ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 02.12.2023
Просмотров: 13
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
(73 Современные образовательные технологии в социальной сфере «ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЛОГИСТИЧЕСКИХ СИСТЕМАХ» Современные образовательные технологии в социальной сфере Цель: изучение слушателями порядка организации хранения документов в логистических системах. Организация оперативного хранения документов. В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит оперативное хранение и использование документов. Оперативное хранение документов — это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. При этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: ®е хранение документов в процессе их исполнения; ®е хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Номенклатура дел: ® составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений; 2 Современные образовательные технологии в социальной сфере ® утверждается после её согласования с центральной экспертной комиссией не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года; ® один раз в 5 лёт согласовывается с экспертно- проверочной комиссией государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности организации. Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личномусоставу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. Форма номенклатуры дел представлена в Приложении 19. В номенклатурные дела, за исключением переходящих дел, помещаются только — исполненные — документы — одного календарного года. По объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и т.д. Документы внутри дела располагаются в — хронологической, — вопросно-логической последовательности или их сочетании. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом- запросом. Оформление дела включает в себя следующие процедуры: ®е заполнение
реквизитов обложки дела по установленной форме; ® проставление нумерации листов в деле (карандашом в 3 Современные образовательные технологии в социальной сфере правом верхнем углу листа); ® составление листа-заверителя и внутренней — описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование организации; номенклатурный индекс, заголовоки дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно», Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации. Образец обложки дела представлен в Приложении 20. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью — указывается количество листов, — особенности отдельных документов. Лист-заверитель подписывает его исполнитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной формеи содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи. Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела. Современные образовательные технологии в социальной сфере Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ: ® создание оптимальных — технических — (физических) условий хранения документов и дел; е размещение дел; ®е проверка наличия и состояния документов и дел; ®е соблюдение порядка выдачи дел. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям —— производится с — разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индексдела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел для работы сотрудникам внутри структурного подразделения осуществляется также под расписку в карте- заместителе. Дела выдаются во временное — пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Экспертиза ценности документов. При проведении экспертизы ценности документов рекомендуется учитывать 5 Современные образовательные технологии в социальной сфере требования, которые устанавливают: е Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; ® — Перечень типовых управленческих архивных документов, — образующихся в — процессе — деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Приказ Росархива от 20.12.2019) Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации — осуществляется по — результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем
комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Описание критериев ценности — документов представлено в таблице. Таблица 1. ФОсновные критерии, учитываемые при проведении экспертизы ценности документов Критерий Характеристика Критерий роль и место организации в системе происхождения государственного управления иликонкретной отрасли, значимостьвыполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. Современные образовательные технологии в социальной сфере Критерий Значимость события (явления),‚отраженного в содержания документе, значение имеющейся в документе информации повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа Критерий внешних Форма фиксирования и передачи особенностей содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние. Экспертиза ценности документов проводится: ® в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; ® в архиве — в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение, Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросыделопроизводства и архива. Современные образовательные технологии в социальной сфере Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: ® организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; е рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; ® подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, иоб определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; е участие в подготовке и рассмотрении — проектов нормативных и методических документов по вопросам работыс документами в организации. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: ® отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; ® отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; ® выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Комплектование архива организации — это систематическое пополнение архива документами структурных 8 Современные образовательные технологии в социальной сфере подразделений организации, а
также других организаций, ЯВЛЯЮЩИХСЯ источниками комплектования архива. Комплектование архива включает: ® определение источников комплектования архива; ® определение состава документов, подлежащих приему в архив; ® организация передачи документов в архив. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела — постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив — организации 9 Современные образовательные технологии в социальной сфере осуществляется по — графику, — составленному — архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих — документы в архив, и утвержденному руководителем — организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного — подразделения — обязаны — устранить. — При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием — каждого — дела производится лицом, ответственным за архив (специальным — сотрудником), в присутствии работника структурногоподразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация — фондообразователь является источником комплектования. Для 10 Современные образовательные технологии в социальной сфере документов устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения в организациях Таблица 2. Предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях Виды документов Предельные сроки временного хранения Документы по личному составу, законченные 75 лет делопроизводством до 1 января 2003 года Документы по личному составу, законченные 50 лет делопроизводством после 1 января 2003 года Счета-фактуры 4 года Накладные 5 лет Технологическая и конструкторская документация 20 лет Патенты на изобретение, полезную модель, 20 лет промышленный образец научная документация 15 лет кино- и фотодокументы 5 лет видео- и фонодокументы 3 года Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел. При первой передаче документов в государственный — архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов. Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Прием документов на постоянное 11 Современные образовательные технологии в социальной сфере хранение оформляется актом приема-передачи дел. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью В ОПИСИ И фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой — указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи
документов на государственное хранение; причины их отсутствия — в прилагаемой к акту справке организации. Архив организации принимает меры по — розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. Выводы и рекомендации. Экспертиза ценности позволяет провести деление документов на документы, подлежащие хранению, и документы, подлежащие уничтожению. При проведении экспертизы ценности необходимо учитывать срок хранения документов, установленные Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации и Перечнем типовых управленческих архивных документов, — образующихся в — процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. 12