ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 02.12.2023
Просмотров: 11
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
(73 Современные образовательные технологии в социальной сфере «АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЛОГИСТИЧЕСКИХ СИСТЕМАХ» Современные образовательные технологии в социальной сфере Цель: сформировать представления об особенностях автоматизации документооборота в логистических системах. Цели и задачи автоматизации документооборота в логистических системах. Документооборот между транспортной компанией и отправителем груза представляет собой — стандартный — поток — договорной и — первичной документации. При этом документы по логистическим услугам (обработка и хранение грузов, таможенное оформление) также можно перевести в электронный вид. Автоматизированная система документооборота обеспечивает: ® единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; е единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации; е регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов; ® списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; ® контроль — своевременного — исполнения — поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; ® проверку правильности и своевременности исполнения документов; ® поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации; Современные образовательные технологии в социальной сфере ® формирование реестров отправки для — экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты. С помощью сервиса обмена заказчик получает все документы в день выставления и может сразу же их подписать. Объем ручного труда на обработку сводится к минимуму — взаимодействие налаживается напрямую между учетными системами партнеров. Проверка и «= подписание АКТА Ге о Зутчндось ©© ЧАСТНЫЕ ПЕРЕВСКРЧИЖИ ОНЛАЙН СЕРВИС ГРУЗОПЕРЕВОЗОК Подготовка, подписание отправка АКТА грузоперевозчику — ] о Зуленкса |-© \ О.еч ТРАНСПОРТНЫЕ [= КОМПАНИИ © Проверка и Г подписание АКТА = и = = О Рис. 1 Схема обмена онлайн сервиса грузоперевозок с ТЭК
, частными перевозчиками. Сервис учитывает, что инициатором отправки груза может быть не производитель, а посредник, например, интернет- магазин или — другая логистическая компания. — Обмен документами с ними также возможен в электронном виде. Современные образовательные технологии в социальной сфере За счет автоматизации документооборота в логистической системе происходит: ® сокращение уровня запасов; ® повышение оборачиваемости оборотных средств ® повышение объема продаж; ® сокращение транспортных затрат ® сокращение логистических издержек (штрафы, пени, пересортица, недостача, возвраты, некондиции, брак, и т.п.) ® сокращение времени планирования ® снижение уровня складских остатков готовой продукции, неликвидов до минимального уровня. ® повышение производительности складских операций; ® повышение качества данных и сокращение числа операторских ошибок. Основные подходы к автоматизации документооборота в логистике. В группу систем «егопру/агте» входят многие почтовые системы, такие как «Го$ Моге5» или «Огопр\\/156», работающие в среде «клиент-сервер», главное назначение которых — обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы коллективной работы класса «егопрууагте» ориентированы на проект и рассчитаны на группы — взаимодействующих — сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных. Системы класса «Йосйоу» ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации 4 Современные образовательные технологии в социальной сфере осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки. Система документооборота «умотКПоум» предназначена для жестко структурированных деловых процессов. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих дело с различными типами информации. Программное обеспечение типа ‹«\могКПо\м» ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы. Требования к электронным документам. Электронный документ — документ, информация которого представлена в электронной форме. К электронному документу предъявляется ряд требований: 1) аутентичность — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный — документ — идентичен заявленному. 2) достоверность — свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций,деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. 3) целостность — состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения. 4) пригодность для использования — свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени. Современные образовательные технологии в социальной сфере Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Современное состояние автоматизации документов в сфере логистики. В настоящее — время — большинство логистических — организаций — автоматизируют — работу с документами. Основные направления/ разделы логистики, в автоматизации которых наиболее часто осознаётся необходимость: ® управление складом. ® транспортная логистика — контроль и маршрутизация международных/междугородных перевозок — от автоперевозок до ж/д, контейнерных и смешанных. ® транспортная логистика — маршрутизация дистрибуции и развоза по торговым точкам. ® управление закупками и запасами. ® управление цепями товародвижения/ поставок. Программы для автоматизации можно разделить на несколько классов: е Файлы в Ехсе!. ® Модули больших ЕКР-систем. Например: Ахара, Мау15100, 5арКЗ идр. ® Модули автоматизации логистики (например, 1С) е «Самописные» модули (программы, написанные для логистических компаний на заказ). е \\/еБ-сервисы. Разработка — качественного продукта, например, — для управления запасами и закупками не может стоить менее 2-2,5 млн. руб. Законодательные нововведения приводят к тому, что часть документов переводятся в электронный вид. Так, С 1 января 6 Современные образовательные технологии в социальной сфере 2017 года правительство обязало страховщиков продавать полисы ОСАГО через интернет. Полисы ОСАГО в электронном виде должны оформлять всё страховые компании, которые имеют лицензию на обязательное страхование гражданской ответственности. Если компании можно продавать ОСАГО, она обязана продавать его электронную версию. С 2018 г. проводится Эксперимент по переходу на электронный документооборот в общероссийском масштабе. С 2022 г. перевозочные документы (транспортную накладную, заказ- наряды и другие документы)
можно будет оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде. Формат электронных — документов утверждает ФНС России по согласованию с Минтрансом России. Обмен электронными перевозочными документами (ЭПД) и содержащимися в них сведениями между участниками информационного взаимодействия (грузоотправителями, перевозчиками, грузополучателями, фрахтователями и фрахтовщиками будет — осуществляться посредством информационных систем операторов, включенных в соответствующий реестр, на основании соглашения между участниками и оператором. Установлены требования, которым должен соответствовать оператор информационной системы ЭНД. Вести реестр операторов будет Минтранс России. Документы и сведения, поступившие в информационные системы операторов, в свою очередь, подлежат направлению в государственную информационную систему ЭПД. Оператором выступает Министерство транспорта России. Для предоставления информации из этой электронной системы необходимо создать личный кабинет. Электронная цифровая подпись. Для регулирования отношения в области использования электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении 7 Современные образовательные технологии в социальной сфере государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий принят Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Федеральный закон № 63-ФЗ определяет следующие виды электронных подписей. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Неквалифицированной электронной подписью — является электронная подпись, которая: 1) получена В результате криптографического преобразования информации с использованием — ключа электронной подписи; 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; 4) создается с использованием средств электронной Подписи. Неквалифицированные Усиленные Электронные цифровые подписи Квалифицированные „” Рис.2 Виды электронных цифровых подписей Современные образовательные технологии в социальной сфере Квалифицированной — электронной — подписью — является электронная подпись, которая соответствует всём признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам: 1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; 2) для создания и проверки электронной — подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ. Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ фиксирует условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Этими условиями являются следующие: ® информация в электронной — форме, подписанная квалифицированной — электронной — подписью, — признается электронным — документом, равнозначным — документу — на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. ® информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью,
признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, — установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Современные образовательные технологии в социальной сфере Защита информации при организации электронного документооборота. Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на: 1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, — модифицирования, — блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации; 2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа; 3) реализацию права на доступ к информации. Обладатель информации, оператор — информационной системы в — случаях, — установленных — законодательством Российской Федерации, обязаны обеспечить: 1) предотвращение несанкционированного доступа к информации и (или) передачи ее лицам, не имеющим права на доступ к информации; 2) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации; 3) предупреждение ВОЗМОЖНОСТИ неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к информации; 4) недопущение воздействия на технические средства обработки информации, в результате которого нарушается их функционирование; 5) возможность незамедлительного восстановления информации, модифицированной или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней; 6) постоянный — контроль за — обеспечением — уровня защищенности информации; У) нахождение на территории Российской Федерации баз данных информации, с использованием которых осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение 10 Современные образовательные технологии в социальной сфере (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации. Программы — для автоматизации — логистического документооборота. В настоящее время на рынке представлены разнообразные сервисы для автоматизации документооборота и логистических операций. Например, одной из наиболее распространенных является программа 1С: Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом. Программа имеет следующие возможности: - Управление заказами на перевозку - мобильное приложение для водителей, в том числе для отслеживания места нахождения, анализа пробега, расчета расходов на ГСМ - учеты выработки водителей и заработной платы; -
работа с договорами, рекламациями, штрафами. Важной тенденцией последних лёт стало — активно использование облачных сервисов, СР5- датчиков, трекеров. При принятии решения о внедрении той или иной программы — рекомендуется сначала — ознакомиться с ее функциональными возможностями в демоверсии. — Основной эффект от автоматизации — это существенное сокращение затрат и ускорение бизнес-процессов. Выводы и рекомендации. Работа логистическихкомпаний в настоящее время активно автоматизируется. Сотрудник должен уметь пользоваться программным обеспечением для составления документов. В перспективе многие документы — будут составляться в основном электронно. 11