Файл: Методы и средства проектирования информационных систем и технологий Учет внутриофисных расходов.pdf

.
Методы и средства проектирования информационных систем и технологий
«Учет внутриофисных расходов»
Шайдинов С.Б.
Балаковский инженерно-технологический институт — филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Национальный исследовательский ядерный университет «МИФИ»
Балаково, Россия
Methods and design tools of information systems and technologies
"Accounting of intra office expenses"
Shaydinov S. B.
Balakovo Institute of Engineering and Technology of the National Research Nuclear
University MEPhI (Moscow Engineering Physics Institute)
Balakovo, Russia

ВВЕДЕНИЕ
В связи с развитием информационных технологий, они стали активно применятся в различных сферах человеческой деятельности, связанных с обработкой информации и представлением данных.
В современном обществе своевременная обработка информации способствует совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности. Каждая организация стремиться минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием информационных систем.
Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.
При разработке приложения необходимо также обеспечить выполнение всех требований к системе и налагаемых ограничений. В процессе проектирования основное внимание уделяется логическому решению, обеспечивающему выполнение основных требований.
Центральным элементом деятельности, ведущей к созданию информационной системы, является моделирование. Модели позволяют наглядно продемонстрировать желаемую структуру и поведение системы. Они также необходимы для визуализации и управления ее архитектурой. Модели помогают добиться лучшего понимания создаваемой нами системы, что зачастую приводит к ее упрощению и возможности повторного использования.
Наконец, модели нужны для минимизации риска.
Целью данного курсового проекта является моделирование информационной системы для учета внутриофисных расходов.

1 АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
1.1 Характеристика организации
Общей целью создания информационной системы «Учет внутриофисных расходов» является необходимость электронного ведения документации, отчетности по всем видам расходов внутри фирмы. Готовый программный продукт может использоваться на небольших предприятиях, в организациях, частных фирмах. Оператор ИС вносит всю необходимую информацию о расходах, для руководителей подготавливается отчетность. Любой сотрудник может посмотреть предельную норму расходов.
Данная информационная система должна решать следующие задачи:
1) добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;
2) контролировать денежные затраты на приобретение различного рода товаров;
3) предоставлять доступ к допустимым расходам любому сотруднику фирмы.
С помощью информационной системы можно будет создавать различного рода запросы, такие как: общее количество сотрудников, общая сумма расходов за определенное время, общее количество расходуемых материалов.
Дана предметная область «Учет внутриофисных расходов». Имеется небольшая частная фирма. Сотрудники фирмы имеют возможность осуществлять мелкие покупки для нужд фирмы, предоставляя в бухгалтерию отчетный документ. В базе данных должна отслеживаться информация о внутриофисных расходах. Фирма состоит из отделов. Каждый отдел имеет название. В каждом отделе работает определенное количество сотрудников.
Сотрудники могут осуществлять покупки в соответствии с видами расходов.
Каждый вид расходов имеет название, некоторое описание и предельную сумму средств, которые могут быть потрачены по данному виду расходов в месяц. При

каждой покупке сотрудник оформляет документ, где указывает вид расхода, дату, сумму и отдел.
Классы объектов:
1) сотрудники;
2) должность;
3) материалы;
4) отчетные документы;
5) расходы.
Возможное расширение информационной системы предполагает хранить данные о расходах по отдельным сотрудникам.
В результате работы проанализирована предметная область «Учет внутриофисных расходов», в связи с чем можно переходить к следующему этапу проектирования информационной системы. Анализ предметной области позволил выделить ее сущности, определить первоначальные требования к создаваемой информационной системе.
1.2. Назначение информационной системы
Информационная система – это совокупность программных и аппаратных средств, а также организационное обеспечение, которые все вместе оказывают информационную поддержку человеку в различных сферах его деятельности.
Информационная система это не только программный продукт и компьютеры с сетевым оборудованием, но и перечень регламентов и норм по эксплуатации системы, персонал, задействованный в процессах управления и администрирования всех ее компонентов и данные, которыми эта система управляет.
Руководство любой компании, внедряющей у себя новую информационную систему, должно для себя определить в первую очередь кто будет пользователем, администратором и поставщиком данных, а также как эксплуатация системы будет вписываться в существующее штатное расписание, согласовываться с действующими нормативными документами и, наконец,

соответствовать текущим целям и миссии компании в целом. Только ответив на эти вопросы, можно задумываться о том, какие потребуются аппаратные средства, и сколько будет стоить программное обеспечение.
В зависимости от предметной области информационные системы могут весьма значительно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации.
Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.
•
Информационные системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным.
•
Информационные системы ориентированы на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией в области вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции и в то же время не дает ему возможность выполнять какие-либо лишние действия.
Рисунок 1 – Основные компоненты информационной системы организации
К основным компонентам относятся: сбор данных, обработка данных, хранение данных, создание отчетов.
Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных.
Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:
•
классификация одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей. Пример. При расчете заработной платы каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т.п.
•
сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
•
вычисления, включающие арифметические и логические операции.
Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;
•
укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.
Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования. Для их хранения создаются базы данных.
Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.
1.3. Пользователи и функции пользователей ИС
Целью создания информационной системы является автоматизация процессов. Пользователями данной информационной системы будут являться сотрудники офиса. В информационной системе должен быть обеспечен ввод и хранение информации о сотрудниках, информация о материалах, хранение

информации о расходах. Поэтому входными данными для проектирования информационной системы должны быть следующие характеристики:
•
информация о пользователях: ФИО, дата рождения, телефон, адрес, должность;
•
информация о расходах: описание, название материалов, стоимость материалов;
Информационная система должна выполнять следующие задачи:
•
предоставлять информацию о расходах в офисе за определенный период;
•
предоставлять возможности вносить или изменять информацию о расходах;
Создаваемая информационная система должна удовлетворять следующим эксплуатационным требованиям:
•
актуальным информационным потребностям;
•
актуальным требованиям за приемлемое время, т.е. заданным требованиям производительности;
•
выявленным и вновь возникающим требованиям конечных пользователей;
•
должна легко расширяться при реорганизации и расширении предметной области;
•
должна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды;
•
данные, загруженные в базу данных должны оставаться корректными;
•
данные до включения в базу данных должны проверяться на достоверность;
•
доступ к данным, размещаемым в базе данных через объектно- ориентированную модель, должны иметь только лица с соответствующими полномочиями.

1.4. Требования к ИС
Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации.
Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех «потребителей»:
1. Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная
(учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).
2. Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимо парольное разграничение доступа, многоуровневая система защиты данных и т.д.
3. В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной.
4. Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.
Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.

1.5. Выбор методологии моделирования
Моделирование бизнес-процесса - процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций.
Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации.
В настоящее время на рынке компьютерных технологий представлены несколько специальных программ, позволяющих обследовать предприятие и построить модель. Выбор методологии и инструментов, с помощью которых проводится моделирование бизнес-процессов, основополагающего значения не имеет. Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии и инструментальные средства, с помощью которых можно обследовать предприятие и построить его модель. Ключевое их преимущество - простота и доступность к овладению.
Моделирование бизнес-процессов затрагивает многие аспекты деятельности компании:
- изменение организационной структуры;
- оптимизацию функций подразделений и сотрудников;
- перераспределение прав и обязанностей руководителей;
- изменение внутренних нормативных документов и технологии проведения операций;
- новые требования к автоматизации выполняемых процессов и т. д.
Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное.
Структурное моделирование бизнес-процессов организации может выполняться в нотации IDEF0 с использованием инструментария BPwin.
В данном курсовом проекте моделирование процессов выполнялось на языке IDEF0, DFD, IDEF3 и IDEF1X.
На этапе структурного моделирования в модели должны быть отражены:

- существующая организационная структура;
- документы и иные сущности, используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла;
- диаграммы взаимодействия, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.п.) между действующими лицами.
Детальная модель организации должна включать:
- набор прецедентов отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов «как есть»;
- диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;
- диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота.

2. РАЗРАБОТКА МОДЕЛИ ИС
2.1. Моделирование бизнес-процессов в организации (IDEF0)
Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, выделяют необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др.
Моделирование бизнес-процессов позволяет не только определить, как компания работает в целом, как взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности.
Наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов –
IDEF0-методология – это методология функционального моделирования, согласно которой система представляется как совокупность взаимодействующих процессов, работ и функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной - функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации. Поэтому исследование или разработка любой сложной системы начинается с функционального анализа и моделирования как системы в целом, так и всех ее подсистем.
Методология IDEF0 предназначенадля моделирования выполнения функций объекта, путем создания описательной графической модели,