Файл: Документирование и инвентаризация на примере ООО «АЛЬЯНС» ( Документирование и инвентаризация в бухгалтерском учете ).pdf

- наименование инвентаризуемого предприятия;

- фамилию материально-ответственного лица;

- номер и дату приказа об осуществлении инвентаризации;

- поименный состав инвентаризационной комиссии;

- расписку членов комиссии о получение приказа об осуществлении инвентаризации;

- наименование имущества подлежащего инвентаризации;

- дату начала и окончания инвентаризации по приказу и по факту;

- предварительный итог инвентаризации: размер недостачи, либо излишков, окончательный итог; [12.C.87]

- дату утверждения итогов инвентаризации руководителем предприятия и дату принятия решения по недостаче (списание на финансовые результаты, на виновное лицо или передачу дел в суд). [9]

Информацию о фактическом наличии имущества подлежащего инвентаризации записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации как минимум в двух экземплярах. Инвентаризационная опись также содержит расписку материально-ответственного лица. Наименования ценностей и объектов, подлежащих инвентаризации, их объем указывают по номенклатуре и в единицах измерения, используемых в учете. [21C.44]

Каждая страница описи содержит:

- число порядковых номеров материальных ценностей прописью;

- общее количество натуральных показателей, которые указаны на этой странице, независимо от единицы измерения. [14.C.8]

Незаполненные строки должны быть прочеркнуты. На последней странице описи делают отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, которые осуществляют данную проверку.

Описи должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку о том, что проверка и внесение ценностей в опись происходила в их присутствии, претензии к комиссии отсутствуют, и ценности находятся на ответственном хранении материально-ответственных лиц.

При этом нужно отметить, что на арендованное имущество и имущество, которое находится на ответственном хранении, составляют отдельные списки.[22C.120]

Оформление контрольных проверок происходит посредством «Актов контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей». В данном акте указывают:

место проведения инвентаризации, дату, состав комиссии;

должность, фамилию лица, которым проводится контрольная проверка;

результат контрольной проверки по порядку: указан в инвентаризационной описи – значение полученное в процессе контрольной проверки – итог.[12.C.76]

Акт контрольной проверки должен быть подписан лицом, которое проводит контрольную проверку, а также председателем и членами инвентаризационной комиссии.

Инвентаризация осуществляется по каждому материально-ответственному лицу и месту хранения. Проверку фактического наличия имущества необходимо производить при обязательном участии материально-ответственных лиц. Комиссии также должно быть предоставлено и проверено весовое измерительное оборудование, должны быть соблюдены установленные сроки его клеймения. [19.C.4]

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с применением средств вычислительной и иной организационной техники, так и ручным способом. При ручном заполнении описи должны быть использованы чернила или шариковая ручка, записи должны быть сделаны четко и ясно, без помарок и подчисток.

При исправлении ошибок, это необходимо производить во всех экземплярах описей в форме зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Над всеми исправлениями должны быть подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц. В описи нельзя оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки должны быть прочеркнуты. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчету итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.[20.C.61]

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. [13.C.87]

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Материально-ответственное лицо дает расписку, что все ценности, отмеченные в описи, приняты им на ответственное хранение и никаких претензий к комиссии у него нет. По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета.[12.C.76]]

Если материально-ответственные лица обнаружили после инвентаризации ошибки в описях, им необходимо немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) сообщить об этом председателю инвентаризационной комиссии. В этом случае инвентаризационная комиссия проводит проверку указанных фактов, и при их подтверждении осуществляет исправление выявленных ошибок в вышеуказанном порядке. [12]

Результаты сравнения инвентаризационных описей и регистров учета записывают в сличительную ведомость. В ней указывается фактическое наличие средств по результатам инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. [3]

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе используемые при проведении инвентаризации, не являются обязательными к применению. Это значит, что организация имеет право либо самостоятельно разработать документы для оформления инвентаризации, либо продолжать использовать унифицированные формы. В любом случае применяемые формы документов должны быть утверждены руководителем организации.[12.C.4]

В целом процесс проведения инвентаризации, описанный выше, можно представить в виде схемы – рисунок 2.

Рис.2. Порядок проведения инвентаризации коммерческой организации [11]

На рисунке 2 представлено, что завершающим этапом инвентаризации является составление протокола комиссии - заключения о результатах инвентаризации, которые должные быть отражены затем в учете предприятия. Это может быть пересортица, недостача, излишки. Использование результатов инвентаризации и их отражение в учете более детально представим в следующем вопросе. [16.C.33]

Перейдем к порядку использования результатов инвентаризации.

1.4. Документирование в бухгалтерском учете и его значение

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. [21.c.81]

Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий. [21.c.83]

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив. [13.c.70]

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. [13.c.71]

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. [8.C.139]

Пример графика документооборота по предприятию

Утверждено приказом № ___ от ___________

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. [8.C.142]

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.[22.C.71]

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы. [8.C.173]