Файл: Электронный документооборот как форма современного.pdf

ГУМАНИТАРИЙ ЮГА РОССИИ
HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA
2017 Том 23 № 1
2017 Tom 23 Issue № 1
196
ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ
УДК 331
ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК
ФОРМА СОВРЕМЕННОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ELECTRONIC DOCUMENT
FLOW AS A FORM
OF MODERN RECORDS
MANAGEMENT
Иванова Елена Владимировна
Кандидат философских наук, доцент,
Институт сферы обслуживания и предпринимательства (филиал)
Донского государственного технического университета в г. Шахты, e-mail: E.Ivanova.rd@mail.ru
Elena V. Ivanova
Candidate of Philosophical Sciences,
Associate Professor, Institute of Services
Industry and Businesses,
Branch of Don State Technical
University in Shakhty, e-mail: E.Ivanova.rd@mail.ru
В данной статье раскрыты наиболее эффек- тивные направления использования элек- тронных технологий в традиционном дело- производстве. В работе анализируются си- стемы электронного документооборота. Рас- смотрена идеальная система автоматизации документооборота. Приведены наиболее по- пулярные на российском рынке системы ав- томатизации делопроизводства и документо- оборота.
In the article the most effective ways of use of electronic technologies in traditional records management are discribed. The electronic document flow systems are analyzed. The ideal system of automation of document flow is considered. The most popular systems of automation of records management and doc- ument flow in Russian market are given.
Ключевые слова: документ, делопроиз- водство, электронный документооборот, автоматизация делопроизводства, архив документов, система документооборота.
Keywords: document, records management, electronic document flow, records manage- ment automation, document archive, system of document flow.
Введение
Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, яв- ляются многочисленные формы и виды документов. Документы – одно из

ГУМАНИТАРИЙ ЮГА РОССИИ
HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA
2017 Том 23 № 1
2017 Tom 23 Issue № 1
197
основных средств делового общения. Деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу и другим видам деятельности.
Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правиль- ное» делопроизводство – один из факторов делового успеха.
В настоящее время организация работы с документами предполага- ет организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения как совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивает движение документов в учреждении с момента их создания или поступ- ления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по доку- ментопотокам.
Актуальность проблемы изучения электронного документооборота заключается в том, что сегодня совершенствование управления, повыше- ние уровня организации и эффективности управленческого труда во мно- гом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство на предприятиях.
Целью изучения данной темы является выбор системы электронного документооборота на предприятии.
Для реализации поставленной цели были сформулированы следую- щие задачи исследования: раскрыть понятие термина «документооборот»; рассмотреть автоматизацию делопроизводства; охарактеризовать элек- тронный документооборот как форму современного делопроизводства; раскрыть подсистемы автоматизации документооборота; описать функ- ции системы документооборота; проанализировать автоматизацию систе- мы делопроизводства и документооборота.
В работе были использованы общенаучные методы и приёмы ис- следования, такие как анализ и синтез, сравнение, аналогия и обобщение.
Еще в 2012 г. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал проект Ре- комендаций по комплектованию, учету и организации хранения элек- тронных архивных документов в государственных и муниципальных ар- хивах.
Определение электронного документа дает Федеральный закон от
27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Теоретической и методологической основой исследования данной темы стали труды таких авторов, как Е.В. Иванова [1], Е.В. Дашкова [3],
Т.Р. Белая [6], К.Б. Курченков [9] и др.

ГУМАНИТАРИЙ ЮГА РОССИИ
HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA
2017 Том 23 № 1
2017 Tom 23 Issue № 1
198
Современные технологии электронного документооборота
Проблема электронных технологий в делопроизводстве – это про- блема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства – от документи- рования до архивного хранения. Характерно, что большинство автомати- зированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.
На сегодняшний день, в реальных условиях медленного развития законодательной базы электронного делопроизводства (ЭД) в РФ, целесо- образно выделить актуальные проблемы документоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и, предваряя законодательное за- крепление, попытаться их решить в качестве временных, называя ориен- тировочно срок пять лет. В первую очередь к таким проблемам необхо- димо отнести использование электронных технологий в традиционном бумажном делопроизводстве [1, с. 24].
При этом следует исходить из традиционной тематики, которой за- нимается документоведение и решения которой ждут от Федеральной ар- хивной службы: документационное обеспечение управления, делопроиз- водство, организационно-распорядительная документация, архивное хра- нение. Кроме того, следует исходить из того, что на практике делопроиз- водство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне ком- пьютеризации в организации. Не говоря уже о том, что архивное хранение остается бумажным.
Можно назвать три наиболее эффективных направления использо- вания электронных технологий в традиционном делопроизводстве:
1. Подготовка документов с использованием электронных тех- нологий – осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов.
2. Электронная передача информации – используется для ускоре- ния ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимиль- ной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.
3. Электронная регистрация поступления документов в систему – предполагает включение в единую информационную систему всех возни- кающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строят- ся учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других ре- гистрационных форм.

ГУМАНИТАРИЙ ЮГА РОССИИ
HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA
2017 Том 23 № 1
2017 Tom 23 Issue № 1
199
Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистраци- онный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, ко- торое он регистрирует [2, с. 51].
Автоматизация делопроизводства в современных условиях
Термин «документооборот» можно трактовать как отражение тер- мина «делопроизводство», достаточно хорошо формализованного в тра- диционном управлении, при использовании его в компьютерной инду- стрии. В этом случае средства автоматизации документооборота своди- лись бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнения и формированию соответствующей отчетности.
К сожалению, подобного термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту», в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от пристрастий и специфики описываемого про- граммного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами [3, с. 15]:
DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литера- туре для данного термина имеется более точный перевод – «архивы документов»;
DocFlow-системы – системы маршрутизации документов;
WorkFlow-системы – более точно данный термин переводится как
«системы автоматизации бизнес-процессов», имеется и другой перевод данного термина – «системы поддержки управления».
У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, фи- нансовой и складской деятельности сложилась традиция использовать термин «документооборот» еще в одном аспекте: под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию бумаж- ной отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.
В последнее время появились новые термины, близкие к теме авто- матизации документооборота – Document Warehousing («хранилища до- кументов») и Knowledge Management («управление знаниями»). Пробле- мы, стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к зада- чам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хра- нилищ данных (Data Warehousing) и оперативного анализа данных
(OLAP) относятся к системам оперативной обработки транзакций (OLTP).
Таким образом, системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота и необходимы для структуризации и долго-

ГУМАНИТАРИЙ ЮГА РОССИИ
HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA
2017 Том 23 № 1
2017 Tom 23 Issue № 1
200
срочного хранения больших массивов, накопленных в организации доку- ментов, а также оптимального поиска необходимой информации в масси- ве разнородных накопленных документов.
Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традици- онных «бумажных» технологий работы с документами и новых компью- терных технологий. Дополнительные сложности вызываются тем, что до сих пор четко законодательно не закреплен статус электронного докумен- та. Существуют определенные сложности с сертификацией систем элек- тронной подписи и систем обеспечения секретности доступа к докумен- там [4, с. 51].
Задача документооборота не является изолированной технологиче- ской цепочкой в бизнес-процессе организации, движение документов тес- но интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации докумен- тооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные си- стемы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.
Все перечисленное позволяет сделать вывод, что система автомати- зации документооборота – достаточно сложный механизм. Система доку- ментооборота предприятия включает в себя множество подсистем, по- строенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Система автоматизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера органи- зации и специфики ее деятельности.
Рассмотрим некоторую идеальную систему автоматизации доку- ментооборота, включающую в себя максимальное количество функций.
Любая реальная система будет включать в себя лишь подмножество функций, необходимых для каждого конкретного случая [5].
В системе автоматизации документооборота можно выделить не- сколько аспектов использования термина «документ».
Бумажный документ представляет собой объект, непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информаци- онной системе имеется информация. Разновидностью данного типа доку- мента может быть фотографическая копия документа, микрофиша, изоб- ражение, видеозапись и пр.
Электронный образ документа – копия документа (результат скани- рования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, по- мимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств, его идентифицирующих (название, категорию, дату создания и пр.) При этом

ГУМАНИТАРИЙ ЮГА РОССИИ
HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA
2017 Том 23 № 1
2017 Tom 23 Issue № 1
201
данная информация хранится не непосредственно в файле образа доку- мента, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
Электронный документ – в отличие от образа документа, элек- тронный документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную информацию, которая может быть исполь- зована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма
Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной по- чты Internet. Файлы документов могут быть «сырыми», т.е. не содер- жащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые до- кументы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML). Еще одной разно- видностью данной группы документов являются файлы составных до- кументов, например файлы Binder Microsoft Office.
Особый тип документов составляют записи баз данных специализиро- ванных систем автоматизации групповой работы, таких как документы Lo- tus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычно- го электронного документа, данный документ не существует в виде отдель- ного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу инфор- мации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты в другое подразделение и снова погружен в систему. В силу природы приложений документы дан- ного типа изначально содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы документов или ссылки на них [6, с. 40].
К последней группе документов относятся отчеты, порождаемые в результате работы прикладных АРМ. Это особый тип документов, дина- мически формируемых из различных записей различных баз данных. По- сле просмотра или вывода на печать данный документ перестает суще- ствовать как целостный объект в информационной системе, так как он живет только в пространстве конкретного приложения и не может отчуж- даться от него. Например, для передачи в другое подразделение он дол- жен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.
Выделим характерные подсистемы идеальной системы автоматиза- ции документооборота и формализуем их функции, учитывая при этом различные типы документов.