Файл: Комплектование архивов электронными документами концепции централизованного распределенного хранения.docx
Добавлен: 06.12.2023
Просмотров: 85
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Ряд стандартов определил требования к форматам файлов электронных сообщений СЭД в рамках межведомственной системы электронного документооборота (далее – МЭДО). В функциональных требованиях ВНИИДАД 2013 г. была предусмотрена мультиформатность системы (хранение сложно структурированных ЭД; индексной информации – электронных карточек; шаблонов визуализации ЭД; офисных форматов; графических и цифровых форматов, форматов обмена данных и баз данных).
В 2013 и 2015 гг. были приняты документы, определившие новую технологию передачи электронных документов на хранение – Методические рекомендации ВНИИДАД 2013 г. и Правила работы архивов организаций 2015 г. Если ранее Правила работы архивов организаций 2002 г. предписывали единство и преемственность СЭД и информационной системы архива на основе формата СЭД. Автоматизированный НСА базировался на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и, прежде всего, таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы. Карточка дела связывалась с карточкой документа с помощью поля «номер дела по номенклатуре». Однако в методических рекомендациях ВНИИДАД 2013 г. одним из критериев экспертизы ценности ЭД была названа возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения. То есть документы планируется передавать на хранение в платформонезависимом формате. При передаче ЭД из СЭД в ИС архива происходит конвертация в формат архивного хранения PDF/A-1, формируется контейнер ЭД; составляется опись ЭД.
В 2016 г. функции контроля за делопроизводством перешли к Федеральному архивному агентству. В связи с этим на портале ведомства в июне 2018 г. появился проект «Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» 1 (далее – ТФТ) – нового вида нормативного документа. Этот документ имеет большое значение для создания единой нормативной базы СЭД и СХЭД, обеспечения их преемственности во всех смыслах – преемственности жизненного цикла, функциональной совместимости СЭД и СХЭД, включая передачу ЭД на хранение. Передаче документов из СЭД в СХЭД посвящены три подраздела, где сформулированы требования к передаче. В целом, они обобщают требования к СЭД Минкомсвязи России (2011 г.), функциональные требования ВНИИДАД (2013), и требования Правил работы архивов организаций 2015 г. к контейнерному хранению ЭД. Так, в СЭД должна быть осуществлена связь документа с делом и должны формироваться справочники, связанные с хранением (описи и номенклатуры дел); а также осуществляться отбор дел на хранение или уничтожение с формированием акта, удаление документов в соответствии с актом о выделении к уничтожению.
Приоритетными направлениями при создании реализации модели типового ПО для информационной системы архива организации на наш взгляд, могли бы стать: расширение многофункциональности системы за счет реализации процессов, связанных с обеспечением сохранности, использованием, учетом документов; реализация сопряженности поддерживаемых форм автоматизированного учета в архиве организации с автоматизированной системой централизованного учета документов АФ РФ; сопряженность описей электронных документов и дел, формируемых в архиве организации с общеотраслевой поисковой системой «Автоматизированный центральный фондовый каталог»; реализация функции формирования и автоматического подокументного описания контейнера ЭД, которая предусмотрена в ТФТ, но на практике не реализована; автоматизированная интеграция метаданных в формате XML в ИС архива; осуществления всех видов поиска, предусмотренных для информационной системы архива в ТФТ; расширения круга метаданных для обеспечения универсальности описания и учета научно-технической, аудиовизуальной и других систем документации и видов документов; поддержание одновременно технологии хранения электронных документов и документов на традиционных носителях.
Список используемой литературы
1. Кичигина С.С. Автоматизированная информационно-поисковая система Свердловской области по архивным документам // Отечественные архивы. 2019. № 6. С. 40–42.
2. Захаров К.В. Внедрение информационно- коммуникационных технологий в архивах Новосибирской области // Отечественные архивы. 2019. № 6. С. 36–39.
3. Храмцовская Н.А. Конструктивный подход к организации хранения электронных документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2019. № 4. С. 27–38.