3. Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила:

• 
  Обеспечить герметичность хранилища;
  
• 
  Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках;
  
• 
  Периодически проводить влажную уборку внутри помещения;
  
• 
  Проветривать помещение.
  

4. Охранный режим. Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность.

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Росархива.

Современные правила государственного централизованного учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, утвержденного 11.30.1997 Росархивом. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ. Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ от 1.30.1997.

Согласно, Федеральному закону от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)¹ пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

---

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.
ГЛАВА 2. АРХИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В УСЛОВИЯХ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ
2.1 Понятие и виды чрезвычайных ситуаций
Чрезвычайная ситуация (ЧС) - это обстановка на определенной территории, сложившаяся в результате аварии, опасного природного явления, катастрофы, стихийного или иного бедствия, которые могут повлечь или повлекли за собой человеческие жертвы, ущерб здоровью людей или окружающей среде, значительные материальные потери и нарушение условий жизнедеятельности людей.

К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение архивом в полном объеме возложенных на него задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов архива.

К чрезвычайным ситуациям относятся:

• 
  объявление степеней готовности гражданской обороны;
  
• 
  введение в действие планов гражданской обороны;
  
• 
  объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;
  
• 
  пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива;
  
• 
  исчезновение или порча архивных документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;
  
• 
  аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;
  
• 
  снятие охраны архива;
  
• 
  другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности.
  

2.2 Сохранность документов в чрезвычайных ситуациях и их защита
1.Обязанности архива по защите персонала, посетителей и архивного объекта от чрезвычайных ситуаций

• 
  Основными обязанностями архива по защите персонала, посетителей и архивного объекта является:
  
• 
  Планирование и осуществление необходимых мер в области защиты персонала, посетителей и архива от чрезвычайных ситуаций.
  
• 
  Планирование и проведение мероприятий по повышению устойчивости функционирования архива.
  
• 
  Обеспечение создания, подготовки и поддержания в готовности сил и средств по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обучение работников архива способам защиты и действиям в чрезвычайных ситуациях.
  
• 
  Поддержание в постоянной готовности систем связи.
  
• 
  Предоставление в установленном порядке информации в области защиты персонала, посетителей и работников архива от чрезвычайных ситуаций, а также оповещение руководства Администрации и работников архива об угрозе возникновения или о возникновении чрезвычайных ситуаций.
  

---

2.Принятие решения о наступлении чрезвычайных ситуаций.

• 
  При наступлении чрезвычайных обстоятельств руководитель архива немедленно (по телефону или лично) сообщает об этом руководству Администрации района и уполномоченного органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
  
• 
  Решение о наступлении чрезвычайных ситуаций на архивном объекте принимается главой района по согласованию с руководством уполномоченного органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Переход на работу в режиме чрезвычайных ситуаций оформляется распоряжением главы района. В случае необходимости приостановить деятельность архива при наступлении чрезвычайных обстоятельств, глава района издает распоряжение, в соответствии с которыми работники, не связанные с обеспечением функционирования систем жизнедеятельности, освобождаются от работы до особого распоряжения с сохранением заработной платы в соответствии со ст. 157 Трудового кодекса Российской Федерации¹.
  

Работники, занятые охраной здания архива, обеспечением его пожарной безопасности, контролем за работой систем жизнедеятельности, ответственные за сохранность документов, обязаны выполнять свои функции в соответствии с установленным для них распоряжением главы района режимом.

При прекращении чрезвычайных обстоятельств по распоряжению главы района работники архива должны возвратиться на свои рабочие места и приступить к исполнению должностных обязанностей.

3. Подготовка к чрезвычайным ситуациям.

• 
  Мероприятия, направленные на предупреждение чрезвычайных ситуаций, а также на максимально возможное снижение размеров ущерба и потерь в случае их возникновения, проводятся заблаговременно. Объем и содержание мероприятий определяются исходя из возможностей имеющихся сил и средств и их использования на основе принципов необходимой достаточности.
  

4.Порядок работы архива при объявлении в государстве (регионе, крае, районе) режима чрезвычайного положения.

• 
  При введении режима чрезвычайного положения вводится особый режим работы архива, который предусматривает меры по усилению безопасности объекта, защите персонала, посетителей и документов.
  
• 
  Меры по обеспечению безопасности объекта включают:
  
• 
  Усиление противопожарной безопасности и охраны объектов жизнеобеспечения деятельности архива.
  
• 
  Круглосуточное дежурство работников архива и других формирований на период действия режима.
  
• 
  Оформление и получение документов, разрешающих передвижение работников архива, привлеченных к работе на период действия комендантского часа, а также закрепленного за архивом автотранспорта, необходимого для оперативного решения служебных вопросов вне рабочего времени.
  
• 
  В целях организации защиты персонала, посетителей и документов выполняются следующие мероприятия:
  
• 
  Приведение в готовность средств связи и оповещения.
  
• 
  Дооборудование мест защиты персонала, посетителей и документов, не подлежащих эвакуации.
  
• 
  Оборудование для работников, переведенных на круглосуточный режим работы, мест отдыха.
  
• 
  Упаковка документов и подготовка их к перемещению.
  
• 
  Погрузка (разгрузка) документов и их транспортировка (перемещение) к местам защиты.
  
• 
  Обеспечение своевременного информирования вышестоящих организаций согласно табелю срочных донесений.
  
• 
  Объявление о прекращении действия особого режима производится распоряжением руководства Администрации.
  

---

5. Порядок работы архива при пожаре или бедствии природного и техногенного характера.

• 
  При возникновении в здании возгорания любого масштаба каждый работник, обнаруживший возгорание, прежде всего, сообщает о нем по телефону в пожарную службу, руководству Администрации и соответствующие аварийные службы, и до прибытия пожарных принимает меры к локализации и тушению пожара подручными средствами.
  
• 
  Конкретные действия по борьбе с пожаром, спасению персонала, посетителей, архивных документов и имущества определяются специальной инструкцией.
  
• 
  Непосредственное руководство тушением пожара осуществляется прибывшим на пожар руководителем тушения пожара. Указания руководителя тушения пожара обязательны для исполнения всеми должностными лицами архива, в котором осуществляются боевые действия по тушению пожара.
  
• 
  Должностные лица архива обязаны оказывать содействие пожарной охране при тушении пожара, установлении причин и условий его возникновения и развития.
  
• 
  В случае внезапных бедствий природного и техногенного характера действия работников архива аналогичны действиям при пожаре. 6.Порядок работы архива при авариях систем жизнеобеспечения.
  

• 
  При аварии систем жизнеобеспечения здания, в котором располагается архив: отопления, энергоснабжения, канализации, водопровода, немедленно извещается руководитель архива, руководство Администрации района и соответствующие аварийные службы.
  
• 
  Если при аварии пострадали архивные документы, то немедленно организуется проведение аварийно- спасательных мероприятий и принимаются меры по защите документов.
  

6. Порядок работы архива в случае проникновения в него посторонних лиц или других противоправных действий, повлекших хищение или порчу архивных документов, имущества.

• 
  При обнаружении факта проникновения в архив посторонних людей руководитель архива немедленно извещает руководство и отделение полиции. До прибытия представителей полиции принимаются меры по задержанию посторонних. Допуск любых лиц к месту проникновения в архив не разрешается, за исключением специалистов технических служб, в случаях, требующих их экстренного вмешательства: возгорание, повреждение коммуникаций и т.п.
  
• 
  В соответствии с заключением работников полиции, других специалистов руководитель архива может установить на определенный период ограничительный режим допуска работников архива и других лиц к месту проникновения в архив или обнаруженных повреждений.
  
• 
  При обнаружении факта проникновения посторонних лиц в архивохранилище руководитель архива вправе прекратить любую работу с документами в этом архивохранилище до завершения следственных действий и проверки наличия дел.
  

---

7. Порядок работы архива при снятии охраны здания.

• 
  При снятии охраны здания, в котором размещается архив, руководство архива незамедлительно принимает меры по охране архива силами его работников.
  
• 
  После завершения рабочего дня, охрана архива передается ответственному дежурному на пост охраны административного здания.
  
• 
  Ответственный дежурный перед приемом помещений архива осматривает состояние всех дверей, печатей на них, состояние окон.
  
• 
  Открытие дверей архива возможно только ответственным за охрану архива или руководителем архива после предварительного осмотра их состояния и приема у ответственного дежурного. При обнаружении каких-либо нарушений состояния дверей, запоров, печатей, повреждении окон ответственный за охрану до открытия архива извещает о нарушениях руководителя архива и составляет вместе с ним акт о нарушениях, а также делает соответствующую запись в специальном журнале. О выявленных фактах нарушений информируется отделение полиции района.
  

архивный документ суд хранение

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме можно сделать ряд выводов: чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов.

Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.

Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основным источником пыли.

---

Смотрите также файлы

• Лфк при рахите.docx

• Сущность и спорные вопросы понятия частная жизнь.pdf

• Фгос во 3 по направлению подготовки 44. 04. 01 Педагогическое образование.docx

• Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Краснодарского края Армавирский аграрнотехнологический техникум.docx

• Тема Россия и мир на рубеже xix хх вв. Задание выполняется по.docx