Файл: Порядок разработки и утверждения.docx

5. 
   Дополнительно к некоторым документам (например, концепция) могут потребоваться план действий и бюджет; это определяется дополнительно руководителем, инициирующим разработку такого документа.
   

3. Порядок разработки, корректировки, согласования и утверждения внутренних регламентирующих документов

1. 
   Внутренний регламентирующий документ (далее регламент) должен создаваться в том случае, если:
   

• 
  важная область деятельности или процесс в компании не формализованы, и это создает повторяющиеся трудности у участников этой деятельности, для подразделения или компании в целом;
  
• 
  изменяется или появляется новая область деятельности (бизнес – процессы);
  

2. 
   Список необходимых внутренних регламентов создается руководителями служб Управляющей компании и управляемых обществ, исходя из основных направлений деятельности, взаимодействия между подразделениями, стратегических задач и планов.
   

3. 
   Предложение на разработку внутреннего регламента может поступать от любого руководителя, участвующего в соответствующей деятельности. Запрос на разработку регламента поступает Владельцу процесса, который оценивает необходимость его разработки и внедрения (Служебная записка).
   

4. 
   Если регламент действительно срочно необходим (его отсутствие создает трудности в работе), то в течение 3 рабочих дней Владелец процесса проверяет, есть ли утвержденные документы, регламентирующие эту деятельность (процесс, выполнение задачи) в Компании. Если разработка Регламента не актуальна и не срочна, Владелец процесса направляет письменный отказ с объяснением причин автору запроса (не дольше 3 рабочих дней).
   

5. 
   В случае наличия в Компании регламента, соответствующего запросу, Владелец процесса должен в течение 3 рабочих дней оценить:
   

• 
  причины бездействия или неадекватной работы регламента;
  
• 
  актуальность;
  
• 
  ответственных за работу всего регламента и отдельных его пунктов.
  

6. 
   Если необходимы незначительные изменения, то они вносятся в документ Владельцем процесса в рабочем порядке и отмечаются в листе согласования. Информация о внесенных изменениях передается всем руководителям, отделов, участвующим в выполнении этого документа; устаревшая версия документа в электронной папке в общем доступе должна быть заменена на новую. К незначительным изменениям относятся:
   

---

• 
  корректировка названий должностей или подразделений, подчиненности;
  
• 
  уточнение действий и функций, не меняющих порядок выполнения деятельности в целом
  

7. 
   Если выявлено, что причина в невыполнении регламента должностными лицами, то Владелец процесса готовит служебную записку на имя руководителя службы, в которой работает этот работник, или директора подразделения, с предложением мер по обеспечению выполнения регламента.
   

8. 
   Если определена необходимость существенного изменения действующего регламента или создания нового, Владелец процесса в течение 3 дней формирует задание на его разработку:
   

• 
  цель, примерная структура и содержание документа;
  
• 
  ответственный (Разработчик) и участники изменения или разработки проекта документа;
  
• 
  круг лиц, согласующих Регламент - определен в п.2.5. настоящего документа (если в регламенте затрагиваются вопросы правового характера, регулируемые законодательством РФ, то его дополнительно, согласует юрисконсульт подразделения);
  
• 
  предполагаемый результат внедрения.
  

9. 
   Владелец процесса выдает задание Разработчику на разработку или изменение существующего Регламента.
   

10. 
    Разработчик в течение 3-10 рабочих дней формирует проект документа, в соответствии с настоящим Порядком, и предоставляет его Владельцу процесса и согласующим лицам для корректировки. Более точно срок определяется Владельцем процесса при выдаче задания. При формировании проекта документа Разработчик проводит необходимые согласования и обсуждения с Владельцем процесса и работниками Компании, участвующими в этой деятельности. Окончательны
    

11. 
    Порядок согласования проекта регламентирующего документа:
    
    1. 
       Владелец процесса и согласующие лица рассматривают документ в течение 2 рабочих дней с момента поступления им проекта документа, при необходимости вносят свои замечания, корректировки и предложения и передают Разработчику с листом согласования (Приложение 1).
       
    2. 
       Очередность прохождения согласований: Владелец процесса, должностные лица по иерархии, по возрастающей.
       
    3. 
       После согласования Владельцем процесса, для ускорения согласований, возможно одновременно передать проект документа всем согласующим лицам, если они не возражают.
       
    4. 
       Очередность согласований определяет Владелец процесса и фиксирует в Листе согласования. При параллельном согласовании Лист согласований выдается каждому.
       

---

12. 
    Согласующие лица вносят замечания и предложения в рамках своей компетенции, к относящимся к их области деятельности разделам.
    

13. 
    Разработчик в течение 2 рабочих дней после поступления ему листов согласования вносит корректировки, устраняет замечания и передает скорректированный проект документа с листами согласования согласующим лицам.
    

14. 
    Разработчик имеет право не учитывать все поступившие предложения и замечания в полной мере, если это противоречит назначению документа и/или приводит к необоснованному усложнению его выполнения. При этом Разработчик обосновывает это на Листе согласования.
    

15. 
    Согласующие лица, у которых были замечания, в течение 2 рабочих дней проводят дополнительные согласования, ставят отметки об устранении замечаний в листах согласования и предают их с проектом документа Разработчику.
    

16. 
    При окончательном согласовании ставится отметка о согласовании на титульном листе документа. На титульный лист выносятся следующие согласования: Владельца процесса, руководителя соответствующей службы управляемого общества и/или Управляющей компании, директору управляемой компании.
    

17. 
    После устранения замечаний Владелец процесса окончательно согласует проект Регламента в течение 1 рабочего дня и утверждает его (если есть такие полномочия по этому документу), либо передает Генеральному директору/Исполнительному директору на рассмотрение.
    

18. 
    Генеральный директор/Исполнительный директор в течение 3 рабочих дней рассматривает проект документа, согласованный всеми лицами, включенными в список для согласования. При отсутствии замечаний утверждает Регламент. При наличии замечаний Генеральный директор возвращает проект документа Владельцу процесса на доработку.
    

19. 
    Владелец процесса в течение 2 рабочих дней устраняет замечания и передает откорректированный проект Регламента Генеральному директору/Исполнительному директору.
    

20. 
    Генеральный директор/ Исполнительный директор в течение 2 рабочих дней утверждает документ. Утвержденный документ вступает в действие с момента утверждения.
    

---

21. 
    При необходимости, одновременно с утверждением документа издается распоряжение о введение его в действие, и рассылается всем участвующим в его выполнении работникам. Распоряжение готовит Владелец процесса и передает вместе с окончательным проектом документа для утверждения.
    

22. 
    Утвержденный внутренний документ действует до его отмены или замены новым, распоряжением Генерального директора / Исполнительного директора.
    

23. 
    Действующие регламентирующие документы (оригиналы) хранятся в службе, ответственной за эту область деятельности, или у делопроизводителя. Более точно место хранения каждого документа может быть указано в конкретном документе.
    

24. 
    В каждом структурном подразделении компании должен быть назначен ответственный за ведение и обновление реестра всех действующих для этого подразделения внутренних регламентирующих документов.
    

25. 
    Электронный вариант утвержденных документов хранится на сервере структурного подразделения компании, в папке «Утвержденные документы», защищенной от изменений пользователями, кроме администраторов, имеющих права на замену и добавление документов.
    

3. Схема разработки внутренних регламентирующих документов (по разделу 4)

3. 
   Ответственность
   
   1. 
      Ответственность исполнения требований настоящего Порядка
      
      1. 
         Владелец процесса:
         

• 
  за полноту базы регламентирующих документов по его области деятельности, актуальность документов;
  
• 
  соблюдение сроков разработки проекта документа;
  
• 
  организацию и контроль согласований проектов документа,
  
• 
  контроль исполнения настоящего Порядка при разработке документа
  

1. 
   Разработчик регламента:
   

• 
  за соблюдение сроков разработки проекта документов,
  
• 
  за своевременность устранения замечаний и внесения изменений, согласование предложений и замечаний от согласующих лиц;
  

1. 
   Согласующие лица:
   

• 
  за своевременность рассмотрения и согласования проектов документов.
  

---

2. 
   Контроль соблюдение требований настоящего Порядка ответственными лицами возлагается на Заместителя генерального директора по организационному развитию.
   

3. Заключительные положения

1. 
   В настоящем Порядке установлены максимальные сроки и количество согласований; по возможности они должны быть сокращены, для более оперативного введения в действие необходимых документов.
   

2. 
   Изменения в настоящий Регламент вносятся в порядке, определенном в п.4.6. настоящего документа.
   

3. 
   Оригинал настоящего Порядка хранится в Службе организационного развития Управляющей компании. Порядок хранения и предоставления определен в пп. 4.22 - 4.25 настоящего документа.
   

4. 
   Срок действия настоящего документа: с момента введения его в действие распоряжением Генерального директора до прекращения его действия распоряжением Генерального директора.
   

5. 
   Срок ревизии настоящего документа: 1 год.
   

Приложение 1. Лист согласования

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Предмет: (наименование документа)

Ответственный исполнитель: Фамилия, инициалы

Занимаемая должность	Дата и время получения документа	Дата и время возврата документа	Отметка о наличии замечаний	Отметка об устранении замечаний (подпись)	Ф.И.О. и подпись должностного лица.

Замечания:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

---