Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Организация секретарского обслуживания

Практическое занятие 2.


Выполнил:

Обучающийся Сартаков Александр Вячеславович

Преподаватель:

Шабалина Дарья Викторовна


Задание 1

Наименование вида оргтехники/канцтоваров	Количество/показатели
Мебель и оборудование
Рабочий стол	1
Стул подъемно-поворотный	2
Шкаф с полками для документов	2
Тумба для технических средств	3
Стулья	4
Металлический сейф	1
Технические средства (оргтехника)
Персональный компьютер	2
Телефон	1
Телефакс	1
Принтер	1
Факс-модем	1
Копировальный аппарат	1
Шредер	1
Сканер	1
Условия труда
Общая площадь	Не менее 7 м2
Рабочее освещение	300-500 люкс
Температура в помещении	Зимой: 18-22 Летом: 22-25
Влажность в помещении	40-60%
Уровень шума	Не более 65 дБ
Воздухообмен	cредний
Расстояние до экрана монитора (при работе)	40-70 см

---

Задание 2

НЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ДИАЛОГ	ПРАВИЛЬНЫЙ ДИАЛОГ
Менеджер: Алло! Я слушаю.	Менеджер: Добрый день! Компания «DESIGN ALPHA». Главный менеджер Иванов Слушаю вас.
Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю?	Абонент: Добрый день! Вас беспокоит Пегов Иван Михайлович – специалист по интерьеру. Могу ли я переговорить с главным вашей компании?
Менеджер: А кого вам нужно?	Менеджер: К сожалению, в данный момент он отсутствует, Хотели бы вы ему что то передать?
Абонент: Это телефон 333-33-33?	Абонент: Да, как будет на месте, передайте ему чтобы он перезвонил мне.
Менеджер: Да.	Менеджер: Хорошо, передам.
Абонент: Мне нужен главный бухгалтер.	Абонент: Огромное вам спасибо, до свидания
Менеджер: Ее нет.	Менеджер: до свидания.
Абонент: А где она?
Менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает?
Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.
Секретарь: Но его нет, и я не знаю, как вам помочь (первой кладет трубку).

Чего не хватало менеджеру:

1. При взятии трубки, необходимо было представиться и назвать организацию;

2.Необходимо было попросить абонента представиться;

3. Нужно было попросить абонента оставить контактные данные и сказать, что главный врач перезвонит сам.

4.Необходимо вежливо отвечать на вопросы, сохраняя самообладание и терпение;

5.Разговор закончен неправильно, бросать трубку нельзя.

Задание 3

Ваш руководитель постоянно теряет важные документы, которые вы приносите ему на подпись. Из-за этого происходят сбои в работе, руководитель обвиняет вас в этих проблемах и пропажах. Какой выход из ситуации вы видите? Предложите решение проблемы.

---

Ответ:

Нужно важные документы под роспись отдать. Отсканировать, все что передаете и что не требует его подписи - отправляйте на email, а оригиналы у себя держите. В журнал, в котором записывается наименование документа, дата входящая и дата передачи документа ФИО, и подпись получившего. Если он теряет - можно завести журнал т показать ему, когда он брал и не брал документ -, что стоит его подпись.

Задание 4

РАЗГОВОР С ПОСЕТИТЕЛЕМ

Секретарь: здравствуйте, у Пегова Ивана Михайловича сейчас совещание. Подождете немного, я сейчас доложу ему о вашем приходе.

Посетитель: хорошо

Секретарь: пока вы ждете не хотите чай или кофе?

Посетитель: Кофе с сахаром

Секретарь: Минутку

РАЗГОВОР С РУКОВОДИТЕЛЕМ

Секретарь: извините, Иван Михайлович пришел Сумароков Иван Иванович. Что ему передать?

Руководитель: Скажите подождать 10 минут скоро закончим.

Секретарь: хорошо

Задание 5

Ваш руководитель уехал в командировку в г. Ростов-на-Дону по билетам, которые были приобретены сотрудником, исполнявшим Ваши обязанности (секретаря руководителя) на время Вашего больничного. В ходе командировки выяснилось, что исполняющий обязанности секретаря приобрел билеты на самолет в одну сторону по паспорту гражданина РФ, а в обратную сторону по заграничному паспорту. У руководителя, который в настоящий момент находится в командировке, имеется только российский паспорт. Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь руководителю?

Ответ:

1.Нужно позвонить в авиакомпанию или агентство, в котором бронировали или покупали билет. Они исправят ошибки и пришлют новые билеты по электронной почте.

2.Зайти на официальный сайт внести данные нового документа в бронь. Введите фамилию пассажира,и номер билета, заказа или брони — все эти данные есть в маршрутной квитанции, которую вы получили на свой email после заказа на сайте. Измените номер документа, затем сохраните изменения.

---

Задание 6

В Вашу организацию пришел посетитель, крайне агрессивно настроенный в отношении Вашего руководства. Конкретные претензии он не высказывает и рвется напрямую в кабинет руководителя. С Вами (секретарем руководителя) общаться отказывается. Руководитель в это время в своем кабинете готовится к очень важному совещанию, которое состоится через час (он просил его не беспокоить). Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь посетителю?

ШАГИ РЕШЕНИЯ ДАННОЙ СИТУАЦИИ

Шаг 1. Дайте клиенту высказаться, пусть он скажет всё, что считает нужным тем самым успокоив его

Шаг 2. Внимательно слушайте его, не перебивайте.

Шаг 3. Запишите все жалобы на бумагу (или электронный носитель).

Шаг 4. Покажите ваше понимание и доверие к нему показав тем самым что вы идёте к нему на встречу.

Шаг 5. Попросите обратную связь в конструктивном ключе: «Что именно мы сделали не так при сборке/доставке продукции?».

Шаг 6. Направьте внимание клиента на совместное решение проблемы: «Скажите, если мы…».

Шаг 7. Вместе выберите самый лучший способ решения проблемы: «Как вы считаете, лучше нам поступить, так или так?».

Задание 7

Ваш руководитель просит Вас срочно найти договор, который был подписан 4 года назад (в то время Вы не работали в организации и не знаете о существовании данного договора). В папке с договорами данного документа не оказалось. Договор руководителю необходимо предоставить в течение ближайшего часа. Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь руководителю?

Ответ:

1. 
   Пытаться все же найти этот документ
   
2. 
   Проверить его на электронных носителях может он остался в них
   
3. 
   Запросить копию у организаций которые участвовали в этом документе
   

1.Создание новой копии

Если вы потеряли свой экземпляр документа, наилучший сценарий — когда у вашего делового партнёра есть оригинал или хотя бы копия. В этом случае вы можете попросить партнёра предоставить вам копию и затем обратиться к нотариусу, который удостоверит подлинность документа. Так вы получите новую копию договора.

---

2.Заключение нового договора

Если оригинал документа потеряли обе стороны, но содержание договора всё ещё известно, вы можете распечатать его и заключить новый договор. Необходимость в нотариусе отпадает, так как это будет полноценный оригинал, а не копия.

3.Восстановление договора

Если у вас нет копии договора и текстовое содержание не сохранилось, то нужно проводить восстановление документа в соответствии с его типом и договорённостями с партнёром. В таком случае лучше всего обратиться за помощью к юристу, чтобы восстановить документ в соответствии с требованиями законодательства.

---

Смотрите также файлы

• Практическая работа 1 Первый проект.doc

• Отчет по практике в.docx

• Обучающийся Горбунова Ксения Алексеевна Преподаватель Старкова Татьяна Андреевна Практическое занятие.doc

• 20222023 оу жылындаы 9сынып оушыларыны мемлекеттік емтихан баалары.docx

• 1 Геологическая характеристика Оренбургской газоконденсатной залежи.docx