Файл: Планирование в работе руководителя Таймменеджмент руководителя в системе.pdf

Планирование в работе руководителя
Тайм-менеджмент
руководителя в системе
государственного
и муниципального
управления
Цели изучения темы:
- изучение различных инструментов планирования времени руководителя.
Задачи темы:

изучение алгоритма планирования дня руководителя;

определение понятия контекста;

изучение техники и преимуществ контекстного планирования;

ознакомление с основами планирования на основе метода структурированного внимания.
В результате изучения данной темы Вы будете
Знать:

методы, техники, инструменты организации времени для самоорганизации и самообразования;

возможность применения хронометража для организации органов государственной власти.
Уметь:

вырабатывать рекомендации по оптимизации использования ресурса времени на основе анализа данных хронокарты;

использовать для организации и планирования командных мероприятий инструменты тайм-менеджмента.
Владеть:

навыками сбора, анализа, систематизации информации по теме организации времени;


навыком выявления причин потерь времени и выработки мер по их устранению.
Учебные вопросы темы:
1. Планирование дня. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.
Результато-ориентированное планирование (формула эффективной постановки задач).
2. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время. Два типа задач в работе руководителя. Определение понятия контекст. Основные типы контекстов. Определение понятия и задачи контекстного планирования. Техника контекстного планирования. Инструменты контекстного планирования.
3. Метод структурированного внимания. Планирование в работе руководителя на основе метода структурированного внимания. Горизонты планирования.
Вопрос 1. Планирование дня. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие,
бюджетируемые. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.
Результато-ориентированное планирование (формула эффективной
постановки задач)
Даже имея цель, трудно составить хороший план. Причина этого в том, что неосознанно планирование связывается в нашем представлении с «расписанием»,
«графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием
обычно понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени. Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке.
Нечто незапланированное и неожиданное врывается и ломает самый точный и детальный план.
Планирование в тайм-менеджменте – способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное.
Основная задача плана – помощь в принятии решений. Планирование не должно превращаться в самоцель, главным остается ориентир на результат.
Планирование дня. Результато-ориентированное планирование
Систематическое составление плана на день помогает структурировать все свои задачи, дела, и свою жизнь в целом. Поэтому план должен быть правильно составлен.
Пять правил эффективного планирования:
1. Письменный вид. Первое и главное условие успешного планирования – план должен быть материализован.
2. Регулярность. Регулярное составление плана на день помогает разгрузить память, освободить голову для творческих мыслей и идей.
3. Приоритетность. Составляя план, выделяйте приоритетные, ключевые задачи, что создает более четкую структуру задач.
4. Реалистичность. Планирование помогает оставаться в рамках реальности, мотивирует на выполнение задач, занесенных в план.
5. Гибкость планирования. План должен быть составлен таким образом, что при появлении любых неожиданных ситуаций, было бы легко его пересмотреть, внести изменения и дополнения.
Для ежедневного планирования можно использовать алгоритм
планирования дня. Просто списка задач на день может быть недостаточно: задач в

списке может быть много, но хватит ли на их выполнение времени? К тому же задачи могут быть разными: одни требуют конкретного времени для их выполнения (например, позвонить в строго определенное время и договориться о встрече с потенциальным партнером). Такие задачи называют жесткими. Есть и другие задачи, для которых нет конкретного времени исполнения, но сделать их тоже надо. Например, «сегодня надо найти сайты бизнес-инкубаторов» или
«заказать доставку воды». Такие задачи, которые можно сделать в течение дня, выбрать для их исполнения удобное время, называют гибкими: время для них заранее не определено, можно самостоятельно решать, когда их сделать. Но это не значит, что их можно откладывать.
«Надо более подробно изучить организационно-правовые формы регистрации бизнеса». Такие задачи, которые требуют значительного ресурса времени на их выполнение, называют бюджетируемые. Бюджетируемые задачи
– требуют значительного ресурса времени на их выполнение (более 1 часа). За один раз такие задачи выполнить бывает сложно, а порой и невозможно. Особенно, если одна задача может длиться более нескольких часов. Поэтому такие большие задачи, требующие 3-4, или более часов, легче разделять на «кусочки» (подзадачи) и выполнять по частям. И эти части-задачи включать в свой ежедневный план. С бюджетируемыми задачами часто встречаются при подготовке документов, финансовых расчетах, подготовке обоснования бизнес-проекта, подготовке презентаций.
Рис. 1. Гибкие задачи
В простом списке легко упустить важные задачи, оставить их «на потом».
Чтобы этого избежать и учесть все типы задач, рекомендуется использовать
алгоритм жестко-гибкого планирования дня из 5-ти шагов:
1. На сетке времени в ежедневнике (или в «календаре» электронного планировщика) сразу записать все жесткие задачи: «10.00 – планерка по Skype с партнерами по проекту» или «14.00 – 15.00 – видеоконференция с потенциальными заказчиками наших товаров с презентацией наших условий».

Рис. 2. Первый этап заполнения ежедневника
2. Гибкие, «не привязанные» к конкретному времени задачи записываем простым списком: все, что сегодня нужно сделать, решить, выполнить
(«позвонить…, узнать… найти… написать… составить… оформить» и др.).
Например, такие задачи, как «найти в интернете информацию о мерах по поддержке предпринимательства», «заполнить форму заявки на конкурс бизнес- проектов», «написать письмо потенциальному партнеру».
Рис. 3. Второй этап заполнения ежедневника
3. В списке гибких задач выбираем три самых главных задачи, которые сегодня нужно сделать обязательно. Выделяем их (переносим наверх списка, выделяем цветным маркером или любым другим удобным вам способом). Это – приоритетные задачи, которые сегодня обязательно должны сделать (даже если остальные задачи не получится выполнить).

Рис. 4. Третий этап заполнения ежедневника
4. Рядом с задачами, на выполнение которых потребуется больше одного часа (бюджетируемые задачи), записываем это количество времени. Например,
«найти в интернете информацию о мерах по поддержке социального предпринимательства» – 1 час; «заполнить форму заявки на конкурс социальных проектов» – 2 часа, «написать письмо потенциальному инвестору» – 1 час.
Рис. 5. Четвертый этап заполнения ежедневника
План готов. Теперь остается его только выполнять в течение дня. В такую систему записи легче вносить необходимые поправки, корректировать время, добавлять или удалять задачи.
5. В течение дня выполненные задачи удаляем из плана (или вычеркиваем, если пользуетесь бумажным ежедневником).

Рис. 6. Пятый этап заполнения ежедневника
План на следующий день составляется вечером, просматривается и корректируется утром и в течение дня в него вносятся необходимые изменения.
Список задач в плане на день должен быть грамотно составлен, ориентирован на достижение результата. Формулировки задач в плане должны давать ответ на вопрос: «Что сделать?» и отражать результат, который хотим получить.
Рис. 7. Результатно-ориентировочная формулировка
Вопрос 2. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время. Два типа
задач в работе руководителя. Определение понятия контекст. Основные
типы контекстов. Определение понятия и задачи контекстного
планирования. Техника контекстного планирования. Инструменты
контекстного планирования
Большинство задач при планировании очень трудно привязать к какому-то конкретному времени, для их исполнения важны удобные моменты, определенные обстоятельства, благоприятные для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства называются контекстами (или «кайросами»). А дела и задачи,

уместные при наличие определенных контекстов или контекста – называются
контекстными.
«Кайрос»: удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла.
Контекст – это условие или совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи.
Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре типа.
Рис. 1. Типы контекстов
1. Место. Решение задачи связано с определенным местом (В офисе, на даче, по дороге в налоговую…).
2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком, группой людей (друзья, семья, «когда увижу бухгалтера…», «если на совещании в зуме будет 10 и более человек…»).
3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая не зависящие от меня обстоятельства (если отменят локдаун… если примут новый регламент…).
4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от
моего состояния (вдохновение, состояние здоровья, настроение…).
Важно: работая над планом, выделить наиболее актуальные именно для вас контексты, и научиться эффективно использовать возможности, которые они открывают.
Система контекстного планирования строится на основе техники контекстного планирования.
Техника контекстного планирования:
1. Выделить типовые личные контексты, наиболее актуальные для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило, достаточно 5-9);
2. Составить список задач под каждый контекст;
3. При приближении контекста – просмотреть список соответствующих этому контексту задач.

Контекстное планирование учитывает не только временные рамки, но и
определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной
задачи.
Инструменты контекстного планирования:

ежедневник

стикеры, закладки для гибких задач

доски контекстного планирования
Рис. 2. Инструменты контекстного планирования
Обратите внимание, что ежедневник, стикеры, закладки – это
инструменты индивидуальной системы планирования. Доски контекстного планирования – инструмент командной работы и командного планирования.
Рис. 3. Доски контекстного планирования
Долгосрочное планирование
Для планирования достижения цели, используйте приведенную ниже таблицу.

Таблица 1.
Планирование достижения цели
Вопрос 3. Метод структурированного внимания. Планирование в работе
руководителя на основе метода структурированного внимания. Горизонты
планирования.
Метод структурированного внимания и горизонты планирования
Любой план – гибкая система, позволяющая оперативно вносить изменения, перемещать задачи, переносить их на более дальние или ближние сроки.
Оптимальным способом упорядочить огромное количество напоминаний о задачах и их перемещение является метод структурирования внимания (МСВ), разработанный и предложенный Г.А. Архангельским как основа эффективной системы планирования, учитывающая свойства внимания человека.
Структура внимания:

Сознание, может успешно работать только с одним объектом

Предсознание может контролировать 7+-2 объекта

Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов
В соответствии со структурой внимания выделяют:

фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7+-2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.

область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.
Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» об этом деле из области дальнего внимания в область ближайшего внимания. При этом, естественно, наименее необходимый объект из области ближайшего внимания нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7+-2. Это жесткое правило «перемещения через границы», которому стоит неукоснительно следовать для обеспечения эффективности системы.

Рис. 4. Правило перемещения через границы областей
Система планирования на основе метода структурированного
внимания (Горизонты планирования)
Наличие различных задач с разными сроками исполнения ставит перед нами проблему – как удержать все эти задачи под контролем. Для этого необходимо ввести три основных раздела в системе планирования:

ДЕНЬ – задачи на сегодня. План дня в ежедневнике.

НЕДЕЛЯ – среднесрочные задачи, выполнение которых предполагается в ближайшие неделю – месяц.

ГОД – долгосрочные проекты и задачи.
Временные рамки здесь определены не жестко, задачи могут выходить за границы определенного периода. Так, задачи горизонта планирования «День» могут быть решены в ближайшие 2-3 дня; Дела в разделе «Неделя» – требуют выполнения в течение 2-3 недель, а годового раздела – могут выйти за рамки периода. Важен не жесткий план на период, а строгое следование правилам перемещения задач между разделами.
Правила техники планирования «День – Неделя» в ежедневнике
(«Горизонты планирования»)
1. Вечером, планируя следующий день, просматривается раздел «Неделя».
Все задачи, ставшие актуальными, более важными, переносятся в раздел «День».
2. Один раз в неделю, составляя план на следующую неделю, просматривается раздел «Год» и все ставшее актуальным, переносится в раздел
«Неделя».
3. Задачи, дела, невыполненные, но потерявшие свою актуальность на данный период, могут быть перенесены в разделы более отдаленного временного периода (из раздела «Неделя» – в раздел «Год»).
Преимущества применения горизонтов планирования:

Позволяет не загонять себя в рамки жесткого планирования, прописывая детально свое будущее на неделю, месяц, оставлять поле для маневров.

Не терять из вида важные дела, гарантировать себе с помощью регулярного просмотра разделов, что нужные задачи будут решены в подходящее для этого время.

Рассмотренные выше инструменты, техники, приемы планирования применимы и используются в организации работы руководителей и специалистов органов государственного и муниципального управления. Система управления временем данной категории специалистов будет иметь свою специфику.
Познакомимся с основными специфичными элементами на примере организации времени и индивидуального планирования работы руководителей и служащих городской администрации.
1. Индивидуальное планирование работы руководителей и сотрудников осуществляется на использовании метода структурированного внимания: индивидуальные планы составляются на квартал, месяц, неделю, а также – индивидуальные ежедневные планы. Таким образом, техника «горизонты планирования» является основной при организации труда руководителей и сотрудников органов государственного и муниципального управления.
Применение данного метода позволяет определять приоритетные и второстепенные задачи и направления деятельности, оперативно реагировать на изменение ситуации.
2. Гибко реагировать на изменение обстоятельств позволяет не только разделение индивидуальных планов по горизонтам планирования, но и применение алгоритма жестко-гибкого планирования в ежедневных индивидуальных планах руководителей и сотрудников органов государственного и муниципального управления.
3. Контекстное планирование. При формировании индивидуальных планов рекомендуется использовать такие разделы (контексты), как:

приоритетные задачи, дела, направления работы (что необходимо сделать обязательно). в зависимости от того, для какого уровня планирования составляется данный раздел, в него будут входить задачи соответствующего уровня. например: для индивидуального квартального плана – в раздел заносятся все задачи, дела, вопросы, которые необходимо выполнить в течение квартала. в дальнейшем, при установлении точных сроков (периодов) исполнения задачи, она перейдет в раздел задач на месяц, неделю, и в конце – станет жесткой задачей в ежедневном плане руководителя или сотрудника;

встречи, поездки;

звонки;

на контроле (что важно проверить: документы, проекты, делегированные задачи).
Рекомендации для контекста приоритетных задач актуальны и для других разделов контекстного плана.
4. В качестве основных элементов системы недельного планирования руководителей и сотрудников городской администрации можно выделить следующие:
Таблица 2
Система недельного планирования руководителей и сотрудников городской
администрации
Глава городской
администрации
Заместитель главы
городской администрации
Руководитель
городского органа
власти
Работа с корреспонденцией
Работа с корреспонденцией Работа с корреспонденцией
Работа с заместителями
Работа с главой городской администрации
Работа с заместителем главы городской администрации