Файл: Электронный документооборот как форма современного.pdf

ГУМАНИТАРИЙ ЮГА РОССИИ
HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA
2017 Том 23 № 1
2017 Tom 23 Issue № 1
202
Система автоматизации документооборота складывается из не- скольких подсистем. Можно выделить следующие подсистемы автомати- зации документооборота [7, с. 24]:
– системы автоматизации делопроизводства;
– архивы документов;
– системы ввода документов и системы обработки образов доку- ментов;
– системы управления стоимостью хранения документов;
– системы маршрутизации документов;
– системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Кратко остановимся на функциях каждой из них.
Функции автоматизации делопроизводства включают фиксацию до- кументов в специальной базе данных, выражающуюся в заполнении спе- циальной карточки документа. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имею- щуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обра- ботки документов опирается на сформулированное в данной организации положение о делопроизводстве.
Архив документов – это то, что, собственно, хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его со- держание, либо и то, и другое. Помимо хранения документов, архив дол- жен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.
В отличие от систем предыдущего класса в архивах хранятся сами документы, поэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и па- роля, определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей, система должна обеспечивать вы- деление групп пользователей или ролей.
Одной из самостоятельных функций систем документооборота яв- ляется ввод документов в архив, т.е. перевод документов из бумажного в электронный вид. В простейшем случае эта процедура сводится к скани- рованию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно.
Образ документа может потребовать так называемого аннотирова- ния, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и пр. Кроме того, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифициро- вать в системе делопроизводства и в архиве документов.

ГУМАНИТАРИЙ ЮГА РОССИИ
HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA
2017 Том 23 № 1
2017 Tom 23 Issue № 1
203
Системы управления стоимостью хранения обеспечивают возмож- ность работы с различными периферийными устройствами – накопителя- ми на жестких магнитных дисках, оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM-устройствами. Система обеспечивает ав- томатический перенос данных на более «дешевые» устройства в случае, если доступ к ним осуществляется не очень часто.
Системы маршрутизации документов занимаются непосредствен- но пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбором ин- формации о текущем статусе документов, осуществляют группирование документов по завершении работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.
Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основа- нии разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами.
Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow- системы, или системы комплексной автоматизации процессов управления, или бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных, используе- мых в бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информа- цию о том, что он должен сделать, и все необходимые для этого данные.
WorkFlow-приложение определяет, какое приложение должно быть запу- щено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в не- го необходимые данные. Парадигма WorkFlow-системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю ру- тинную работу (определение последовательности действий, доставку необ- ходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и пр.) выполняет система WorkFlow. Функции WorkFlow-приложений выхо- дит за рамки функций систем документооборота, однако технологии, ис- пользуемые в данных приложениях, очень близки тем, которые использу- ются в системах маршрутизации документов, которая может рассматри- ваться как частный случай задачи построения WorkFlow-систем.
В заключение приведем схему идеализированной системы докумен- тооборота [8, с. 56].
В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в си- стемах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осу- ществляет возможность занесения информации о документах в систему,

ГУМАНИТАРИЙ ЮГА РОССИИ
HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA
2017 Том 23 № 1
2017 Tom 23 Issue № 1
204
поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и пр.) и управление данными.
Структура идеализированной системы автоматизации
документооборота
Выбор системы автоматизации делопроизводства
и документооборота
Автоматизация документооборота сокращает время обработки, улучшает поиск данных, обеспечивает контроль исполнения, предостав- ляет полную аналитическую информацию и снижает вероятность всевоз- можных ошибок.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации [9, с. 102]:
– документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
– организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
– систематизация архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия решений).
Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации.
Документооборот – это движение документов в рамках ДОУ.
Система документооборота будет совершенствоваться в процессе эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и разви- тием организации.

ГУМАНИТАРИЙ ЮГА РОССИИ
HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA
2017 Том 23 № 1
2017 Tom 23 Issue № 1
205
Представим наиболее популярные на российском рынке системы:
 «ИнтерТраст»,Company Media [10];
 LanDocs, «Ланит»[11];
 Optima Workflow,«Оптима»[12];
 «БОСС-Референт», «АйТи»[13];
 «Дело», «Электронные офисные системы» [14].
Кроме того, в последнее время мощную рекламную политику про- водит компания «Документум Сервисиз», официальный дистрибьютор
Documentum, Inc. [15]. Поэтому система Documentum также включена в обзор, хотя по сути ее надо было бы сравнивать не с системами докумен- тооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content
Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и т.д.
Следует отметить, что системы, разработанные в России, как прави- ло, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского де- лопроизводства.
Таким образом, электронный документ – это документированная ин- формация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных ма- шин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным се- тям или обработки в информационных системах. Смысл внедрения авто- матизированной системы документооборота состоит в том, чтобы избавить бюрократическую машину делопроизводства от бумажных завалов. Имен- но для выполнения данной цели и используется электронное делопроиз- водство и электронный документооборот.
Литература
References
1. Иванова Е.В., Дашкова Е.В. Этапы выбора системы электронного документо- оборота // Современные технологии доку- ментооборота в бизнесе, производстве и управлении : сб. ст. XV Междунар. науч.- практ. конф. Пенза, 2015. С. 24–30.
2. Иванова Е.В. Автоматизация доку- ментооборота на предприятии // Наука и образование в жизни современного обще- ства : вестник науч. конф. по материалам
Междунар. науч.-практ. конф. (г. Тамбов,
31 марта 2016 г.). Тамбов, 2016. Ч. 5, № 3–5
(7). С. 51–53.
3. Дашкова Е.В., Ивушкина Е.Б., Лан-
тратов О.И. Документационное обеспече- ние управления социально-культурным сервисом и туризмом. Шахты, 2009. 276 с.
1. E.V. Ivanova, E.V. Dashkova. Etapy vybora sistemy elektronnogo dokumentoobo- rota // Sovremennye tekhnologii dokumen- tooborota v biznese, proizvodstve i uprav- lenii : sb. st. XV Mezhdunar. nauch.-prakt. konf. Penza, 2015. P. 24–30.
2. E.V. Ivanova. Avtomatizaciya doku- mentooborota na predpriyatii // Nauka i obra- zovanie v zhizni sovremennogo obshchestva : vestnik nauch. konf. po materialam Mezhdu- nar. nauch.-prakt. konf. (g. Tambov, 31 marta
2016 g.). Tambov, 2016. Ch. 5, № 3–5(7).
P. 51–53.
3. E.V.
Dashkova,
E.B.
Ivushkina,
O.I. Lantratov. Dokumentacionnoe obespech- enie upravleniya social'no-kul'turnym servi- som i turizmom. Shakhty, 2009. 276 p.

ГУМАНИТАРИЙ ЮГА РОССИИ
HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA
2017 Том 23 № 1
2017 Tom 23 Issue № 1
206 4. Полушина Л.В. Внедрение системы электронного документооборота // Совре- менные технологии делопроизводства и до- кументооборота. 2015. № 4 (52). С. 41–59.
5. Автоматизация документооборота. Ор- ганизация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах. Автомати- зированные системы документооборота [Элек- тронный ресурс]. URL: http://www. directum.ru/
425833.aspx (дата обращения: 10.12.2016).
6. Белая Т.Р. Автоматизированная си- стема документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ
// Делопроизводство. 2010. № 3. С. 40–47.
7. Бертяков А., Сумин А. Автоматиза- ция документооборота // Финансовый ди- ректор. 2011. № 7–8. С. 23–25.
8. Мысин М.Н., Сушкова Л.М., Суш-
ков С.А. Документооборот: от традиционно- го к электронному : учеб.-практ. пособие.
Самара, 2009. 211 с.
9. Курченков К.Б. Электронный доку- ментооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота // Вестник
Воронежского ин-та высоких технологий.
2014. № 12. С. 102–106.
10. Система Company Media [Электрон- ный ресурс]. URL: http://www.intertrust.ru/ products/companymedia/ (дата обращения:
12.12.2016).
11. LanDocs
[Электронный ресурс].
URL: http://www.landocs.ru/ (дата обраще- ния: 12.12.2016).
12. OPTIMA-WorkFlow
[Электронный ресурс]. URL: http://optima-workflow.ru/ (да- та обращения: 12.12.2016).
13. Ай-Ти: БОСС-референт [Электрон- ный ресурс]. URL: http://ais.rissoft.ru/4-
8.html (дата обращения: 12.12.2016).
14. СЭД «ДЕЛО» [Электронный ресурс].
URL: http://www.eos.ru/eos_products/eos_ delo/ (дата обращения: 12.12.2016).
15. Microsoft Dynamics [Электронный ресурс]. URL: http://www.microsoft.com/ru- ru/dynamics/_xml/Clients/descriptions/872.asp x (дата обращения: 12.12.2016).
4. L.V. Polushina. Vnedrenie sistemy el- ektronnogo dokumentooborota // Sovremen- nye tekhnologii deloproizvodstva i dokumen- tooborota. 2015. № 4 (52). P. 41–59.
5. Avtomatizaciya dokumentooborota. Or- ganizaciya elektronnogo dokumentooborota na predpriyatii v voprosakh i otvetakh. Avtoma- tizirovannye sistemy dokumentooborota [El- ektronnyy resurs]. URL: http://www.directum. ru/
425833.aspx (data obrashcheniya: 10.12.2016).
6. T.R. Belaya. Avtomatizirovannaya sistema dokumentacionnogo obespecheniya upravleniya: organizaciya sozdaniya AS DOU
// Deloproizvodstvo. 2010. № 3. P. 40–47.
7. A. Bertyakov, A. Sumin. Avtoma- tizaciya dokumentooborota // Finansovyy direktor. 2011. № 7–8. P. 23–25.
8. M.N. Mysin, L.M. Sushkova, S.A. Su-
shkov. Dokumentooborot: ot tradicionnogo k elektronnomu : ucheb.-prakt. posobie.
Samara, 2009. 211 p.
9. K.B. Kurchenkov. Elektronnyy doku- mentooborot. Kriterii razrabotki sistem el- ektronnogo dokumentooborota // Vestnik Vo- ronezhskogo in-ta vysokikh tekhnologiy.
2014. № 12. P. 102–106.
10. Sistema CompanyMedia [Elektronnyy resurs]. URL: http://www.intertrust.ru/ prod- ucts/companymedia/ (data obrashcheniya:
12.12.2016).
11. LanDocs [Elektronnyy resurs]. URL: http://www.landocs.ru/ (data obrashcheniya:
12.12.2016).
12. OPTIMA-WorkFlow
[Elektronnyy resurs]. URL: http://optima-workflow.ru/ (da- ta obrashcheniya: 12.12.2016).
13. Ay-Ti: BOSS-referent [Elektronnyy resurs].
URL: http://ais.rissoft.ru/4-8.html
(data obrashcheniya: 12.12.2016).
14. SYeD «DELO» [Elektronnyy resurs]
URL: http://www.eos.ru/eos_productseos_ delo/ (data obrashcheniya: 12.12.2016).
15. Microsoft
Dynamics
[Elektronnyy resurs]. URL: http://www.microsoft.com/ru- ru/dynamics/_xml/Clients/descriptions/872.as px (data obrashcheniya: 12.12.2016).
Поступила в редакцию
12 декабря 2016 г.