Файл: Порядок разработки и утверждения.docx

порядок

разработки и утверждения

внутренних нормативных документов

***

Разработал ____________ /____________	Согласовано ______________/____________ _____________/ _____________	Утверждаю ____________/_______________ «____»____________20___ г.
Ревизия № ______

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения

1. 
   Назначение настоящего документа: упорядочить создание организационных правил в ***, которые должны повысить эффективность организации деятельности и взаимодействия всех работников компании; зафиксировать и распространить лучший опыт.
   

2. 
   Порядок разработки и утверждения внутренних нормативных документов *** (далее Порядок) определяет требования к структуре и содержанию, порядок разработки, согласования, корректировки и утверждения внутренних регламентирующих (нормативных) документов *** (далее Компании).
   

3. 
   Действие Порядка распространяются на всех руководителей и сотрудников Компании, ее подразделений и управляемых обществ, принимающих участие в создании, утверждении и корректировке внутренних регламентирующих документов.
   

4. 
   Настоящий Порядок действует наряду с утвержденными стандартами СМК, действующими в структурных подразделениях.
   

5. 
   Право доступа к настоящему Порядку имеют все должностные лица, отделы и службы, на которых распространяется действие настоящего Порядка.
   

6. 
   Настоящий Порядок утверждается Генеральным директором Компании, его выполнение контролируется Службой организационного развития Управляющей компании.
   

7. 
   Термины и сокращения:
   

---

• 
  Владелец процесса - руководитель или специалист, в чье целевое назначение и сферу ответственности входит обеспечение выполнения данного процесса и ответственность за его результат
  
• 
  Внутренняя регламентирующая (нормативная) документация, Корпоративные стандарты, регламенты – документы икомплекты документов, предназначенные для установления правил и порядка выполнения деятельности и процессов, требующих согласованного участия работников. Внутренняя нормативная документация определяет требования и порядок выполнения определенного вида деятельности в Компании, обязательный для исполнения в Компании. Есть разные виды такой документации.
  
• 
  Политика – документ, содержащий основные принципы и правила организации деятельности, принятые и исполняемые в компании, с помощью которых достигается согласие в работе, при достижении целей.
  
• 
  Руководство, концепция – документ, в котором описывается общий замысел, формулируются основные цели и принципы, обозначаются основные направления действий.
  
• 
  Положение – документ, регламентирующий организацию работы структурных подразделений, или по выполнению определенного вида деятельности (Положение о подразделении, Положение о системе оплаты труда, и пр.).
  
• 
  Правила – документ, содержащий основные требования к выполнению определенного вида деятельности в Компании.
  
• 
  Порядок, Регламент - документ, определяющий процедуру выполнения процесса или вида деятельности в Компании.
  
• 
  Бизнес-процесс (процесс) - последовательность действий, направленных на достижение поставленных целей, получение заданного результата;
  
• 
  Владелец процесса – руководитель, в чье целевое назначение и сферу ответственности входит обеспечение выполнения данного бизнес - процесса и ответственность за его результат;
  
• 
  Ответственный – руководитель или специалист компании, отвечающий за разработку проекта Регламента и назначенный Владельцем процесса.
  
• 
  Проект документа - разработанный вариант документа, содержащий обоснованные положения и требования, оформленный в соответствие с установленными требованиями и подготовленный для рассмотрения заинтересованными лицами.
  
• 
  Ревизия документа– проверка документа на актуальность и внесение в него, при необходимости, изменений.
  

---

2. Общие принципы разработки внутренних нормативных документов

2.2 Назначение внутренних регламентирующих документов:

• 
  определять и фиксироватьправила, по которым работает Компания, по основным областям деятельности (организационная структура, финансы, персонал, рынок, производство, качество и пр.);
  
• 
  согласовывать и оптимизировать действия всех участвующих лиц по выполнению целей, задач и планов Компании.
  

2.3 Системы внутренних регламентирующих документов должна соответствовать принципам:

• 
  Бесконфликтность: каждый из документов не должен вступать в противоречия с другими документами;
  
• 
  Удобство для пользователей: документ должен быть удобен, как для первичного ознакомления с ним, так и для последующего постоянного применения;
  
• 
  Гибкость - документ должен быть таким, чтобы его актуализация не требовала значительных затрат времени и сил.
  

2.4 Уровни внутренних регламентирующих документов, по степени детализации

• 
  Первый уровень: содержат общие подходы, принципы, идеологию (политики, концепции, оргструктура, положение об оргструктуре, руководство по качеству);
  
• 
  Второй уровень: содержат описание требований и действий (стандарты СМК, положения об отделах, должностные инструкции руководителей, регламенты процессов, правила, порядки, классификаторы и справочники);
  
• 
  Третий уровень: содержат детальное описание действий по выполнению узких задач (должностные инструкции работников, рабочие инструкции, документированные процедуры, технологические карты, шаблоны документов).
  

5. 
   Общие правила разработки, согласования и утверждения внутренних регламентирующих документов.
   

1. 
   Оргструктура, должностные инструкции и положения о подразделениях:
   

• 
  оргструктуры, положения о службах, должностные инструкции директоров и подчиненных ему руководителей Управляющей компании и управляемых обществ разрабатывает Служба организационного развития Управляющей компании, согласуют директора и руководители соответствующих служб, утверждает Генеральный директор;
  
• 
  положения об отделах и должностные инструкции руководителей отделов и ведущих специалистов разрабатывают руководители служб, согласует Заместитель генерального директора по организационному развитию, утверждает руководитель Управляющей компании/управляемого общества;
  
• 
  Должностные инструкции работников разрабатывает непосредственный руководитель, согласует руководитель службы и утверждает руководитель Управляющей компании/управляемого общества
  

---

Подробно правила разработки, согласования и утверждения этих документов определены в «Порядке разработки, согласования и утверждения положений о подразделениях и должностных инструкций ***.

2. 
   Документы первого уровня:
   

• 
  разрабатывают руководители служб Управляющей компании или управляемых компаний, отвечающие за эту область (владельцы процесса);
  
• 
  согласуют руководители управляемых компаний, Заместитель генерального директора Управляющей компании по этому направлению
  
• 
  утверждает Генеральный директор; возможно утверждение Заместителем генерального директора, если это определено дополнительно.
  

1. 
   Документы второго уровня:
   

• 
  разрабатывают руководитель и работники службы (отдела), отвечающей за эту область;
  

согласует Заместитель руководителя по этому направлению в данном структурном подразделении; возможно дополнительное согласование Заместителем генерального директора, если это определено дополнительно;

• 
  утверждает руководитель данного структурного подразделения.
  

1. 
   Документы третьего уровня
   

• 
  разрабатывают руководитель и работники службы (отдела), отвечающей за эту область;
  

• 
  согласует Заместитель директора по этому направлению в данном структурном подразделении (Управляющей компании или управляемого общества);
  

утверждает руководитель данного структурного подразделения (Управляющей компании или управляемого общества).

5. 
   Подробно процедура разработки, согласования и утверждения внутренних регламентирующих документов определена в разделах 4, 5 настоящего документа.
   

2. Структура и содержание разделов внутренних регламентирующих документов (кроме должностных инструкций и положений о подразделениях)

1. 
   Структура и требования к содержанию разделов Должностных инструкций и положений о подразделениях определены в ««Порядке разработки, согласования и утверждения положений о подразделениях и должностных инструкций ***.
   

2. 
   При разработке внутренних регламентирующих документов необходимо придерживаться следующей структуры документа:
   

---

1. 
   Титульный лист: должен быть оформлен по стандарту, принятому в Компании (определены в Приложении к «Правилам оформления документации в ***).
   

2. 
   Общие положения – в разделе должно быть определено¹:
   

• 
  Цель (назначение) документа, круг каких задач должен решать;
  
• 
  Область применения: на кого распространяется действие документа;
  
• 
  Нормативные ссылки
  
• 
  Кем утверждается документ, кто контролирует его выполнение;
  
• 
  Право доступа: круг лиц, имеющих право доступа к Регламенту;
  
• 
  Термины и сокращения, принятые в Регламенте;
  

3. 
   Порядок действий. Содержание раздела – описание процедуры выполнения работы, порядка действий по решению определенных задач². В описании порядка выполнения работ должно быть определено
   

• 
  Последовательность действий, исполнители (описание, схема);
  
• 
  Результаты действий (документы), кому передаются;
  
• 
  Сроки выполнения (если применимо);
  
• 
  Ссылки на внешние и внутренние нормативные документы;
  
• 
  Другие условия (если необходимо).
  

Раздел описывается в произвольной форме, как последовательность шагов.

4. 
   Ответственность: закрепляется за должностными лицами ответственность за исполнение соответствующих пунктов документа.
   

5. 
   Заключительные положения.
   

• 
  Порядок внесения и утверждения изменений;
  
• 
  Порядок хранения и предоставления;
  
• 
  Срок действия; сроки ревизии документа (если применимо).
  

6. 
   Листы ознакомления и внесения изменений: в соответствии с принятым стандартом этих листов (определены в приложении к «Правилам оформления документации в ***).
   

7. 
   Приложения. Содержит необходимые дополнительные сведения, формы документов, на которые ссылается настоящий документ.
   

3. 
   Для каждого конкретного документа названия разделов и подразделов определяются индивидуально, при этом содержание, определенное в п.3.2 должно быть отражено, где это применимо.
   

4. 
   Для некоторых видов внутренних документов могут быть установлены свои дополнительные требования (документы СМК, технологические регламенты и пр.), при этом требования настоящего Порядка остаются обязательными там, где не противоречат дополнительным требованиям.
   

---