Добавлен: 22.11.2023
Просмотров: 78
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Реферат на тему: Основа деловых коммуникаций
Реферат на тему: Основа деловых коммуникаций
Содержание:
Введение
Формы делового общения
Деловая беседа
Деловой разговор по телефону
Деловая встреча
Деловая дискуссия
Публичные выступления
Заключение
Список литературы
Введение
Ни для кого не секрет, что общение – важная часть ведения бизнеса. Регулярно общаясь с коллегами, начальством, подчиненными, клиентами, мы узнаем об их интересах, потребностях, показываем себя, представляем свои результаты. Без умения четко и тактично излагать свои мысли, а также слушать других невозможно реализовать то, что вы хотите. Деловое общение – это определенно искусство, в котором тактичность и чувство контакта с партнером играют важную роль. При этом уже появились определенные приемы и практики, которые рекомендуют, как правильно и легко излагать свои мысли; какие слова лучше всего подходят для выбранной темы и для данной обстановки; в каких случаях стоит сосредоточиться на личности партнера, а в каких – на его деятельности и т. Д.
Нельзя обойтись без культуры делового общения в сфере экономических, юридических, дипломатических, коммерческих и административных отношений. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое стало теперь неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: руководителя, руководителя всех уровней, помощника, сотрудника. Для достижения высоких результатов практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором информации, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения бизнеса, о принципах делового общения.
Культура делового общения способствует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношений) эффективность: будут ли эти отношения реализованы успешно в интересах партнеров или станут бессмысленно, неэффективно или вообще прекратится, если партнеры не найдут взаимопонимания. Особенностью делового общения является его регламентация, т.е. подчинение установленным правилам и ограничениям.
Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью формальности, конкретными целями и задачами коммуникаторов, а также национальными и культурными традициями и социальными нормами поведения.
Они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде требований этикета, ограничений по временным рамкам общения.
В зависимости от различных характеристик деловое общение делится на:
Устный или письменный (по форме речи);
Диалогический или монологический;
Межличностный или публичный;
Прямой или косвенный;
Контактный или тройной.
Все эти факторы делового общения формируют характерные черты деловой речи. Так, если деловая письменная речь имеет книжную окраску, то деловая устная речь вбирает в себя черты разных стилей, в том числе разговорной.
Деловой монолог – это непрерывное высказывание одного человека. Он относительно непрерывен, последователен и логичен, имеет относительную завершенность и сложен по структуре. Диалог предназначен для взаимодействия двух и более собеседников, и при обмене информацией речевые партнеры могут менять свои роли. Диалог спонтанный (как правило, его нельзя спланировать заранее), эллиптический (фразы более замысловатые, короче, чем в монологе), выразительный. Дистанционное опосредованное общение (телефонный разговор, отправка почты и факсов, пейджинговая связь и т. Д.) Отличается от контактного, прямого, повышенного внимания к интонационному образцу речи (устное общение), краткости и регламентированности, неспособности использовать жесты и визуальные объекты. Как носители информации.
Деловое общение – это широкий спектр жанровых видов письменного и устного общения.
Деловая письменная речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, закрепляющими общественно-правовые отношения – договорами (соглашениями), соглашениями и всеми видами сопутствующих документов.
Устная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и др.
Встречи, встречи – это особый вид протокольного общения, в котором по большей части представлена деловая речь монолога, не только письменного характера, но и существующая сразу в двух формах – устной и письменной.
Сегодня сфера делового общения расширяется. Реклама, светское общение становятся неотъемлемой частью делового общения. Успех предприятия или бизнеса сегодня во многом зависит от умения представить свои позиции в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенциального партнера и произвести благоприятное впечатление.
Поэтому, помимо читаемой монологической речи, в практику делового общения все чаще включаются подготовленные, но нечитабельные монологические речи (презентационная, торжественная, вступительная речь на различных встречах), поздравительные письма, этикетные тосты.
Владение всеми перечисленными жанрами делового общения – часть профессиональной компетенции современного лидера или менеджера.
Формы делового общения
Общепринятыми формами делового общения в работе менеджеров любого предприятия являются деловые беседы, встречи, встречи, переговоры, конференции, различные деловые встречи.
Конкретными жанрами делового общения можно считать диспут, дискуссию, полемику, дебаты, дебаты, которые часто являются составными частями таких форм делового общения, как встречи, встречи и конференции, а также могут иметь самостоятельное значение.
К особенностям каждой формы делового общения можно отнести следующие критерии:
Цель мероприятия (почему?);
Контингент участников (кто? С кем? Для кого?);
Регулирование (как долго?);
Коммуникативные средства реализации намерений (как?);
Организация пространственной среды (где?);
Ожидаемый результат (какой? Какой выход?).
Деловая беседа
В деловом общении существует самостоятельное понятие деловой разговор. Под деловым разговором понимается и деловая встреча, и деловой разговор, и устный контакт между сотрудниками, выполняющими одно и то же задание. Цель деловой беседы – убедить партнера, собеседника принять конкретные предложения. Во время деловой беседы происходит обмен информацией между специалистами, занимающимися одной проблемой, поиск новых решений, координация работы, поддержание контактов.
Руководители должны понимать смысл деловой беседы, четко понимать правила организации деловой беседы и эффективно использовать этот вид управленческой деятельности для выработки эффективных решений. К основным функциям любого делового разговора относятся: инициирование инновационной деятельности и процессов; контроль и координация уже начатых мероприятий, действий; обмен информацией; взаимное общение сотрудников одной организации, межличностные и деловые контакты; поддержание деловых контактов с партнерами во внешней среде; поиск, продвижение и доводка новых идей и идей; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.
Выделяют следующие этапы деловой беседы:
Подготовительные мероприятия;
Начало разговора;
Информирование присутствующих и обоснование предложенных положений;
Конец разговора.
Подготовительные мероприятия могут быть разного характера. Чаще всего их проводят по следующей схеме. Определяется тема для обсуждения и состав участников предстоящей дискуссии. Планируется предварительная дата и место встречи.
Менеджер должен четко понимать цель встречи и наметить примерный план ее проведения. Конечно, многие детали будущего обсуждения невозможно предвидеть, но хорошо продуманный план – это инструмент, с помощью которого вы можете вести деловой разговор.
На этом этапе тщательно собирается и изучается информация по теме разговора. Источниками информации могут быть научные труды и отчеты, специальная литература, статистические сводки, отчетно-плановые материалы предприятий, служебные записки, личная информация и т. Д. Руководитель, готовящий деловую беседу, или группа сотрудников, которую он возглавляет, четко классифицируют и анализируют собранная информация. Обработанный и систематизированный материал наполняет конкретным содержанием предварительный план разговора.
В начале беседы внимание всех присутствующих фиксируется на цели беседы, предлагается заранее разработанный план ее обсуждения. Инициатору разговора необходимо выработать правильное и правильное отношение к собеседнику, так как начало разговора является мостиком между партнерами по деловому общению. Задачи первого этапа беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для разговора; привлечение внимания к теме интервью; пробуждение интереса к разговору; перехват инициативы (при необходимости).
Успех дела во многом зависит от следующего этапа: информирования присутствующих и обсуждения выдвинутых предложений.
Текст сообщения необходимо предварительно отредактировать, он должен быть лаконичным и четким по формулировке; аудитория должна быть проинформирована об источниках информации, достоверности выполненных расчетов. Желательно проиллюстрировать сообщение наглядным материалом. Выдвигаемые предложения должны быть аргументированы. При аргументировании необходимо помнить о личности собеседника, использовать понятную ему терминологию.
Деловую беседу следует заканчивать, когда она достигла кульминации, то есть когда очевидно, что ваши собеседники удовлетворены полученными от вас ответами. Особое внимание следует уделить подведению итогов в конце беседы. Ключевые сообщения должны быть сформулированы четко и кратко.
Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется тема разговора, круг вопросов, которые желательно обсудить, основные намерения, которые необходимо реализовать. При проведении собеседований часто используются самые разные документы и материалы, их тоже нужно подготовить заранее. Особое внимание следует уделить проработке хода беседы: продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить правила и место разговора; определить его стратегию и тактику. С другой стороны, нельзя прерывать речь собеседника; отрицательно оценивать его высказывания; подчеркните разницу между собой и своим партнером; резко ускорить темп разговора; вторгаться в личный кабинет партнера; постарайтесь обсудить вопрос, не обращая внимания на то, что партнер взволнован; не хотят разбираться в психическом состоянии партнера на момент интервью.
Исследователи выделили факторы, позволяющие успешно провести деловую беседу:
Профессиональные знания позволяют реализовать высокую объективность, достоверность и глубину изложения информации, а также освоить ситуацию;
Ясность позволяет связать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, преуменьшения;
Наглядность – максимальное использование иллюстративных материалов (документов, источников информации, таблиц, схем и т. Д.), общеизвестных ассоциаций и параллелей – снижает абстрактность изложения информации;
Постоянная сосредоточенность – нужно постоянно держать в уме основные задачи разговора и в какой-то мере знакомить с ними собеседника;
Ритм – усиление интенсивности разговора по мере приближения к концу;
Повторение – повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринимать информацию;
Элемент неожиданности – продуманная, но неожиданная для собеседника увязка деталей и фактов;
Насыщение рассуждений – необходимо обеспечить, чтобы во время разговора чередовались взлеты, когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и спады, которые используются для вдоха и закрепления мыслей и ассоциаций собеседника;
Рамки передачи информации – французский писатель и мыслитель Вольтер однажды сказал: Секрет скуки в том, чтобы все рассказывать; юмор и ирония – в определенной ситуации и дозе они поднимают настроение собеседников, их готовность воспринимать даже неприятные стороны разговора.