АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ОТНОШЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ

1. 
   Выбор организации для анализа
   

«Шоколадница» – сеть кофеен, являющаяся на сегодняшний день одним наиболее из крупных и развитых представителей сферы ресторанного бизнеса не только в нашей стране, но также и в странах СНГ.

Самая первая «Шоколадница» была открыта в 1964 году в Москве, у станции метро Октябрьская. С началом нового тысячелетия кофейни сети стали приобщаться к европейским стандартам качества, что поспособствовало расширению их деятельности, обновлению ассортимента и еще более строгому соблюдению определенного уровня сервиса и кухни. В 2006 году началось активное распространение заведений сети в регионах страны¹.

На сегодняшний день на рынке активны более 400 кофеен, порядка 10 % из которых расположены в странах СНГ (Казахстан, Азербайджан, Украина). Согласно статистике каждую точку ежемесячно посещают в среднем около 2,5 млн человек, выпивая при этом порядка 2 млн чашек кофе².

Ассортимент «Шоколадницы» достаточно разнообразен. Помимо кофе и десертов здесь сегодня можно вкусно позавтракать и сытно поужинать, либо забежать во время обеденного перерыва на бизнес-ланч. Существует также детское меню и постоянно обновляющиеся сезонные напитки и блюда.

Официальный сайт: https://shoko.ru/

2. 
   Элементы внешней и внутренней среды «Шоколадницы».
   

Окружающая среда организации делится на внешнюю и внутреннюю составляющие, состав которых отражен в таблице 1.

Таблица 1 – Элементы окружающей среды организации

ВНУТРЕННЯ СРЕДА	ВНЕШНЯЯ СРЕДА
- организация и структура управления - человеческий капитал - ресурсы и уровень оснащенности - технические условия - потенциальные возможности	- клиенты, партнеры, поставщики, конкуренты, государство - экономика, политика, международные события, научно-технический прогресс, социально-культурные факторы

Внутренняя среда каждой организации представляет собой те или иные факторы, происходящие непосредственно внутри ее. Такие факторы, как правило, являются результатом решений управленца системы – это цели, структура, задачи и люди.

---

Основной целью организации является получение прибыли, которая, представляет собой ключевой показатель системы. Разработка целей осуществляется на уровне руководства, после чего они доводятся до сведения управляющих всех уровней, а те, в свою очередь, координировано проводят все необходимые действия для их достижения.

Структура организации направлена на установление четких взаимосвязей между отдельными уровнями и компонентами предприятия, позволяющая наиболее эффективно и быстро достичь поставленных организацией целей.

Задачи – это совокупность последовательно производимых работ, необходимых к исполнению установленным способом в определенные сроки.

Проведение анализа внутренней среды очень важен для предприятия, поскольку он является некой предпосылкой к принятию практически всех управленческих решений. А экономическая информация, в свою очередь, будет являться конкретным отражением всех процессов, осуществляемых внутри организации.

Говоря об окружающей среде предприятия, нельзя недооценивать роль и влияние на нее внешней среды. Так, многие «внутренние» проблемы организации напрямую связаны именно с «внешними» факторами, как, например, несовершенство законодательства или ненадежность партнеров. Именно внешняя среда задает предприятию определенную стратегию и тактику, согласно которым становится возможна ее успешная деятельность.

Факторы внешней среды, в отличие от факторов внутренней, не подчиняются никому из организации и, соответственно, изменить их становится невозможным. Однако, несмотря на это, предприятие должно их контролировать и учитывать. Эти факторы связаны с политикой и экономикой страны или, например, с текущим уровнем научно-технического прогресса.

Сходство факторов внешней среды с факторами внутренней заключается в том, что все они находятся в тесной взаимосвязи между собой, и изменение одного фактора напрямую может повлиять на изменение остальных. Именно поэтому все они обязательно должны находиться под постоянным контролем руководства и сотрудников компании.

Проведение анализа внешней среды также немаловажно для предприятия, поскольку появляется возможность контролировать происходящие изменения и предвидеть возможные трудности.

3. 
   Организационная структура «Шоколадницы».
   

---

Структура управления – линейно-функциональная (см. рисунок 1). От других структур ее отличает:

• 
  сложенная и организованная система линейных и функциональных связей;
  
• 
  постоянство прав и обязанностей;
  
• 
  четкость и систематичность командных методов управления;
  
• 
  высокая скорость принятия и выполнения решений;
  
• 
  профессионализм специалистов функциональных служб.
  

Рисунок 1 – Организационная структура управления

Во главе всей системы управления стоит генеральный директор, основными функциями которого являются:

• 
  стратегическое планирование деятельности организации;
  
• 
  осуществление визитов на необходимые конференции и выставки;
  
• 
  принятие управленческих решений и заключение договоров;
  
• 
  налаживание связей и контактов с партнерами;
  
• 
  контроль и координация работы заведений и их сотрудников;
  
• 
  ведение ответственности по вопросу распоряжения денежными средствами.
  

Роль главного бухгалтера заключается в следующем:

• 
  контроль работы кассира и «младших» бухгалтеров;
  
• 
  ведение ответственности за начисление заработной платы;
  
• 
  составление отчетов в рамках ведения учета;
  
• 
  развитие взаимоотношений с финансовыми институтами и банками.
  

Администратор сети занимается обеспечением и поддержанием высокого уровня функционирования компьютерных сетей и информационной безопасности.

Официанты и бармены – работники зала. Повара и кондитеры, находящиеся под руководством своих шефов – работники кухни.

Представители клининговой компании обеспечивают чистоты всего заведения, а сотрудник охраны обеспечивает соблюдение правопорядка на соответствующей территории.

Курьеры занимаются доставкой документации или же доставкой заказов, а водители, соответственно, являются ответственными за доставку корреспонденции и перевозку работников.

Менеджеры, находясь в подчинении у старшего менеджера, осуществляют деятельность по ведению клиентской базы. Что касается конкретно офис-менеджеров, то в их обязанности входит:

• 
  решение ряда организационных вопросов;
  
• 
  установление стандартов работы;
  
• 
  подбор, обучение и развитие кадрового состава, а такжевыплата им соответствующих компенсаций.
  

---

4. 
   Основные проблемы в деятельности «Шоколадницы».
   

Слабые стороны любого предприятия – это те или иные аспекты, которые, в сравнении с другими заведениями, либо «работают» недостаточно хорошо, либо попросту отсутствуют.

Основываясь на личном опыте и отзывах на различных социальных платформах, можно отметить, что одной из основных проблем «Шоколадницы» является постоянное отсутствие в наличии представленных в меню позиций, будь то десерт, напиток или основное блюдо.

Другой проблемой будет являться низкий уровень сервиса, заключающийся в безразличном отношении части представителей зала (официантов). Люди отмечают низкую скорость обслуживания, «недружелюбность» и незнание отсутствующих на настоящий момент позиций в меню.

Кроме того, отмечают проблемы с работой приложения и его бонусной программы, о которой часть сотрудников предпочитают просто умалчивать.

Слабая работа отдела маркетинга и, соответственно, низкая роль рекламы – также является недостатком компании.

5. 
   Возможные способы решения проблем «Шоколадницы».
   

Возможности – благоприятные ситуации, которые могут быть использованы организацией для решения существующих проблем и получения преимуществ.

Часть возможностей могут вовсе не зависеть от деятельности самого предприятия, но, несмотря на это, могут быть активно им использованы. К таким возможностям можно отнести:

• 
  снижение популярности заведений-конкурентов;
  
• 
  резкое увеличение спроса и прирост интереса к заведению;
  
• 
  рост уровня доходов населения и пр.
  

Однако, предприятие не должно опираться исключительно на эти позиции, поскольку рассмотренные нами проблемы они решить никак не помогут.

Для решения первой проблемы – отсутствия тех или иных позиций в наличии, «Шоколадница» может модернизировать свое меню, полностью перейдя на электронный формат, настраиваемый самостоятельно представителями конкретных точек. Таким образом, посетители смогу сразу видеть те блюда, которые есть в наличии, и им не придется по несколько раз менять свой выбор.

Чтобы решить проблему с обслуживанием, необходимо чаще проводить дисциплинарные беседы с сотрудниками и применять разного рода санкции к тем из них, кто совершает те или иные оплошности. Также наоборот, тех сотрудников, кого посетители будут отмечать с положительной стороны – поощрять. Возможно также проведение дополнительных обучений, тренингов и стажировок.

---

Вопрос с приложением может легко решиться одновременно с переходом на электронную версию меню, где каждый посетитель сможет сам, указав свой столик (номер заказа), авторизоваться.

6. 
   Методы управления в «Шоколаднице», распределение и делегирование полномочий.
   

Применяемые в «Шоколаднице» методы управления можно разделить на несколько категорий:

• 
  организационно-административные:
  
  • 
    регулярное проведение совещаний, посвященных обсуждению проблем;
    
  • 
    проведение собраний, касающихся разбора дисциплинарных провинностей сотрудников;
    
  • 
    проведение семинаров с целью улучшения и развития навыков сотрудников;
    
  • 
    повышение или понижение сотрудников по должности.
    
• 
  экономические:
  
  • 
    повышение или понижение сотрудников по уровню заработной платы;
    
  • 
    повышение, понижение или лишение сотрудников премии;
    
  • 
    введение дополнительных льгот для отдельных категорий работников.
    
• 
  социально-психологические:
  
  • 
    моральное стимулирование сотрудников к эффективной работе;
    
  • 
    дополнительное обучение сотрудников с целью развития их навыков;
    
  • 
    привлечение работников к управлению и продвижению по карьерной лестнице;
    
  • 
    неформальное общение между сотрудниками разных иерархических уровней;
    
  • 
    ежемесячное поздравление сотрудников-«именинников».
    

В «Шоколаднице» за каждым принятым на работу сотрудником изначально закладывается определенный «пакет» обязанностей и, соответственно, каждый выполняет исключительно тот фронт работ, который должен. Задачи строго распределены между работниками, а значит ситуация, в которой курьер подменяет водителя – недопустима.

7. 
   Реализация функций управления.
   

Реализация функций управления в «Шоколаднице» представлена в таблице 2.

Таблица 2 – Реализация функций управления

Наименование функции управления	Реализация
Планирование	Исполнители: руководитель и менеджмент. Миссия и задачи: формирование благоприятного образа кофейни; распространение информации об услуге; узнаваемость бренда; укрепление доверия к услугам фирмы. Прогнозы: использование товарной рекламы; использование увещевательной рекламы.
Организация	Специализация: заведение общепита. Структура: линейно-функциональная (см. п. 3) Уровни иерархии (см. рисунок 1): руководители высшего звена (генеральный директор), руководители среднего звена (исполнительный директор, главный бухгалтер), руководители низового звена (менеджеры, работники зала, работники кухни).
Мотивация	Составляя планы, менеджеры четко распределяют обязанности между сотрудниками, четко оговаривая время и уровень качества выполняемой работы. Таким образом, чем точнее сотрудники понимают цели своей работы, тем больше они заинтересованы в эффективности выполнения работы (в частности, технические сотрудники). Мотивацией к успешной работе служат, к примеру, хорошие чаевые (для официантов), премии или дополнительные выходные дни (управляющие и администраторы).
Контроль	Исполнители: руководитель и менеджмент. Осуществление: контроль результатов деятельности основан на определенных критериях для оценки (стандарты и нормы), обозначенных еще на этапе планирования.

---

Смотрите также файлы

• Карта опасностей и рисков Подразделение Административнохозяйственная часть.doc

• Электрификация ремонтной мастерской с разработкой монтажа и наладки электрооборудования кранбалки.docx

• Анализ предприятий машиностроительный завод и мебельная фабрика Оценка текущей ситуации на предприятии swotанализ.docx

• Великие реформы в российской истории общее и особенное.docx

• Отчет защищен с оценкой преподаватель.docx