Файл: Анализ проблем внедрения электронного документооборота в организациях и пути их решения на примере фк ик28 уфсин.pdf

Выполнил(а) студент(ка) группы
Вихарева Марина Александровна
Руководитель: Сидорова Ольга Александровна
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
на тему:
Анализ проблем внедрения электронного документооборота в организациях и пути их решения на примере ФК ИК-28 УФСИН

Объект и предмет исследования
Объект -комплекс сбора, хранения,
обработки, передачи и получения
информации в сфере документооборота в
ФК ИК-28 УФСИН.
Предмет -выступают программные
средства, позволяющие
автоматизировать и усовершенствовать
документооборот
2

Цель и задачи
Цель работы заключается в анализе проблем внедрения электронного документооборота в организации на примере ФК ИК-28 УФСИН.
Задачи:
- рассмотреть понятие,
цели и
задачи системы электронного документооборота,
- изучить принципы и функции системы электронного документооборота,
- рассмотреть организационно – экономическую характеристику ФК ИК-28
УФСИН,
- оценить организацию документооборота в ФК ИК-28 УФСИН,
- проанализировать внедрения и функционирования системы электронного документооборота в ФК ИК-28 УФСИН,
- предложить мероприятия по улучшению использования системы электронного документооборота в организации,
- рассмотреть предполагаемый эффект предложенных мероприятий.
3

Характеристика базы исследования
(ФК ИК-28 УФСИН)
6
Федеральное казенное учреждение "Исправительная колония №28 с особыми условиями хозяйственной деятельности Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Архангельской области" (ФКУ ИК-28
ОУХД УФСИН России по Архангельской области) – колония строгого режима для впервые осужденных 164000,
Архангельская область, Коношский район, п. Ерцево, ул. Гагарина, д.26. В субботу, воскресенье, а также праздничные дни прием по личным вопросам проводит ответственный из числа руководства по учреждению с
11.00 до 13.00. В случае отсутствия должностного лица из числа руководства учреждения, прием по личным вопросам осуществляет лицо, его замещающее.
Лимит наполнения учреждения - 1493 человека, включая изолированный участок, функционирующий как КП, на
95 мест и изолированный участок, функционирующий как КП, с дислокацией в пос. Мостовица на 196 мест.

Проблемы
1. Большие затраты на канцелярию
2. Бумажная документация занимает много времени
3.
Не контролируемость делопроизводства
7

Пути решения проблем
8

Разработанные материалы
Затраты рабочего времени на обработку документов
На поиск и ожидание поступления документов
20%
На согласование и утверждение документов
20%
На передачу документов между подразделениями
10%
На подготовку стандартных отчетов о движении документов
10%

Выводы
Для внедрения системы была выбрана стратегия перехода на новую систему оперативного управления деятельностью и разработан порядок внедрения, который включает следующие этапы: установка выбранной системы; первоначальная настройка системы, доработка и адаптация системы под требования ФК ИК-28 УФСИН; обучение персонала. В процессе доработки системы были выполнены программные настройки
ASP-файлов.
Проведен расчет экономической эффективности внедрения СЭД «PayDox». На основании расчетов были получены следующие показатели эффективности инвестиционного проекта:
Срок окупаемости системы составил 14,2 мес.
Результатом выполненной работы явилось тестовое внедрение в компании, запущено 20
мест СЭД «PayDox» в канцелярии и подразделениях с целью автоматизации централизованного учета документов и контроля исполнения поручений; база данных
СЭД «PayDox» аккумулировала сведения более чем о 150 зарегистрированных документах за апрель-май 2011 г., их электронные копии и истории их исполнения.
В дальнейшем планируется приобретение 100 лицензий СЭД «PayDox» и внедрение системы в промышленную эксплуатацию.
Таким образом, цель дипломной работы достигнута.
9

Спасибо за внимание!
9