Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 120
Скачиваний: 2
Если по результатам исследований мы составим некую схему взаимодействия внутри организации, то можно заметить некоторые интересные особенности. Во-первых, взаимодействие идет гораздо интенсивнее внутри подразделений, нежели между ними. Во-вторых, во всех подразделениях это взаимодействие проходит по-разному. В некоторых подразделениях все индивидуумы инициируют и принимают взаимодействие, тогда как в некоторых существуют люди, ни инициирующие, ни принимающие взаимодействия (изолированные) или те, через кого, напротив, проходит практически вся информация («привратники»); ими обычно являются начальники подразделений, хотя не только они.
Особенно интересными были исследования в НИОКР лабораториях, которые являются менее формализованными, чем другие части организации и, следовательно, в которых неформальные коммуникационные сети оказывают особенно сильное влияние на производительность. Было обнаружено, что работники, отличавшиеся самой высокой коммуникационной активностью, являлись также самыми производительными работниками. При этом, правда, остается невыясненным, была ли высокая коммуникационная активность причиной или следствием высокой производительности. Еще один отмеченный исследователями факт заключается в том, что очень большая часть взаимодействия происходила между сотрудниками не одного и того же, а разных подразделений, но входящих в состав одной и той же организации [12, с. 204].
Определяющие факторы коммуникационных сетей. Как было замечено ранее, формальная структура организации оказывает решающее влияние на взаимодействие между организационными подразделениями и разными иерархическими уровнями.
Степень централизации также оказывает влияние на характер коммуникаций. В более централизованных организациях характерна высокая степень вертикальных коммуникаций, тогда как в менее централизованных преобладают горизонтальные. На характер коммуникаций оказывает влияние выполняемое задание путем распределения внутри группы ролей, связанных с его выполнением. Коммуникации внутри группы идут тем интенсивнее, чем сплоченнее группа, а статус каждого ее члена определяет его место в коммуникационном процессе таким образом, что член с наивысшим статусом участвует в нем в наибольшей степени, а член с самым низшим статусом - в наименьшей. Наконец чисто физическое взаимное расположение работников (например, близость их кабинетов) оказывает влияние на интенсивность общения. Было замечено, что открытые офисы (с невысокими перегородками вместо стен) снижают уровень общения.
Это является тем удивительнее, что открытые офисы были внедрены специально для стимуляции общения.
Последствия коммуникационных сетей. Реальная важность коммуникационных сетей заключается не в факторах, определяющих их форму, а в тех последствиях, которые каждая из этих форм несет организации. Например, в процессе исследований было проведено различие между централизованными и децентрализованными коммуникационными сетями. В случае централизованных сетей, тот человек, который занимал центральное положение, получал больше сообщений от своих коллег, получал больше удовлетворения от своей работы, с большей вероятностью выбирался остальными членами группы как групповой лидер и имел большее общественное влияние на остальных членов группы.
Производительность разных типов сетей зависит от типа выполняемого задания. Так для сложных заданий предпочтительней оказываются децентрализованные сети, поскольку они позволяют выполнить задание быстрее и с меньшим количеством ошибок; в то же время для более простых заданий предпочтительнее оказываются централизованные сети. Недостатки централизованной сети при решении сложных проблем возникают из-за того, что лидер становится перегруженным, а остальные члены группы не могут внести достаточный вклад в решение проблемы.
Глава 2. Эффективная коммуникация в управлении персоналом
2.1. Системы коммуникаций в управлении персоналом организации
Для создания эффективной системы коммуникаций в управлении персоналом организации возникает необходимость анализа производительности наиболее распространенных форм коммуникаций внутри организации.
В настоящий момент отсутствует комплексный подход к выработке эффективной стратегии коммуникаций, анализ форм коммуникаций имеет фрагментарный характер.
Основной целью исследования является обоснование исключительное значение действующих коммуникаций для функционирования организации. Задачами научного исследования является поиск оптимальных направлений выработки коммуникационной стратегии; анализ эффективности наиболее распространенных форм коммуникаций внутри организации и путей их совершенствования.
Динамика развития современной организации определяется не только ее экономическим показателям, но и существованием эффективных технологий, обеспечивающих информационный обмен, коммуникацию.
Коммуникация является процессом взаимодействия, в ходе которого происходит передача или обмен информацией. При этом коммуникация считается успешной, если она прошла полный цикл. Отправитель информацию адресату, последний однозначно понять ее содержание. Успешный коммуникационный процесс зависит также от последовательного построения информационного сообщения отправителем: привлечение внимания –интерес –переход к основной части –уточнения деталей –обсуждение –вывод –призыв к действию. Ожидаемым результатом успешной коммуникации является изменение поведения адресата.
Выделяют следующие виды коммуникаций:
- формальные. Определяются организационной структурой предприятия. Чем большее количество уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, ведь каждый отдел имеет возможность отфильтровывать и корректировать коммуникационные сообщения;
- неформальные коммуникации – общение между друзьями, приятелями или канал распространения слухов, сплетен. По данным зарубежных исследователей именно неформальное общение поставляет 66% информации сотрудникам организации, однако 80% которой –производственная информация;
- вертикальные коммуникации – восходящие или нисходящие;
- горизонтальные – канал обмена информацией между отделами для согласования действий;
- межличностные коммуникации – вербальное общение людей в любом из видов коммуникации.
Система внутренних коммуникаций – это комплекс мероприятий, который предусматривает налаживание взаимодействия всех видов коммуникации. К тому же каждый из видов коммуникации не является идеальным и имеет недостатки. Так, по данным некоторых зарубежных исследований, практическая эффективность горизонтальных коммуникационных связей достигает 90%, а вертикальных – 20-25%, то есть исполнитель располагает лишь пятую часть нужной информации. Недостаточную эффективность вертикальных коммуникаций подтверждают данные о том, что в зависимости от присущего способа слушания получатель послания может упускать до 70% информации.
Восходящие вертикальные коммуникационные связи имеют также низкий процент эффективности – 10% То есть в топ-менеджмент обладает лишь десятой частью информации от сотрудников.
Идеальная модель коммуникаций внутри организации заключается в том, что все решения руководства должны доводиться до подчиненных, а сами решения должны базироваться на тех потоках информации, которые поступают от различных структурных подразделений при налаженных коммуникационных связей. С созданием отлаженной системы коммуникаций организация получает единые стандарты, единые подходы в работе, создается система корпоративных ценностей, уменьшается текучесть кадров. Это приобретает особую актуальность в условиях разветвленной структуры и территориально удаленных структурных подразделений организации.
Основными характеристиками качественной коммуникации является привлечение сотрудников в процесс коммуникационного взаимодействия, их готовность к сотрудничеству и способность работать с большими информационными массивами; неформальный характер коммуникаций в организации, наличие атмосферы доверия в организации; использование эффективных коммуникационных технологий; количество коммуникационных каналов; благоприятный социально-психологический климат и своевременность распространения информации.
2.2. Построение эффективной коммуникации
Для построения эффективной коммуникации следует использовать все каналы и информационные ресурсы. Служба персонала вместе с топ-менеджментом организации должен заботиться о своевременном и регулярное информирование сотрудников о новостях компании, ее миссию, стратегию, ближайших планах и перспективах развития. Коммуникации внутри организации должны обязательно соответствовать таким критериям, как простота, ясность, точность, достоверность, что в целом призвано способствовать их эффективности и адекватному пониманию.
Руководитель до 90% времени тратит на коммуникацию с подчиненными, коллегами, другим руководством. 80% зарубежных топ-менеджеров считают коммуникационную взаимодействие одной из самых сложных проблем в организации, а неэффективные коммуникации –основным препятствием на пути к процветанию компании. Однако очень часто современные руководители пренебрегают налаживанием эффективных коммуникационных потоков внутри организации из-за занятости, собственное негативное отношение к коммуникационного взаимодействия, что отрицательно сказывается на формировании организационной культуры в целом, имиджа руководителя и процессе управляемости организацией, мотивации сотрудников.
Для выработки или изменения коммуникационной стратегии внутри компании службе персонала необходимо изучить управленческое среду, организационную структуру и проанализировать наличие уже существующих коммуникаций. Кроме того, необходимо проведение внутреннего социологического исследования среди сотрудников по желаемых форм коммуникаций.
Следует осознать, что форма, которую принимают коммуникации, способна влиять на взгляды сотрудника, их мотивацию, степень понимания и поддержки ими политики руководства, также уменьшать сопротивление изменениям со стороны сотрудников. К тому же недостоверность или недостаточность информации является источником значительного количества конфликтов внутри организации. Для проведения эффективной имиджевой и информационной политики компании, формирование ее позитивного реноме и доведение до персонала важной информации, ключевых сообщений целесообразно определить критерии для той информации, которая подлежит обнародованию или обсуждению.
Заметим, что лояльность сотрудников к компании возрастает в том случае, если информация поступает своевременно, постоянно демонстрируется доверие к сотрудникам через сообщение как положительных, так и негативных новостей, через привлечение к участию в решении спорных вопросов и учета мнения подчиненных.
Улучшению эффективности коммуникаций внутри организации способствует регулярное общение топ-менеджмента компании с коллективом в форме открытого диалога. С этой целью предлагается проводить собрания трудового коллектива, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения важных проблем.
Несмотря на то, что организационные структуры компании затрудняют развитие горизонтальной коммуникационного взаимодействия между представителями структурных подразделений, предпочитая иерархическом общению, горизонтальная коммуникация является важным фактором и необходимым элементом успешных коммуникаций вне структурных подразделений.
Усиление горизонтального взаимодействия внутри организации осуществляется за счет создания единой информационной системы, системы электронного документооборота, поощрения и поддержки межличностной коммуникационной взаимодействия. Развитие горизонтальных связей дает возможность каждому сотруднику формировать собственное неформальное, непредвзятое представление о деятельности организации и тем самым почувствовать свое место, свою причастность к ее деятельности. Горизонтальные коммуникативные связи менее склонны к неточности информации и имеют координационный характер, так как люди стремятся говорить более открыто и доверчиво с коллегами по работе, которые имеют одинаковый профессиональный, социальный статус, чем с высшим руководством.
О формах коммуникационного взаимодействия, то наиболее распространенными формами коммуникаций внутри организации остаются ящик предложений и общее собрание.
Однако эта форма взаимодействия для ее производительности должна поддерживаться постоянным обратной связью. С целью обеспечения обратной связи, быстрого реагирования на жалобы, предложения, службе персонала организации особое внимание целесообразно уделить мониторинга на местах, изучению проблем сотрудников, их отношение к политике организации через проведение опросов, внутренних социологических исследований, анкетирования и тому подобное.
Усилению коммуникативного взаимодействия с сотрудниками способствует формированию разветвленной сети информационных служб: