Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в организации включает те же разделы, что и инструкция по общему делопроизводству, но в ней необходимо отразить особенности работы с конфиденциальными документами.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 10.11.2023
Просмотров: 36
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
 | Российский государственный социальный университет |
Итоговое практическое задание
по дисциплине
«Организация и технология
документационного обеспечения
управления»
| ФИО студента | Загорулько Мария Федоровна |
| Направление подготовки | Документоведение и архивоведение |
| Группа | ДОУ-Б-01-3-2019-1 |
Москва 2023
ИТОГОВОЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Москва 2022
7 семестр
Подготовить перечень разделов инструкции по работе с конфиденциальными документами
За основу взять не менее 5 различных инструкций (найти)
Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в организации включает те же разделы, что и инструкция по общему делопроизводству, но в ней необходимо отразить особенности работы с конфиденциальными документами.
Включает следующие разделы:
-
Общие положения -
Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности -
Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности -
Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности -
Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности -
Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела -
Хранение и уничтожение документов с грифами конфиденциальности -
Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства.
Отдельным разделом в Инструкцию по конфиденциальному делопроизводству также можно включить пункт о работе с машинными носителями с грифами конфиденциальности, определяющий порядок их учёта, записи, хранения, передачи и уничтожения. Инструкцию утверждают приказом руководителя.
Раздел «1. Общие положения» включает в себя:
-
определение сферы действия инструкции (на какие документы и бизнес-процессы распространяется), назначение инструкции (цель создания и утверждения документа); -
наименование законодательных актов, локальных нормативных актов вышестоящей организации, непосредственно организации, на основании которых разработана данная инструкция; -
ссылки на локальные нормативные акты, которыми определено, какие документы имеют гриф конфиденциальности; -
термины и определения, используемые в инструкции; -
определение перечня основных участников процесса работы с конфиденциальными документами, распределение зон ответственности: кто осуществляет ведение и контроль ведения конфиденциального делопроизводства; -
ответственность за нарушение установленных норм.
Раздел'>Раздел «2. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности».
В данном разделе Инструкции детально прописываются все особенности оформления документа с грифами конфиденциальности, с обязательным приведением примеров оформления и расположения специальных служебных отметок, которые не проставляются на документах общего делопроизводства. Примеры оформления реквизитов документов ограниченного доступа в соответствии с действующим ГОСТ Р 7.0.97-2016: грифа конфиденциальности, регистрационного номера, номеров страниц, адреса, списка рассылки, наличия приложений и пр.
Раздел «3. Учёт и регистрация документов с грифами конфиденциальности».
Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется в специальных журналах:
-
для входящего документа: 123-КТ или 453-К; -
исходящего документа: 14-12-03/1526-КТ или 12-04-ШФ/12-К; -
внутреннего документа: 123/СЗ-КТ или 14-12-52/56-СЗ-К.
В любом случае правила номерообразования для каждой группы документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству. В регистрационной базе документов общего делопроизводства в этом случае делается отметка о регистрации документа с грифом конфиденциальности, информация о документе в базу не заносится. Передача документов с грифами конфиденциальности после их учета внутри организации производится только под роспись в журналах регистрации.
В этом же разделе расскажите, как заполнять журналы регистрации, в том числе журнал:
-
учёта внутренних документов ДСП; -
регистрации внутренних и внешних конфиденциальных документов; -
регистрации и учета входящей конфиденциальной корреспонденции; -
регистрации, учета и прохождения документов с грифом ДСП.
Образцы этих журналов оформляются как приложения к инструкции по конфиденциальному делопроизводству.
Раздел «4. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности».
Любое перемещение документов между структурными подразделениями необходимо производить через подразделение, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с внесением соответствующей информации в учетные формы.
Отправку конфиденциальных документов сторонним организациям целесообразно осуществлять только с сопроводительными письмами. Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется заказными почтовыми уведомлениями с описью вложения, экспресс-почтой или нарочным.
При отправке конфиденциальных документов применяют двойное пакетирование (вкладывание конверта в конверт): на внутреннем конверте указывается номер исходящего письма и соответствующий гриф конфиденциальности, на внешнем конверте указывается адрес получателя и номер исходящего письма без грифа конфиденциальности.
При необходимости документы могут передаваться адресату лично под роспись на визовом экземпляре или на реестре передачи документов.
Раздел «5. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности».
Снятие копий с документов с грифами конфиденциальности должно производиться ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства только при наличии четкого письменного указания уполномоченного руководителя, например, на основании резолюции на служебной записке заинтересованного подразделения.
Все дополнительно снятые копии должны быть обязательно учтены в журнале учета конфиденциальных документов, в который занесены учетные данные копируемого документа: указывается номер экземпляра копии размноженного документа, реквизиты документа, на основании которого изготовлена копия.
Номер экземпляра проставляется на каждом размноженном документе и обычно состоит из номера экземпляра документа, с которого снимается копия, и порядкового номера копии через косую черту, например: экз. № 1/2, где 1 — номер экземпляра документа, с которого снимается копия, 2 — порядковый номер снятой копии.
На обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра, с которого снималась копия, делается запись (или проставляется штамп) с указанием количества копий, их номеров, рассылки по экземплярам, фамилии исполнителя и даты.
Заверяются копии конфиденциальных документов по общим правилам.
Раздел «6. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела».
В номенклатуру дел организации в обязательном порядке включаются дела с грифами конфиденциальности и журналы учета конфиденциальных документов. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к соответствующему номеру дела добавляется отметка «КТ» («коммерческая тайна») или «К» («конфиденциально»).
Наименование грифов конфиденциальности выносится и на обложку дела. После исполнения документы подшиваются в соответствующие дела. Документы с грифами конфиденциальности группируются в дела отдельно от документов общего делопроизводства. Все дела с грифами конфиденциальности независимо от срока их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела и заполняется по мере подшивки в дело документов.
Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, делается итоговая запись о количестве подшитых в дело листов по состоянию на 31 декабря каждого года. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.
По окончании календарного года дела с грифами конфиденциальности просматриваются полистно Экспертной комиссией и при необходимости принимается решение о перегруппировке документов дел.
Прием дел с грифом конфиденциальности в архив осуществляется по отдельному акту приема-передачи и отдельной описи (чаще всего составляются отдельные на дела с грифом «Коммерческая тайна» и на дела с грифом «Конфиденциально»).
Раздел «7. Хранение и уничтожение документов с грифами конфиденциальности».
Документы с грифами конфиденциальности должны храниться в запираемых шкафах и/или сейфах отдельно от дел общего делопроизводства. Вынос документов с грифами конфиденциальности запрещается или осуществляется по специальному разрешению при уведомлении службы безопасности организации.
Проведение экспертизы ценности документов с грифами конфиденциальности, рассмотрение и утверждение ее результатов, выделение документов с грифами конфиденциальности к уничтожению производится аналогично документам общего делопроизводства (данный порядок обычно закреплен в Инструкции по делопроизводству в организации).
Непосредственно перед уничтожением необходимо произвести сверку записей в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности с их фактическим наличием. Факт уничтожения подтверждают подписи членов экспертной комиссии в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности. После уничтожения документов в соответствующих журналах регистрации делают записи с указанием номера и даты акта об уничтожении документов (например: «Уничтожено. Акт от № »).
Раздел «8. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства».
Внутренние проверки состояния конфиденциального делопроизводства проводят в организации не реже раза в год. При проведении проверки специально созданной приказом по организации комиссией осуществляются следующие действия:
-
проверяется выполнение требований Инструкции по конфиденциальному делопроизводству; производится сверка наличия дел и документов с выборочным полистным просмотром документов; -
контролируется правильность ведения учета документов с грифами конфиденциальности; проверяется порядок хранения документов с грифами конфиденциальности; -
формируются предложения о снятии грифа конфиденциальности (с последующим вынесением на рассмотрение Экспертной комиссией организации).
Проверки осуществляются по имеющимся в организации учетным документам. Результаты проверки оформляют актом, в котором подводят итоги проверки конфиденциального делопроизводства, отмечают выявленные недостатки и дают предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.