Файл: Организация коммерческой деятельности (Организация как система).pdf

Введение

Время, в которое мы живем, - эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необходимую реформацию. В условиях рыночной экономики предприятиям и организациям необходимо своевременно реагировать на изменения внешней среды и адаптировать эти организационные структуры к этим изменениям. Поэтому считаю данную тему курсовой работы актуальной для рассмотрения и детального исследования.

Любая организация находится и функционирует в среде и находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой. Внешняя среда является источником необходимым для поддержания внутреннего потенциала организации на должном уровне, она прямо или косвенно влияет на деятельность организации, на уровень неопределенности и риска при принятии управленческих решений [2].

Изучение выбранной темы предполагает достижение цели - рассмотреть внешнюю среду и взаимодействие с ней организации. В соответствии с определенной целью были поставлены и решены следующие задачи:

- раскрыть сущность понятия «организация» и «внешняя среда организации»;

- изучить внешнюю среду организации;

- изучить методы анализа внешней среды;

- рассмотреть связь внешней среды с организацией;

- обобщить полученный материал в данной работе и сделать выводы.

В представленной курсовой работе рассматривается понятие и структура организации, изучается состав и характеристики внешней среды, методы её изучения, взаимодействие и влияние внешней среды на организацию.

В курсовой работе использовались следующие методы исследования: теоретический анализ и синтез, обобщение и конкретизация положений и выводов отечественных и зарубежных ученых, рассмотрение теоретического материала понятия организации и внешней среды организации.

При изложении теоретической основы курсовой работы применялись труды и учебные пособия российских и зарубежных авторов по изучению организации с точки зрения современной науки «теория организации» и «менеджмент». При подготовке работы были использованы реферативная и обзорная информация, теоретические и аналитические материалы интернет - ресурсов.

1. Организация как система

Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание. Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей и т.д. Организации, подобно биологическим организмам, должны приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. Чтобы проанализировать взаимосвязь организации с внешней средой, для начала разберемся в понятии «организация».

1.1 Понятие организации

организация среда подразделение

Слово «организация» происходит от греч. organon - орудие, инструмент. Другим значением этого слова является «орган», то есть часть целого, которая выполняет определённые функции (например, орган как часть организма или организации).

Предполагают, что слово «организация» вначале означало «обладание органами», т.е. определённую совокупность частей, функционально специализированных и приспособленных к нуждам целого.

В различных словарях даётся много определений этого понятия. Например, в энциклопедическом словаре даётся следующее определение: «Организация» (франц. оrganisation от позднелат. organizo - сообщаю стройный вид, устраиваю): 1. Внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие частей целого. 2. Совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию связей между частями целого. 3. Объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур. Соотносится с понятиями системы, структуры, управления» [17].

М. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури считают, что организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей [5].

Б. Мильнер пишет, что организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определёнными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей [5].

В понятие «организация» вкладывается смысл «создание какого-либо процесса», поэтому организовать - значит, либо создать систему вновь, либо улучшить её состояние в процессе функционирования в соответствии с поставленными целями, а также с учётом меняющихся внешних и внутренних условий.

Таким образом, организация - это сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, созданное и функционирующее для достижения определённой цели или целей. Организация как процесс представляет собой одну из основных функций управления. Среди главных целей организации можно назвать следующие: выживание, рост, получение высокой прибыли, выпуск определённой продукции, оказание услуг и др.

1.2 Основные части организации

Организация представляет собой сложную динамическую систему, в которой реализуется множество различных процессов, направленных на достижение поставленных целей. Ресурсы организации обеспечивают осуществление происходящих в ней процессов. Главными процессами являются процесс производства и процесс управления. Процесс преобразования ресурсов осуществляется в производственных организациях (изделия, товары), организациях обслуживания (услуги) и других. Оценка эффективности деятельности организации часто осуществляется по скорости использования ресурсов и объёму реализации результатов деятельности (товары, услуги, информация и т.п.).

Необходимо понимать, что важнейшее место в организации занимают люди. От их знаний, поведения, мотивации, квалификации, опыта, способностей, желания эффективно трудится, в конечном счёте, зависит эффективная работа организации и её результаты. Люди - это главный ресурс любой организации. Руководитель, понимающий это, делает ставку в первую очередь на людей, а не на технику. Он уделяет особое внимание подбору, расстановке, повышению квалификации, переподготовке персонала, организации стажировок в других организациях и выигрывает в конкурентной борьбе.

Все процессы, протекающие в организации, осуществляются в рамках определённой организационной структуры. Она отражает упорядоченность связей, а также сложившиеся в организации разделение труда, распределение прав, обязанностей и ответственности, связи и отношения между подразделениями и т.п.

Одним из основных факторов, определяющих эффективность работы организации, является технология. Она представляет собой совокупность методов переработки материалов и сырья в товары. Технология оказывает существенное влияние на внутреннюю среду организации, определяя уровень подготовки, квалификации, опыта персонала и оказывая влияние на организационную структуру, мотивацию, культуру организации.

Информационные системы являются важнейшей составной частью новейших информационных технологий, которые позволяют обеспечить быстрый сбор, обработку и анализ информации и подготовить обоснованные решения.

Немаловажный и один из решающих факторов, оказывающих влияние на внутреннюю среду организации, является организационная культура. К ней относят систему ценностей, принципов, норм поведения, разделяемых работниками организации. Организационная культура влияет как на внутреннюю среду организации, так и на её взаимодействие с внешней средой. Организационная культура определяет уникальность каждой организации, специфику организации труда и отношений в коллективе, качество производимых ею товаров и оказываемых услуг [7].

Знания о внутренней среде организации дают возможность руководителям изучить сущность организаций, понять, зачем они нужны, как создаются, развиваются, как эффективно управлять ими.

2. Внешняя среда и взаимодействие с ней организации

Любая организация функционирует во внешней среде, с которой она находится в определенных связях и взаимодействиях. В связи с тем, что современные организации представляют собой открытые системы, они получают из внешней среды энергию, информацию, материальные и другие ресурсы для обеспечения своей деятельности. При этом каждая организация отдаёт во внешнюю среду продукты своей деятельности (товары, услуги и др.). Разрыв связей с внешней средой чаще всего означает для организации окончание её жизненного цикла (гибель).

2.1 Понятие внешней среды и её структура

Впервые понятие «внешней среды» было дано в «Тектологии» - всеобщей организационной науке А.А. Богданова. В этой работе среда рассматривается как сумма внешних отношений, разделяется она на консервативную и изменчивую. В 40-х годах появляется много работ, в которых рассматривается общая теория систем, даются понятия открытой системы и внешняя среда рассматривается как часть пространства, находящаяся за границами внутренней среды.

М. Портер в работе «Международная конкуренция» в качестве внешней среды выделяет так называемые «конкурентные силы», в состав которых он включает непосредственных конкурентов, покупателей, поставщиков, фирмы, предлагающие товары - заменители. Он считает, что задача управленца - не оставлять попыток воздействия на эти силы [8].

Другая группа американских ученых рассматривает внешнюю среду как двухуровневую структуру - внешняя среда ближнего и дальнего окружения. Это работы Д. Томпсона, У. Диллома и др.

Ф. Котлер в работе «Основы маркетинга» внешнюю среду рассматривает как двухуровневую, состоящую из макросреды и микросреды. Внешняя макросреда организации - это совокупность факторов, воздействующих на организацию, на которые организация воздействовать не может (законодательство, демография, состояние экономики, технологии и др.) Внешняя микросреда организации - это совокупность факторов, воздействующих на организацию, на которые она также может воздействовать (конкуренты, потребители, поставщики, контактные организации и др.) [3].

Б.З. Мильнер внешнюю среду организации представил в виде схемы:

По мнению Б.З. Мильнера, принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из внешней среды, что помогает им к ней приспосабливаться и корректировать параметры организации [9].

Таким образом, внешняя среда организации - это среда, которая находятся за пределами организации и факторы этой среды могут на нее воздействовать. Внешняя среда, в которой приходится работать организации, находится в непрерывном движении, подвержена изменениям. Среда существования организации делится на две части. Первая часть - «ближнее» окружение - непосредственно влияет на организацию, увеличивает или уменьшает эффективность ее работы, приближает или отдаляет достижение ее целей. Вторая часть - «дальнее» окружение - включает все те факторы, которые могут оказывать воздействие на организацию, но не прямое, а опосредованное. Разработка стратегии деятельности любой организации - коммерческой, общественной, муниципальной - начинается с анализа внешней среды. От того, насколько правильно он проведен, зависит успех всех других действий по стратегическому планированию и реализации стратегии.

2.2 Характеристика внешней среды

Основные характеристики внешней среды, которые будут рассмотрены в этой части:

1). Взаимосвязанность факторов: сила, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

2). Сложность: число и разнообразие факторов, значимым образом влияющих на организацию.

3). Подвижность: относительная скорость изменения среды.

4). Неопределенность: относительное количество информации о среде и уверенность в ее точности.

Взаимосвязанность факторов

Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Например, в 70-е годы снижение поставок нефти, прежде всего в силу политической структуры и целей других стран, оказало сильное воздействие на общее состояние экономики США. Рост цен на продукты нефтепереработки повлек за собой общее повышение цен на все. Это же изменение стало катализатором серии правительственных акций, как то: попыток регулирования температуры в общественных местах, распределения топлива, установления нормативов на эффективность использования топлива, учреждения крупного федерального проекта по преодолению энергетической зависимости от других стран.