1. 
   Общие положения
   
   1. 
      Полное наименование системы и ее условное обозначение
      

Полное наименование – Renga - российская BIM(Building Information Modeling)-система для совместного архитектурного проектирования, разработки несущих конструкций, внутренних инженерных сетей и технологической части зданий и сооружений - Renga Software.

Сокращенное наименование - Renga BIM

1.2 Наименование организации-заказчика и описание деятельности

Строительная компания Жилищный строй
Основное направление компании: строительство и реконструкция офисных зданий и сооружений любой сложности, капитальный ремонт зданий, строительство коттеджей, строительство домов, строительство магазинов, ремонт офисов, строительство мансард. Renga Software, совместное предприятие компании АСКОН и фирмы «1С».
Республика Башкортостан, Салават г., ул. Нуриманова, 32

+7 (3476) 35-33-58
1.3 Наименование организации-участников работ

Исполнитель: определяется в рамках конкурсной процедуры.
1.4 Определения, обозначения и сокращения
Система – система электронного документооборота на программном продукте Renga Software(BIM).

Организация – юридическое лицо, от имени которого в предприятии Renga Software(BIM) фиксируется информация.

Корреспондент – контрагент при взаимодействии с Организацией.

Договор (и договорной документ) – электронный документ в Renga Software(BIM), фиксирующий всю информацию о договорных отношениях Организации и Корреспондента.

Регистрационная карточка – диалоговая форма в Renga Software(BIM).

Состояние документа – информация о текущем статусе документа с учетом процессов его обработки пользователями (Проект, На регистрации, Зарегистрирован, Не зарегистрирован, На согласовании, Согласован, Не согласован, На утверждении, Утвержден, Не утвержден, На исполнении, Исполнен).

Шаблоны – формы в Renga Software(BIM), которые содержат предустановленные данные и правила, по которым будут создаваться аналогичные сущности в программе.

Связи документов – правила, по которым электронные документы в Renga Software(BIM) становятся связанными между собой.

Гриф доступа

---

– классификатор, используется в электронном документе для ограничения доступа пользователей.

Вопрос деятельности – классификатор, используемый в электронных документах, для формирования номера документа, для правильного размещения документа в томах Номенклатуры дел.

Процесс (обработки документа) – механизм, обеспечивающий обработку документов или независимое от документов выполнение задания. Процессы бывают элементарные: Ознакомление, Регистрация, Рассмотрение, Согласование, Утверждение, Исполнение и Поручение (один исполнитель). Процессы могут быть комплексными, они собираются в более сложные из элементарных или других комплексных процессов. Процессы по заданным условиям формируют для пользователей задачи, содержащие информацию что, кто, с чем и в какие сроки, должен сделать.

Элементарный процесс – стандартный процесс работы с документом: Поручение, Рассмотрение, Согласование, Утверждение, Регистрация, Исполнение, Ознакомление.

Комплексный процесс – произвольный набор элементарных процессов, и других комплексных процессов. Могут быть заданы произвольные условия для включения и старта вложенных процессов.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.

Файл документа: Хранилище информации определённого типа (содержащее текстовую и/или графическую информацию).

Шаблон БП: Справочник, в который можно внести список заранее настроенных шаблонов процессов с указанием адресации, в том числе и ролевой, сроков, комментариев и других настроек, которые зависят от типа процесса.

Шаблоны документов: Шаблон учетной карточки вместе с присоединенным к ней шаблоном файла.

Представляет собой унифицированные формы видов документов, применяемых в Обществе. Обязательно для использования.

Шаблоны файлов: Готовый к заполнению файл, прикрепленный к учетной карточке документа, с настроенным форматированием.

Электронный документ: Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с

---

использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронная подпись: Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения подписывающего информацию.

Реквизит «Электронная подпись» (Реквизит ЭП): Особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и

подтвердить принадлежность ЭП владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации.

2. НАЗНАЧЕНИЕ И ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ
2.1 Назначение системы

Создаваемая автоматизированная система предназначена для автоматизации следующих функциональных контуров:

1. Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов.

2. Управление договорной деятельностью: подготовка, согласование с использованием матрицы маршрутов согласования, формирование бумажных экземпляров, организация подписания с функцией контроля сроков возврата подписанных оригиналов, регистрация, поиск и хранение договорной документации (договоры, приложения, дополнительные соглашения, спецификации, протоколы разногласий и др.); осуществление предварительного бюджетного контроля в процессе

согласования, контроля исполнения документа. Взаимосвязь с блоком «доверенности» в части автоматической проверки полномочий подписантов.

3. Управление организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения, локальные нормативные акты и др.): подготовка, согласование, формирование бумажных экземпляров, организация подписания, регистрация, хранение ОРД, поиск документа; наличие встроенной функции контроля исполнения документов.

4. Управление доверенностями: подготовка доверенностей на основании встроенных шаблонов, на основании конструктора полномочий и лимитов, согласование с использованием матрицы маршрутов

---

, формирование бумажных экземпляров, контроль подписания, учет и регистрация

доверенностей, контроль срока действия доверенности, переоформление доверенностей с продлением срока действия, функция отзыва доверенности.

5. Претензионная работа: учет, регистрация входящих претензий, контроль подготовки ответов на входящую претензию; подготовка, согласование, подписание, учет исходящих претензий, аналитическая обработка данных для подготовки отчетов по данному направлению.

6. Служебные записки: подготовка, согласование, получение резолюции к проекту служебной записки, учет и регистрация служебных записок.

7. Совещания и протоколы: подготовка, согласование, утверждение, учет и регистрация протоколов, встроенная система контроля исполнения документов.

8. Поручения и их исполнение: создание и учет поручений, контроль сроков и качества исполнения, наличие взаимосвязи с другими блоками в системе ЭДО.

9. Интеграция с другими информационными системами на платформе Renga Software(BIM) (Газпром, РосАтом и т.д.).

10. Электронный архив документов: внедрение электронного архива в качестве целостной системы хранения электронных документов, отсканированных оригиналов документов, интегрированной со

всеми информационные системы Компании (интеграция предполагает импорт и экспорт реквизитов архивных документов с возможность просмотра документа из электронного архива).

11. Внедрение электронной подписи (юридически значимой – усиленной квалифицированной): подписание документов и файлов электронной подписью.

12. Контроль исполнительской дисциплины в рамках процессов согласования, подписания и исполнения документов.
2.2 Цели создания системы

Целью разработки и внедрения Системы является повышение эффективности работы Общества за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов;

обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; уменьшения

времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; повышения эффективности

исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины.

Система должна решать следующие задачи:

• Обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

---

• Обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде;

• Обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов;

• Хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, с функциями быстрого поиска по различным критериям;

• Предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте;

• Предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;

• Предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль;

• Предоставить механизм анализа и отчетности по исполнению поручений.

• Организовать надежное, оперативное и долговременное хранение документов в рамках электронного архива с возможностью поиска по различным критериям;

• Обеспечить обновление или сверку сведений о структуре компаний и их сотрудниках с кадровыми системами предприятий;

• Обеспечить интеграцию с учетными, ERP системами предприятий в части использования общих справочников, обмена данными для целей документарного обеспечения бизнес-процессов;

• Обеспечить безопасность и доступность сервиса.

3. ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ

3.1 Объект автоматизации, структурные подразделения организации-заказчика которые затрагивает автоматизация, их деятельность и локации

Объектом автоматизации делопроизводства Общества являются Организации, входящие в Общество:

ООО «Управляющая Компания «НефтеТрансСервис»

АО «НефтеТрансСервис» - основная компания, имеет как обособленные подразделения, так и просто филиалы без юридического образования

ООО «Техкомплекс»

ЗАО «Промтрансинвест»

ООО «Промывочно-пропарочный комплекс «Дземги»

ООО «Промывочно-пропарочная станция «Нефтяная»

ООО «Л-Транс»

ООО «ТрансПром».

Автоматизации делопроизводства подлежат все подразделения, данных Организаций.

Территориально Общество распределено по территории РФ, работы будут проводиться в Москве, или с использованием удаленного доступа.

3.2 Описание текущего ИТ-ландшафта в части планируемой автоматизации

---

Смотрите также файлы

• Специальные средства и средства индивидуальной бронезащиты.docx

• Горячие точки Зарубежной Европы.rtf

• Реферат по дисциплине Русский язык и культура речи дискуссия. Способы организации дискуссии.docx

• 1. Понятие и виды тур ресурсов Классификация тур ресурсов по разным критериям.docx

• Данной дипломной работы актуальна, т к. развитие малого бизнеса в наше время происходит ускоренными темпами и в связи с этим кредитование малого бизнеса является перспективным направлением банковского кредитования благодаря большому спросу предпринимателе.docx