 2023