Файл: Использование корпоративных ИС для решения задач организации документооборота на предприятиях.pdf

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;

кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);

архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);

коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);

управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Характеристика российского рынка СЭД

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста — от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.

---

Зарубежные и российские разработчики до настоящего времени делили рынок в денежном выражении примерно поровну, однако по количеству внедрений соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных программ, а также недешевой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются, в основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для которых вопрос цены стоял не столь остро. Предприятия СМБ больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. Однако и крупные компании все чаще обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать отечественные системы: с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии.

На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД. Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе платформы Documentum. Принявшим участие в исследовании компаниям, разрабатывающим свои системы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («БОСС-Референт», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания "ИнтерТраст"», ComputerAge), принадлежит 12–15% рынка. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают: «Директум», Elma, «Электронные офисные системы» (ЭОС), «Доксвижн» и Haulmont. На долю системы, разработанной каждой из указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильные позиции имеют также компании Upscale Soft, и Naumen. В СЭД не учитываются другие решения, созданные на базе платформ IBM, используемые для разработки ECM-решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения на платформах для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решения российских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA. Указанный сегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в $45-55 млн. Тем не менее, учитывая, что платформы IBM, используемые для создания систем электронного документооборота, широко представлены в России, то доля решений на базе технологий IBM может оказаться значительно выше суммарной доли опрошенных CNA компаний, в том числе за счет собственных разработок. В целом можно выделить три основных направления роста рынка, за который могут побороться новые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать увеличения спроса со стороны государственных учреждений после разработки соответствующей нормативно-правовой базы. Так как госсектор является определяющим потребителем СЭД в России, на долю которого приходится порядка 40% рынка, то многое зависит от того, какой путь изберет государство при создании развитой межведомственной структуры обмена информацией. Во-вторых, крупные коммерческие структуры, уже достаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях, стремятся объединить распределенные филиалы в единое информационное пространство и распространить успешную практику на предприятие в целом. И, в-третьих, средний и малый бизнес в последние два-три года внедряет все больше систем повышения эффективности организации рабочего процесса и уже осознал, какие преимущества это дает.

---

Объем рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России в 2008 г. составил, по предварительным оценкам CNews Analytics, около $210 млн. Крупнейшим заказчиком СЭД в России остается госсектор, и надежды на дальнейший рост также связывают с инициативами государства. Надежды на дальнейшее развитие связываются по-прежнему с госсектором, банками, телекомом и нефтегазом, изначально «поднявшим» этот рынок в России. При оценке объема рынка СЭД в России экспертами CNews Analytics, а также респондентами – компаниями-разработчиками и интеграторами – учитывается стоимость составляющих системы, услуги по консалтингу, внедрению и обновлению системы, а также обучение и техподдержка. Если по данным опроса 2007 г. доля услуг по внедрению была примерно равна стоимости системы (около 36%), то в 2008 г. респонденты указали, что доля внедрения немного увеличилась – 40% против 35% (стоимость системы). Отчасти такое изменение было связано с бурным ростом отечественного сектора ИТ-услуг в целом, на фоне которого заметно и быстро увеличивалась стоимость работ консультантов. С началом кризисных изменений в стране заказчики оживленно предвкушали, что цены на эти услуги в скором времени упадут. Однако по факту резкого удешевления профессиональных ИТ-сервисов до сих пор не произошло, при том, что этот рынок первым попадает в зону риска.

Рис. 1. Структура затрат на внедрение СЭД.

Обзор современных систем электронного документооборота

Рассмотрим восемь наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies). Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь областей автоматизации:

делопроизводство;

общий документооборот;

управление договорной деятельностью;

электронный архив;

работа с обращениями граждан;

управление проектами;

работа с документацией СМК.

В таблице 1 приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

---

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Правовое регулирование и стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
• Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, — предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами — удовлетворяющее любой специфике).

---

Основные правила организации электронного документооборота в ООО «Башкирэнерго»

Порядок организации документооборота ООО «Башкирэнерго»

Понятие документооборота ООО «Башкирэнерго» утверждено кодексом «Организация единого документооборота в Обществе» и представляет собой упорядоченное движение (перемещение) документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения, отправки или помещения соответствующих документов в дела или архив.

Порядок движения документов и операции, производимые с ними, регламентируются нормативными правовыми актами РФ и внутренними документами Общества.

В Обществе существует смешанная система документооборота, как в бумажном, так и в электронном виде. Приоритетным является электронный документооборот, документооборот с использованием бумажных носителей может применяться:

• Если невозможен электронный документооборот;
• Если документы на бумажных носителях требуются в соответствии с положениями Общества или законодательства;
• Для обеспечения конфиденциальности документов, поскольку СЭД не предусматривает признака «конфиденциально».

Работники Общества обязаны принимать в работу документы, согласованные\утвержденные\рассмотренные\направленные в электронной форме, если это не противоречит действующим распорядительным документам и законодательству.

Электронный документооборот представлен системой электронного документооборота «1С». Пошаговое описание необходимых действий в программе, для выполнения процессов, предусмотренных соответствующими нормативными документами, представлено в технологических инструкциях к программе.

Основными задачами, решаемыми в процессе управления документацией Общества и его ДО, являются:

• Организация рационального документооборота;
• Минимизация бумажного документооборота;
• Совершенствование средств и методов работы с документами;
• Унификация форм документов;
• Разработка и внедрение нормативных документов по совершенствованию документационного обеспечения в Обществе и его ДО;
• Установление контроля исполнения документов;
• Наличие индивидуальных рабочих столов;
• Организация поиска и просмотра документов;
• Оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на хранение в архив;
• Осуществление архивного хранения и своевременного уничтожения документов.

---