Файл: Лабораторная работа Тема Знакомство с системой yougile. Создание проекта.pdf

Для создания отдела компании следует перейти на страницу с настройками проектов, затем нажать на "Добавить отдел".
В окне настроек отдела можно выбрать руководителя, а также сотрудников, состоящих в данном отделе.
Руководители отделов могут просматривать задачи пользователей (в которых они назначены Исполнителями), состоящих в их отделе и в подчиненных отделах, в том числе задачи тех проектов, в которых руководители не состоят.
Исключение - приватные задачи, они видны только создателям задач.
Роли пользователей
Пользователи могут быть добавлены в проект со следующими уровнями доступа:
Управляющий, Сотрудник, Наблюдатель.
Все эти пользователи имеют право на просмотр всех задач в проекте.
Управляющий — полный доступ.

Может менять структуру и пользователей проекта.
Управляющий может приглашать пользователей в проект, а также удалять их из проекта, назначать им роли, настраивать права через группы прав. Пользователю с данной ролью доступно создание досок, колонок в проекте, редактирование их названий, а также перемещение.
Управляющий может отметить выполненными любые задачи (в которых он является исполнителем, задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи, в которых исполнителями являются другие пользователи.
Сотрудник — доступ к задачам.
Может работать с задачами, но не менять структуру проекта.
Сотрудник, как и Управляющий, имеет неограниченные права на работу с задачами.
В отличие от Управляющего, такой пользователь не может редактировать структуру проекта (создавать доски, колонки, изменять их названия, а также их перемещать).
Сотрудник может выполнить только те задачи, в которых он является исполнителем, а также задачи без исполнителя. Он не может отметить выполненными "чужие" задачи (в которых исполнителями являются другие пользователи)
Наблюдатель — доступ только к чату.
Может комментировать в чате, ничего не меняя в задачах.
Наблюдатель, как и Управляющий и Сотрудник, видит полностью все данные в проекте, но он не может редактировать структуру проекта, а также он не может редактировать задачи (т.е. он не может изменить название задачи, добавить описание, подзадачи, стикеры, переместить задачу).
Он может только отправлять сообщения в чаты задач.
Наблюдатель имеет право на выполнение только тех задач, в которых он является исполнителем.
Задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи он не может отметить выполненными.
Настройки доступны при добавлении пользователей в проект. Отредактировать их может администратор компании либо управляющий проекта.
Создание своих ролей
Можно создать свою роль и раздать ей права на определенные действия с проектами, досками, колонками и задачами.

Таким образом можно ограничить просмотр/редактирование выбранных объектов в проекте.
В компанию можно заводить фрилансеров или подрядчиков, которым будут доступны только определенные части проекта, можно организовать внутреннюю поддержку или организовать процесс сбора инициатив.
Для создания роли необходимо перейти в настройки проекта, нажать на "Настройка ролей в проекте" - "Добавить роль".
В настройках разрешить/запретить действия для проекта и выбранных объектов в проекте:

Созданную роль нужно выбрать из списка напротив имени пользователя и сохранить изменения в проекте.
Примеры создания ролей:
1) Необходимо настроить роль таким образом, чтобы пользователи могли видеть
только те задачи, в которых являются исполнителями.
- Нужно запретить просмотр всех задач и установить разрешения для задач, назначенных на пользователя.
2) Нужно настроить роль так, чтобы пользователи имели право на просмотр и
редактирование выбранных досок в проекте, остальные доски не были видны.

- Следует настроить запреты для проекта и установить разрешения для досок, которые должны быть доступны для просмотра и редактирования:
3) Нужно настроить пользователю запрет редактирования определенных задач -
все остальные задачи разрешается редактировать.
Для каждой из выбранных задач нужно разрешить только просмотр, все остальные действия необходимо запретить.

ОТЧЕТЫ И СВОДКИ
С помощью данного инструмента Вы можете получить любую информацию по проектам и выгрузить её для проведения анализа.
Главная цель функций — полная прозрачность для управления и принятия обоснованных решений.
Отчеты
Выводят любую информацию в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту.
Например, вы можете узнать в каких задачах больше всего общались, посмотреть все задачи со статусом “Срочно”, по которым был просрочен дедлайн, вывести все задачи с доски внутренних инициатив, которые не были одобрены, но при этом практически не обсуждались, и найти там что-то полезное для компании.
Настроить, кому из пользователей отображается данный раздел, можно в настройках компании (подробнее - Настройки компании )
Отчет “Общий” — позволяет быстро понять, что происходит отделах, проектах или по сотрудникам.
В общем отчете можно получить быструю информацию по происходящему в компании.
Здесь отображаются срезы по проектам, отделам и по людям.
По умолчанию в таблице отображаются две колонки: список открытых задач и выполненные.
Можно добавить свою колонку.
На каждое число в таблице можно щелкнуть. Откроется детальная информация по этим задачам (названия даты исполнители авторы и прочее). Любой отчет можно скачать в формате excel.
В отчетах “Таблицы” имеется возможность управлять столбцами. Например, можно составить удобный отчет для наблюдения за потоком общения по задачам. Для создания отчета следует перейти в раздел "Отчёты" — "Таблицы", нажать на "Добавить отчёт".

В открывшемся окне ввести название отчета, настроить фильтрацию и сортировку для задач, а также определить состав колонок. В этом окне можно также настроить отправку отчета на e-mail в заданное время.
Отчеты можно отредактировать либо удалить через "Настроить отчет", скачать в формате Excel, также посмотреть в виде Ганта.
Сводки

На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определенным критериям.
Для создания сводки на доске проекта нужно нажать на "Создать сводку". Данная опция доступна пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта (роль Управляющий, а также созданные роли. Подробнее о ролях — в статье Роли пользователей )
В открывшемся окне следует указать название сводки, добавить фильтры по задачам, а также, при необходимости, настроить сортировку, нажать "Сохранить".
Созданную сводку можно отредактировать либо удалить, нажав на шестеренку в углу колонки, также можно скачать в формате Excel.
Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа.