Файл: Что такое номенклатура дел Систематизированный перечень наименований.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 14
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
| № | Вопросы | Ответы |
| 1 | Что такое номенклатура дел? | Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. |
| 2 | Какие виды номенклатуры дел бывают? | Типовая, примерная и индивидуальная |
| 3 | Что такое дело? | Это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку. |
| 4 | Какие условия необходимо соблюдать при формировании дел? | 1. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, дела фильмов, рукописей, истории болезней и др. 2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение. 3. В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. 4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов. 5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении. Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом. 6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. 7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или составления подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся. 8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической последовательности. Но документы могут размещаться и в алфавитной последовательности, например дела с предложениями, заявлениями, жалобами, ходатайствами и обращениями граждан. |
| 5 | Укажите контрольные сроки хранения документов. | Гарантийные письма (3 года) Акты (5 лет) Личные дела ( 75 лет) Документы связанные с финансированием (постоянно) |
| 6 | Какие условия необходимо создать для текущего хранения документов? | Для хранения исполненных документов используются специальные папки. «Скоросшиватели» применяются для хранения документации с кратковременными сроками, так как в таких папках бумаги располагаются в обратной хронологической последовательности: более поздние даты оказываются первыми (сверху), а более ранняя документация – в конце (снизу). |
| 7 | Кто имеет доступ к документам текущего хранения? | Должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения. |
| 8 | Перечислите правила оформления документов при помещении их на текущее хранение. |
|
| 9 | В каком порядке размещают документы в деле? | В хронологической последовательности: более поздние даты оказываются первыми (сверху), а более ранняя документация – в конце (снизу). |
| 10 | Сколько хранятся дела текущего хранения? | Свыше 10 лет. |
| 11 | Кто решает дальнейшую «судьбу» документа с истекшим сроком хранения? | После окончания срока действия все бумаги, указанные в номенклатуре предприятия, передаются в архив. В зависимости от вида и назначения, определяется время их хранения, после чего проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения. При нормальной работе предприятия объемы бумаг собираются большие, поэтому рационально проводить чистку архива ежегодно.Самостоятельно в лице одного человека, пусть даже ответственного, провести эту процедуру нельзя. Если для непосредственного ведения, систематизации и контроля существует специальная должность — архивариус, то процедура списания и утверждения этого акта проводится комиссионно и утверждается гендиректором. |
| 12 | Укажите предельный срок хранения документов. | |
| 13 | Какие действия осуществляет экспертная комиссия на основе письменного распоряжения руководства? | 1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения. 2. Рассматривает и принимает решения о согласовании: а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации; б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение; в) описей дел по личному составу; г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения; д) номенклатуры дел организации; е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; ж) актов об утрате документов; з) актов о неисправимом повреждении архивных документов; и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве. к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу. 3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение. 4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации. 5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов. |
| 14 | Какие задачи ставятся перед работниками при оформлении дел постоянного и долговременного хранения? |
|
| 15 | Сколько проколов делают в деле постоянного хранения при подшивке документов? | 4 прокола. |
| 16 | Где проставляют номер страницы на листах в делах постоянного хранения? И чем? | Простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают. |
| 17 | В каких случаях оформляют внутренние описи документов? | Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. |
| 18 | Какие сведения должны быть указаны на обложке дел постоянного и долговременного хранения? | На обложках дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и дел по личному составу указываются реквизиты, предусмотренные Основными правилами работы архивов организаций: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, крайние даты дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. |