Файл: Лабораторная работа Тема Знакомство с системой yougile. Создание проекта.pdf

Лабораторная работа
Тема: Знакомство с системой YOUGILE. Создание проекта.
Цель. Познакомится с платформой с системой YOUJILE. Научится работать с проектами.
Задание.
1. Пройти регистрацию в с системой YOUGILE.
2. Познакомиться с основами с системой YOUGILE
3. Создать проект по данным приведенным в таблице.
4. Настройки проекта, задач.
5. Создать стикеры (распределить стикеры по задачам)
6. Диаграмма Ганта. Зависимости между задачами. Посмотреть, как укладываются даты в проект. Все даты должны быть без разрывов.
7. Структура компании. Дать имя компании. Создать структуру по приведенной схеме.
Название отдел может быть произвольным
8. Назначение ответственных. Необходимо к проекту подключить 3-5 человек.
Распределить задачи. Распределить по отделам. Написать сообщение используя внутренней чат системы
9. Сдать работу преподавателю.
10. Подготовить краткий отчет и разместить на сайте eluniver.ugrasu.ru
Данные для проекта: Строительство быстровозводимого помещения
Наименование работ
Дата начала
Дата окончания
Продолжительност ь дней
Разработать План проекта
01.03.2022 30.03.2022 29
Подготовить и утвердить график проекта
01.03.2022 22.03.2022 20
Подготовить и утвердить план управления коммуникациями
22.03.2022 25.03.2022 3
Подготовить и утвердить план управления сроками
26.03.2022 30.03.2022 4
Планирование завершено
30.03.2022 30.11.2022 0
Осуществить согласования
10.04.2022 09.05.2022 30
Получить разрешение на строительство
10.04.2022 26.04.2022 16
Согласовать ПСД (проектно- сметную документацию)
27.04.2022 03.05.2022 13
Согласования получены
04.05.2022 04.05.2022 0
Организация
(название)
Коммерческий отдел
Сервисный отдел
Отдел продаж
Маркетинговый отдел
Техподдержка

Осуществить СМР
20.02.2022 21.03.2022 29
Осуществить внутренние строительно-монтажные работы
(СМР)
20.02.2022 21.03.2022 29
Осуществить внешние СМР
22.03.2022 10.04.2022 19
Осуществить благоустройство
11.04.2022 21.04.2022 10
СМР завершены
21.04.2022 21.04.2022 0
Сдать объект
22.04.2022 28.04.2022 6
Подготовить закрывающие документы
22.04.2022 27.04.2022 5
Сдать объект заказчику
28.04.2022 28.04.2022 1
Объект принят заказчиком
28.04.2022 28.04.2022 0

Знакомство с YouGile
Регистрация
После входа в систему открывается главная страница системы

Вся обучающая информация размещена по адресу: YouGile (zendesk.com).
Обучающее видео: https://youtu.be/2G1ZiIzI8wo
Открытые доски
Шаринг досок (доступ к доске по ссылке)
Функция доступна в меню доски для администраторов компании и Управляющих проектов (в облачной версии).
Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке"

Далее можно выбрать уровень прав
1) Только просмотр задач доски - Гость может видеть все задачи на доске, отправка сообщений в чат недоступна, также нет возможности редактировать какие-либо данные в задаче.
2) Просмотр и отправка сообщений - Гость может просматривать все задачи на доске + доступна переписка в чатах задач
3) Создание задач и общение в чате - Гость может просматривать все задачи на доске + доступна переписка + доступно создание задач
Вот пример открытой доски, где мы обсуждаем ближайшие функции в YouGile: https://ru.yougile.com/board/56mmqbzceqzo
Структура системы

В YouGile реализована иерархия объектов, позволяющая строить работу компаний любой сложности. В компании может быть любое количество проектов, в проекте — любое количество досок. На каждой доске можно создать множество колонок с неограниченным количеством задач.
Компании
В каждом аккаунте можно создать несколько компаний.
Для создания новой компании и переключения между компаниями нужно пройти в настройки профиля и в блоке "Компании" нажать на "Добавить компанию".
В этом же разделе компанию можно переименовать, нажав на иконку с карандашом, а также удалить через значок с корзиной. Изменить порядок отображения компаний можно путем перетаскивания мышью.
Приглашенный в компанию пользователь, не являющийся администратором, не может удалить компанию у себя. Чтобы выйти из компании, ему нужно обратиться к администратору.
Также есть следующее ограничение: администратор не может удалить у себя последнюю, единственную компанию. Это можно сделать только через запрос в поддержку
YouGile.
Проекты
Для создания проекта перейдите в раздел с настройками проектов и пользователей, нажмите на "Добавить проект" или на "+".

Созданные проекты можно менять местами путем перетаскивания.
В меню проекта доступны опции дублирования (создания копии проекта), удаления и переименования проекта.
В проекты можно добавить или исключить из них участников.
Подробнее про настройки добавления и удаления пользователей в статье Добавление и удаление пользователей
Через Настройки компании (подробнее в статье Настройки компании) можно настроить, кто из пользователей имеет право создавать новые проекты.
Изменение структуры проектов, а также добавление и удаление участников доступно администраторам компании и управляющим проектов. Подробнее о ролях в проекте — в статье Роли пользователей.
Обычному пользователю доступны изменения порядка проекта, они применяются только в его аккаунте.
Доски
Создать доску можно непосредственно из проекта, нажав на "+".

В меню досок доступны следующие опции: переименование, перемещение, дублирование и удаление.
Порядок досок в проекте можно изменить путем таскания.Создание новых досок, а также изменение их порядка доступно только администраторам компании и управляющим проектов.
Колонки
Для создания колонки нужно нажать на "Создать колонку" на доске проекта.
Порядок колонок на доске можно изменить тасканием. Также можно перетащить колонку из одной доски на другую, из одного проекта в другой проект. Создание и перемещение колонок доступны только администраторам компании и управляющим проектов.

В меню колонок доступны опции переименования, перемещения, дублирования, удаления колонки. Из этого меню также можно за одно действие архивировать все задачи в колонке либо архивировать только выполненные.
Задачи
Создать задачу можно через кнопку "Добавить задачу".
Через меню задач ее можно отметить выполненной, переименовать, заархивировать, переместить, копировать ссылку на нее, дублировать или удалить.

Выполнить задачу можно также нажав на галочку в левом верхнем углу и из самой карточки задачи.
Задачи можно перемещать мышью в пределах одной доски, а также с одной доски на другую в пределах проекта.
Все заархивированные задачи помещаются в специальный раздел в самом низу колонки. При необходимости, их можно просмотреть через "Показать".
Восстановить задачу из архива можно через меню задачи:
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности.
Инструмент позволяет:

Распределять задачи на временной шкале

Определять дату начала задачи и дату окончания (дедлайн)


Устанавливать связи задач

Планировать последовательность работ на временной шкале
В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта, нажав на переключатель слева от панели стикеров.
Также функция доступна из раздела "Отчеты". После настройки фильтров отчетов следует нажать на кнопку "Отобразить в виде Ганта".
На тайм-линии отображаются все задачи со стикером дедлайн. Остальные задачи находятся внизу, в поле "Задачи без дедлайна". Из этой области задачи можно распределить по датам, после чего им автоматически будет присвоен стикер Дедлайн.

Цвет задач в диаграмме соответствует цвету колонки, на каждой задаче отображаются исполнители, также помечаются архивные задачи.
На доске дату начала и окончания задач можно задавать и видеть в стикере
Дедлайн.
Из вида Ганта можно установить связи задач.
Убрать связь задач можно из карточки задачи, из вкладки "Задача".
Раздел "Мои задачи"
В разделе "Мои задачи" можно посмотреть все текущие и выполненные задачи, в которых вы являетесь исполнителем, а также задачи, порученные Вами другим пользователям.
Задачи можно отсортировать по дедлайну, дате создания, автору, исполнителю либо вручную.

Напротив пункта "Мои задачи" каждый пользователь может видеть количество задач, назначенных на него.
В разделе "Мои задачи" есть 4 вкладки:
1) Задачи на мне — все задачи в компании, к которым Вы имеете доступ и в которых Вы являетесь исполнителем.
2) Порученные мной — все задачи в компании, в которых Вы назначали исполнителя.
Через кнопку "Добавить задачу" из данного раздела задача создается без доски.
Перенести задачу на доску любого проекта, к которому у пользователя есть доступ, можно из карточки задачи.
3) Приватные задачи — эти задачи видны только Вам. Никто из пользователей не видит приватные задачи другого пользователя, в том числе администратор компании.
Приватную задачу можно создать только из раздела "Мои задачи" - "Приватные задачи", нажав на "Добавить задачу".

4) Избранные — все задачи в компании, в том числе Ваши приватные задачи, отмеченные "звёздочкой".
Добавить задачу в Избранные можно как из раздела "Мои задачи", так и из самой карточки задачи.
При создании задачи из данного раздела, эта задача создается без доски, отмеченная как Избранная.

Из раздела "Мои задачи" задачу можно выполнить, нажав слева на галочку, установить дедлайн, добавить в "Избранное".
Из меню справа задачу можно выполнить, переименовать, переместить, заархивировать, скопировать ссылку на эту задачу либо удалить.
После выполнения задача переносится в блок "Выполненные".
Щелчок на задачу открывает карточку задачи.
Заархивированные задачи в разделе "Мои задачи" не отображаются.
Групповые чаты

В групповой чат можно добавить всех сотрудников компании, какого-либо отдела или проекта.
Групповые чаты, как и личные, приватны и видны только участникам чата.
Создать чат можно по кнопке “Создать групповой чат” в левой или в правой панели в разделе “Личные чаты”. В открывшемся окне нужно ввести название чата, а также отметить список участников.
Чтобы переименовать чат либо изменить в нем состав пользователей, нужно нажать на иконку с карандашом рядом с названием чата.
Для удаления чата нужно исключить из него всех пользователей, чат будет удалён автоматически.
В правом верхнем углу чата есть отдельная настройка для управления уведомлениями в групповых чатах. При необходимости, можно отключить уведомления для определенных чатов.
* Настроить, кто имеет право создавать групповые чаты (все пользователи, руководители отделов компании и администраторы компании либо только администраторы) можно в настройках компании:

Настройки компании видны и доступны для редактирования только администраторам компании.
Данный блок настроек позволяет:

Создавать проекты всем пользователям компании (а не только
администраторам)
Мы считаем, что открытая команда работает более эффективно. И это видно из статистики по действиям пользователей YouGile. Чем больше свободы действий и прозрачности – тем активнее ведут себя пользователи в системе.

Запретить пользователям создавать групповые чаты, оставить это
привилегией администраторов.
И все же некоторые команды, особенно большие, от 50 человек, имеют более строгую иерархию. А значит, им нужна возможность ограничить права сотрудников.

Настроить видимость e-mail друг друга
Это актуально для больших команд с разными отделами. При необходимости видимость e-mail адресов можно и ограничить, например, если в систему приглашены заказчики, подрядчики и фрилансеры.
Для перехода в меню редактирования следует зайти на страницу с настройками проектов и нажать на шестеренку рядом с названием компании.
В открывшемся окне можно регулировать:

Кто может создавать новые проекты

Кто может видеть страницу "Отчеты"


Кто может редактировать должность пользователя

Кто может создавать групповые чаты

Кто может видеть email-ы в карточках сотрудников

Кто может видеть страницу «Лицензия и оплаты»


Доступны следующие варианты:

Руководители отделов и администраторы
- руководители отделов компании, а также администраторы компании.
Подробнее об "Отделах компании" можно почитать в статье Отделы компании.

Только администраторы
- только администраторы компании.

Все пользователи
- без исключений. Независимо от того, с какими ролями пользователи добавлены в проекты и в каких группах прав они состоят.
Отделы компании
Функция позволяет разделить сотрудников по отделам, указать должности, назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.
Возможна бесконечная вложенность отделов – можно работать, даже если вас 1000
человек
Зачем нужна структура?

Для визуализации. Любой сотрудник может понять, кто где работает, и обратиться при необходимости.

Для того, чтобы отрегулировать прозрачность процессов в разных отделах.