Файл: Общие положения Полное наименование системы и ее условное обозначение.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 10.11.2023
Просмотров: 119
Скачиваний: 2
-
Общие положения-
Полное наименование системы и ее условное обозначение
-
– классификатор, используется в электронном документе для ограничения доступа пользователей.
Вопрос деятельности – классификатор, используемый в электронных документах, для формирования номера документа, для правильного размещения документа в томах Номенклатуры дел.
Процесс (обработки документа) – механизм, обеспечивающий обработку документов или независимое от документов выполнение задания. Процессы бывают элементарные: Ознакомление, Регистрация, Рассмотрение, Согласование, Утверждение, Исполнение и Поручение (один исполнитель). Процессы могут быть комплексными, они собираются в более сложные из элементарных или других комплексных процессов. Процессы по заданным условиям формируют для пользователей задачи, содержащие информацию что, кто, с чем и в какие сроки, должен сделать.
Элементарный процесс – стандартный процесс работы с документом: Поручение, Рассмотрение, Согласование, Утверждение, Регистрация, Исполнение, Ознакомление.
Комплексный процесс – произвольный набор элементарных процессов, и других комплексных процессов. Могут быть заданы произвольные условия для включения и старта вложенных процессов.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) — комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.
Файл документа: Хранилище информации определённого типа (содержащее текстовую и/или графическую информацию).
Шаблон БП: Справочник, в который можно внести список заранее настроенных шаблонов процессов с указанием адресации, в том числе и ролевой, сроков, комментариев и других настроек, которые зависят от типа процесса.
Шаблоны документов: Шаблон учетной карточки вместе с присоединенным к ней шаблоном файла.
Представляет собой унифицированные формы видов документов, применяемых в Обществе. Обязательно для использования.
Шаблоны файлов: Готовый к заполнению файл, прикрепленный к учетной карточке документа, с настроенным форматированием.
Электронный документ: Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с
использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Электронная подпись: Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения подписывающего информацию.
Реквизит «Электронная подпись» (Реквизит ЭП): Особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и
подтвердить принадлежность ЭП владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации.
2. НАЗНАЧЕНИЕ И ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ
2.1 Назначение системы
Создаваемая автоматизированная система предназначена для автоматизации следующих функциональных контуров:
1. Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов.
2. Управление договорной деятельностью: подготовка, согласование с использованием матрицы маршрутов согласования, формирование бумажных экземпляров, организация подписания с функцией контроля сроков возврата подписанных оригиналов, регистрация, поиск и хранение договорной документации (договоры, приложения, дополнительные соглашения, спецификации, протоколы разногласий и др.); осуществление предварительного бюджетного контроля в процессе
согласования, контроля исполнения документа. Взаимосвязь с блоком «доверенности» в части автоматической проверки полномочий подписантов.
3. Управление организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения, локальные нормативные акты и др.): подготовка, согласование, формирование бумажных экземпляров, организация подписания, регистрация, хранение ОРД, поиск документа; наличие встроенной функции контроля исполнения документов.
4. Управление доверенностями: подготовка доверенностей на основании встроенных шаблонов, на основании конструктора полномочий и лимитов, согласование с использованием матрицы маршрутов
, формирование бумажных экземпляров, контроль подписания, учет и регистрация
доверенностей, контроль срока действия доверенности, переоформление доверенностей с продлением срока действия, функция отзыва доверенности.
5. Претензионная работа: учет, регистрация входящих претензий, контроль подготовки ответов на входящую претензию; подготовка, согласование, подписание, учет исходящих претензий, аналитическая обработка данных для подготовки отчетов по данному направлению.
6. Служебные записки: подготовка, согласование, получение резолюции к проекту служебной записки, учет и регистрация служебных записок.
7. Совещания и протоколы: подготовка, согласование, утверждение, учет и регистрация протоколов, встроенная система контроля исполнения документов.
8. Поручения и их исполнение: создание и учет поручений, контроль сроков и качества исполнения, наличие взаимосвязи с другими блоками в системе ЭДО.
9. Интеграция с другими информационными системами на платформе Renga Software(BIM) (Газпром, РосАтом и т.д.).
10. Электронный архив документов: внедрение электронного архива в качестве целостной системы хранения электронных документов, отсканированных оригиналов документов, интегрированной со
всеми информационные системы Компании (интеграция предполагает импорт и экспорт реквизитов архивных документов с возможность просмотра документа из электронного архива).
11. Внедрение электронной подписи (юридически значимой – усиленной квалифицированной): подписание документов и файлов электронной подписью.
12. Контроль исполнительской дисциплины в рамках процессов согласования, подписания и исполнения документов.
2.2 Цели создания системы
Целью разработки и внедрения Системы является повышение эффективности работы Общества за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов;
обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; уменьшения
времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; повышения эффективности
исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины.
Система должна решать следующие задачи:
• Обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
• Обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде;• Обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов;• Хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, с функциями быстрого поиска по различным критериям;• Предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте;• Предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;• Предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль;• Предоставить механизм анализа и отчетности по исполнению поручений.• Организовать надежное, оперативное и долговременное хранение документов в рамках электронного архива с возможностью поиска по различным критериям;• Обеспечить обновление или сверку сведений о структуре компаний и их сотрудниках с кадровыми системами предприятий;• Обеспечить интеграцию с учетными, ERP системами предприятий в части использования общих справочников, обмена данными для целей документарного обеспечения бизнес-процессов;• Обеспечить безопасность и доступность сервиса.3. ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ3.1 Объект автоматизации, структурные подразделения организации-заказчика которые затрагивает автоматизация, их деятельность и локацииОбъектом автоматизации делопроизводства Общества являются Организации, входящие в Общество:ООО «Управляющая Компания «НефтеТрансСервис»АО «НефтеТрансСервис» - основная компания, имеет как обособленные подразделения, так и просто филиалы без юридического образованияООО «Техкомплекс»ЗАО «Промтрансинвест»ООО «Промывочно-пропарочный комплекс «Дземги»ООО «Промывочно-пропарочная станция «Нефтяная»ООО «Л-Транс»ООО «ТрансПром».Автоматизации делопроизводства подлежат все подразделения, данных Организаций.Территориально Общество распределено по территории РФ, работы будут проводиться в Москве, или с использованием удаленного доступа.3.2 Описание текущего ИТ-ландшафта в части планируемой автоматизации