Практическое занятие
Тема: Виды специальных событий и технология их проведения

ПРЕЗЕНТАЦИЯ

Презентация — общественное представление чего- либо нового, недавно появившегося, созданного, например книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации.

Перечислим виды презентаций:

1. Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т. п.).

Цели — формирование имиджа фирмы в деловых кругах, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы на рынке товаров или услуг, реклама фирмы.

2. Презентация товара

Цель — создание знаний о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписанием магазина и т. д., достижения в предпочтении марки и т. п.

3. Презентация проекта

Предполагает информирование людей, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта.

4. Презентация плана будущих работ

Объект — будущие работы организации или личности.

Цели: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью продвижения объекта презентации критическому анализу и изменению.

5. Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет)

Цель — ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ.

Презентация представляет собой некую промежуточную (или синтетическую) форму специальных событий, соединяющую в себе элементы пресс-конференции и представительского приема. На презентацию приглашаются журналисты. Круг приглашаемых также включает партнеров, инвесторов, спонсоров и кредиторов, постоянных и корпоративных клиентов, чиновников и депутатов, экспертов.

На пресс-конференции информацию дают организаторы, на презентации удачным моментом будет и выступление гостей с речью об организации. Речи на презентации, в отличие от интервью и встреч, носят более массовый характер, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.

---

Если на пресс-конференции желательно использование изобразительного ряда (слайды, видеосюжеты, компьютерные презентации и т. п.), то на презентации это обязательный, особо акцентированный момент. Презентуется новая продукция, новый офис, проекты и программы, поэтому без изображений, образцов, демонстраций презентация лишается смысла. Как и на пресс-конференции, на презентации гостям должны вручаться раздаточные информационные материалы, возможно — образцы продукции.

На пресс-конференции угощение является только жестом гостеприимства — на презентации оно особо акцентировано, хотя может быть и не столь существенным, как на приеме. Как и на приеме, на презентации возможна культурная программа: концерт, выставка, живая музыка, приветствие артистов.

Обычно собственно презентация занимает 1,5-2 часа. Последующий фуршет или коктейль может длиться также 1- 2 часа.

Сценарный план презентации довольно стандартен:

• 
  Представление гостей и хозяев;
  
• 
  Демонстрация образцов продукции, видео-, фотоматериалов;
  
• 
  Краткое сообщение по теме презентации;
  
• 
  Ответы на возникшие вопросы;
  
• 
  Выступления гостей (некоторые из них надо планировать и готовить);
  
• 
  Вручение приглашенным сувениров, рекламной продукции, информационных материалов;
  
• 
  Банкет, фуршет или прием;
  
• 
  Культурная программа.
  

Презентация — это коммуникационный процесс. Термин «процесс» определяется как серия действий, то есть ему присуща идея поступательного движения, которое приводит к конечному результату. Деловая презентация разворачивается через серию коммуникационных действий, которые направлены (или должны быть направлены) на вызов реакции или получение результата, удовлетворяющих цели презентатора. В любой презентации, устной или письменной, следующие факторы влияют на характер общения и исход презентации.

1. 
   Презентатор — лицо, передающее сообщение. Для большинства устных презентаций выступающий является центральной фигурой, он несет полную ответственность за исход презентации. Поэтому очень важно, чтобы презентатор тонко понимал динамику коммуникационного процесса и свободно владел приемами активного общения.
   
2. 
   Сообщение — непосредственно та информация, которую презентатор передает аудитории.
   
3. 
   Аудитория — лица, которые были приглашены на презентацию. Их состав и количество определяются организаторами презентации заранее.
   

---

Можно выделить следующие шаги по подготовке презентации:

1. 
   Планирование презентации.
   
2. 
   Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.
   
3. 
   Компоненты презентации.
   
4. 
   Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.
   
5. 
   Непосредственно подготовка речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.
   
6. 
   Подготовка к ответам на вопросы аудитории.
   
7. 
   Выбор места проведения презентации.
   

Планирование задает схему последующих действий, собирая все факторы и обстоятельства в фокус, вокруг которого состоится сама презентация. Разработка плана презентации предполагает сбор всей необходимой информации, поиск и формулировку свежих идей, важных как для подготовки, так и для проведения презентации.

Факторы, которые важно учитывать при подготовке презентации и разработке плана ее проведения, включают:

• 
  Природу и тип презентационного события;
  
• 
  Частоту проведения — как часто проводились презентации по этой теме перед сходным типом аудитории, в этих временных рамках, в этом месте;
  
• 
  Знакомство организаторов с аудиторией и предметом;
  
• 
  Происхождение — запрос на презентацию;
  
• 
  Представительство — кем должна проводиться презентация, воспринимается ли данный человек аудиторией как частное лицо или как представитель некоего сообщества;
  
• 
  Потенциальную выгоду — то, что организация собирается извлечь в случае успеха презентации.
  

При разработке плана презентации организаторам полезно задавать следующие вопросы:

• 
  Почему эту презентацию следует провести?
  
• 
  Кто будет присутствовать на презентации?
  
• 
  Что будет служить ожидаемым исходом?
  
• 
  Когда следует начать презентацию и когда закончить?
  
• 
  Как именно начать подготовку?
  
• 
  Где собрать материал для моей презентации?
  

Анализ цели

Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также уровень взаимодействия аудитории с презентующим.

• 
  Цель презентации – заинтересовать.
  

В основном презентация состоит из обычной речи, которую необходимо тщательно подготовить. Презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, затем вы представляете аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям.

---

• 
  Цель презентации - информирование или анализ.
  

Презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая презентация представляет собой собрание определенной группы людей для прослушивания документа, после чего присутствующие задают вопросы (необходимость понимания и уточнения некоторых данных).

• 
  Цель презентации - убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или в сотрудничестве по совместному решению проблемы.
  

Обычно такая презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла, о чем идет речь, затем вы представляете аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям.

Анализ аудитории.

Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Аудитория — это еще один базовый элемент презентации, и, так как именно для нее речь и предназначена, именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

Лучшего результата можно добиться, если знать характеристики будущей аудитории и использовать полученные данные в подготовке презентации и выступлений на ней.

Сначала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек, нормальное обсуждение становится невозможным.

Вот некоторые вопросы, на которые желательно знать ответы перед презентацией, они помогут выбрать лучший путь для подготовки и проведения эффективной презентации.

• 
  Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?
  
• 
  Интересуют ли аудиторию темы, посредством которых вы хотите убедить ее принять участие в конкретном действии?
  
• 
  Какой у аудитории уровень понимания, образованность?
  
• 
  Насколько она информирована о тех темах, с которыми вы собираетесь ее ознакомить?
  
• 
  Знает ли аудитория лично организаторов и ведущих?
  
• 
  Уважает ли она их?
  

Планирование выступления.

Сделайте вашу презентацию доступной для понимания. Для максимального эффекта и достижения намеченных целей после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации, придавая этому ничуть не меньшее значение.

---

Первый шаг — это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться выступление, своеобразный стержень, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Стоит попытаться сформулировать главную идею в одно предложение.

Второй шаг — приступить к планированию структуры выступления, она должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и ресурсом времени выступления.

• 
  Если у вас 10 или меньше минут для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.
  
• 
  Начните с небольшого плана вашей будущей речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключение коротко повторите основные части выступления и главную мысль.
  

Если ваша цель — развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта: жесткой структуры тут быть не может.

Если же цель — анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству, организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей, используйте естественный (по оговоренной очередности) порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива, и, наоборот, подходите к основным аргументам осторожно, если чувствуете сопротивление.

Третий шаг — Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами.

Четвертый шаг — Объясните аудитории, как вы собираетесь организовать свое выступление, и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашего выступления до 3-4, даже если речь или презентация довольно длинная.

Пятый шаг — Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные. Помните, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, как во время чтения, поэтому сократите до минимума такого рода информацию.

---

Смотрите также файлы

• Памятка по заполнению Отчёта по учебной практике По результатам прохождения практики обучающийся составляет Отчёт по учебной практике.doc

• 1. Анализ и оценка движения и технического состояния основных средств.docx

• 1. Проведение следственного эксперимента.docx

• Оценка допустимости доказательств на досудебном производстве по уголовному праву.doc

• Практическая работа по дисциплине Электротехника и электроника.docx