Файл: Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом организации (на примере ооо Магнит).pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 07.11.2023
Просмотров: 247
Скачиваний: 8
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
44
1 2 3 4 5
3 Пути совершенствования документационного обеспечения
системы управления персоналом организации
3.1 Мероприятия по совершенствованию ДОУ системы управления
персоналом организации
Для совершенствования документационного обеспечения системы управления персоналом ООО «Магнит» и для решения выявленных проблем можно предложить для внедрения следующие мероприятия:
1. Установить на рабочие места работников отдела кадров программное обеспечение «1С: Зарплата и Управление Персоналом». Это программа массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников.
Фирмой «1С» разработан современный инструмент автоматизации задач управления персоналом, ведения кадрового учета и расчетов в соответствии с требованиями законодательства – «1С: Зарплата и управление персоналом 8».
Место «1С: Зарплата и управление персоналом 8» в общей системе управления предприятием представлено в виде схемы в приложении 6.
Приобрести данное программное обеспечение предполагается ООО
«Первый Бит» г. Омск. Стоимость покупки и установки данного программного обеспечения составит 80000 руб.
Внедрение данного мероприятия приведет к повышению эффективности работы работников отдела кадров, а именно специалиста
45 отдела кадров позволит решить множество задач. Установка данного программного обеспечения приведет к сокращению потерь рабочего времени данной категории работников до 50 минут на оформление и ведение документации (согласно фотографии рабочего времени).
2. Установка на рабочие места работников отдела кадров нового программного обеспечения потребует от них новых знаний и умений по работе с ПО. В связи с этим предлагается обучить 2 работников (начальника отдела кадров и специалиста отдела кадров), заключив для этого договор с
ООО «Первый Бит» г. Омск, так как именно данная фирма является представителем фирмы 1С в городе Омске.
Стоимость обучения составит 4000 руб. на 2 работников, срок обучения
7 дней. Общая стоимость внедрения предложенного мероприятия составит
84000 руб.
3.Предлагается для перевода кадровых документов в электронный вид выполнить следующие этапы:
А. Установить программу «КриптоАРМ».
Для ООО «Магнит» рассматривается именно данный вариант программы, так как:
Программа «КриптоАРМ» является бесплатной версией:
КриптоАРМ – программа, предназначенная для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП) с использованием сертификатов открытых ключей, для работы с сертификатами и криптопровайдерами. «КриптоАРМ», наряду со стандартными криптопровайдерами (входящими в поставку Windows), использует реализацию криптоалгоритмов в сертифицированных ФСБ РФ криптопровайдерах компании «КРИПТО-ПРО».
Разработчик: ООО «Цифровые технологии» (Йошкар-Ола).
Используя криптопровайдер
«КриптоПро
CSP», программа
«КриптоАРМ» позволяет работать с сертифицированными средствами, создавать электронную цифровую подпись, равнозначную
46 собственноручной.
Б. Установить программное обеспечение для работы с ЭДО.
Так как в ООО «Магнит» планируется установить программное обеспечение «1С: Зарплата и Управление Персоналом», то есть возможность использовать такой сервис как «Личный кабинет сотрудника».
Личный кабинет
инструмент самообслуживания сотрудников для оперативного решения кадровых вопросов. Данное решение создано на базе
1С с возможностью подключения функции кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Через сервис «Личный кабинет» можно:
1. Получать расчетные листки
Просмотреть и выгрузить за любой период.
2. Редактировать персональные данные
Сотрудник видит свои персональные данные и может своевременно подать запрос на их изменение.
3. Запрашивать справки
Инструмент позволяет выбрать вид справки, определить срочность подготовки и отслеживать информацию о статусе запроса.
4. Согласовывать и подписывать заявления
Сотрудник может в несколько кликов согласовать с руководителем нужное заявление (на командировку, отпуск, отсутствие, сверхурочную работу и т.д.).
5. Контролировать остаток отпуска
в любой момент можно посмотреть остаток отпускных дней и использованные типы отпуска.
6. Ознакомиться с локальными нормативными актами
в личном кабинете можно просматривать локальные нормативные акты и подписывать их с помощью электронной подписи.
В инструменте реализован электронный документооборот, и сотрудники могут подписывать локальные нормативные акты, заявления и приказы на отпуск, отгулы и командировки электронной подписью, что уменьшает количество документов в бумажном виде. В зависимости от роли
47 интерфейс личного кабинета меняется для сотрудников и менеджеров компании.
Через сервис «Личный кабинет» руководитель может:
1. Согласовывать заявки
Руководитель может согласовывать или отклонять заявки, которые он получил от своих сотрудников.
2. Контролировать остаток дней отпуска подчиненных
специалист видит остатки отпусков на текущий или будущий период.
3. Назначать заместителей в случае своего отсутствия
специалист может выбрать сотрудника, к которому на период замещения перейдут все права, связанные с утверждением заявок.
4.Администрировать график отпусков
специалист может планировать и согласовывать графики отпусков, контролировать планируемые остатки отпусков на конец года, видеть на диаграмме Ганта соответствие план-факта при использовании отпусков подчиненными сотрудниками.
Преимущества выбора сервиса «Личный кабинет» с функцией кадрового ЭДО для ООО «Магнит»:
1. Эффективно. Сокращение трудозатрат сотрудников и кадровых специалистов экономит компании сотни тысяч рублей в год.
2. Надежно. Электронные документы не теряются и не портятся, а электронная цифровая подпись гарантирует неизменность информации с момента подписания.
3. Быстро. Моментальная отправка документов от инициатора к согласующим. Время обработки и согласования документов сокращается примерно в 5 раз. Кадровые документы можно подписать везде, где есть доступ в интернет.
4. Безопасно. Электронные документы хранятся на защищенных облачных серверах. При подписании документа используются современные технологии шифрования.
5. Экологично. Экономия расходов на бумаге и канцелярии.
В. Создать электронные почты всем работникам ООО «Магнит».
48
Г. Создать работникам в штате усиленную неквалифицированную подпись
НЭП. В дальнейшем при приеме на работу сразу создавать вновь принятым работникам НЭП.
Д. Зафиксировать применение ЭДО внутренними документами фирмы.
Локальный акт о кадровом ЭДО
это может быть Положение об ЭДО или дополнения в коллективный договор. В нем необходимо описать какие документы будут вестись электронно, какой вид подписи используется, как ее создают, как визуализируется на электронных документах, как знакомят с документами работников.
Е. Перевести трудовые книжки работников ООО «Магнит» в электронный вид.
С 1 января 2021 года компании перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это значит, что книжки сотрудников, которые написали заявление о переходе на новый формат, кадровики обязаны вести в электронном виде (Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ). Если работник выбрал привычный бумажный формат и отказался от перехода, специалист, как и раньше продолжит вести документ в бумажном виде.
Основные этапы перехода:
1. Подготовить внутренние документы. Внести изменения во все внутренние документы, где указан порядок действий с обычной трудовой книжкой. Также в документах нужно закрепить за сотрудником право выбора трудовой
бумажной или электронной.
2. Установить программное обеспечение. Чтобы отправить сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР, работодателю нужно установить бесплатное программное обеспечение с сайта ведомства.
3. Рассказать сотрудникам о переходе на ЭТК. До 31 октября 2020 года работодатель должен сообщить сотрудникам о переходе на электронные трудовые книжки (Постановление Правительства РФ от 19 июня 2020 г. № 887). Сотрудников нужно уведомить и о том, что за ними сохраняется право оставить бумажную трудовую книжку. Уведомление направляют каждому
49 работнику в письменной форме. Это можно сделать на работе, а при отсутствии сотрудника
заказным письмом по почте.
Ж.Применить правила перевода документов в ЭДО:
1.Перевод в ЭДО документов по приему. (таблица 13)
Таблица 13
Перевод в ЭДО документов по приему
Документ
Риски перевода в
ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Заявление о приеме на работу низкий любая нет требований
Трудовой договор, приложения и соглашения к нему высокий
КЭП
* письменный по ст.57, 67 ТК
РФ
Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему низкий
НЭП
*
/КЭП электронный по ст. 312.3 ТК
РФ
Приказ о приеме на работу высокий
КЭП под роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия
ТД
Личная карточка высокий
КЭП под роспись по ст.68 ТК РФ + изменяет ключевые условия
ТД
Правила внутреннего трудового распорядка средний
НЭП/КЭП под роспись по ст. 68, 189 ТК
РФ
*
КЭП – квалифицированная электронная подпись.
*
НЭП
неквалифицированная электронная подпись.
2.Отпуска и графики отпусков. (таблица 14)
Таблица 14
Перевод в ЭДО документов по отпуску
Документ
Риски перевода в
ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
График отпусков средний
НЭП/КЭП под роспись по ст. 22, ч. 2 ст. 123
ТК РФ
Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под роспись) средний
НЭП/КЭП под роспись по ч. 3 ст. 123 ТК РФ
Приказ о предоставлении отпуска низкий любая нет требований
Заявление о предоставлении отпуска по графику низкий любая нет требований
Заявление о предоставлении отпуска высокий
КЭП письменный по ст. 127 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
50 с последующим увольнением
3.Служебные командировки. (таблица 15)
Таблица 15
Перевод в ЭДО документов по командированию
Документ
Риски перевода в ЭДО
Какой
ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Приказ о направлении работника в командировку средний любая письменный по Постановлению
Правительства 749 от 13.10.2008
Авансовый отчет низкий любая письменный по Постановлению
Правительства 749 от 13.10.2008
Согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет) средний любая письменный по ст. 259 ТК РФ
4.Переводы и изменение условий труда. (таблица 16)
Таблица 16
Перевод и изменение условий труда в ЭДО
Документ
Риски перевода в
ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Заявление о переводе высокий
КЭП письменный по ст. 72.1 ТК РФ
+ изменяет ключевые условия
ТД
Дополнительное соглашение на перевод высокий
КЭП письменный по ст. 72, 72.2 ТК
РФ + изменяет ключевые условия ТД
Приказ о переводе средний любая письменный по ПП РФ 225 от
16.04.03 «О трудовых книжках»
5.Учет рабочего времени. (таблица 17)
Таблица 17
Перевод документов по учету рабочего времени в ЭДО
Документ
Риски перевода в ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Табель учета рабочего времени низкий любая письменный по ст.91, 99 ТК РФ
График сменности средний любая письменный по ст.103 ТК РФ
51 6.Больничные и соц. выплаты. (таблица 18)
Таблица 18
Документы по больничным и соц. выплатам в ЭДО
Документ
Риски перевода в
ЭДО
Какой
ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Листок нетрудоспособности низкий не нужна электронный по закону 323-ФЗ от
21.11.2011 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»
Заявление на социальные вычеты по НДФЛ низкий любая письменное по п. 2 ст. 219 НК РФ
7.Зарплата и премии. (таблица 19)
Таблица 19
Перевод документов по зарплате и премии в ЭДО
Документ
Риски перевода в
ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Расчетные листы низкий любая письменный по ст.136 ТК РФ
Приказ о применении дисциплинарного взыскания высокий
КЭП под роспись по ст.193 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
8.Увольнение. (таблица 20)
Таблица 20
Перевод документов по увольнению в ЭДО
Документ
Риски перевода в
ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Заявления об увольнении по собственной инициативе высокий
КЭП письменный по ст. 80 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Приказ о прекращении ТД высокий
КЭП под роспись по ст. 84.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
9.Трудовые книжки. (таблица 21)
Таблица 21
Перевод трудовых книжек в электронный вид
Документ
Риски перевода в
ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Трудовая книжка средний любая
О ведении трудовых книжек в бумажном или электронном виде после 31.12.2020 см. ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Необходимо письменное согласие работника