Файл: Учебное пособие для студентов специальности 270115 экспертиза и управление недвижимостью СанктПетербург 2009.pdf

1
Федеральное агентство по образованию
Санкт-Петербургский государственный
архитектурно-строительный университет
К. А. Волков, А. Н. Приходько,
Т. А. Расина, И. М. Шутова
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Учебное пособие для студентов специальности 270115 –
экспертиза и управление недвижимостью
Санкт-Петербург
2009

2 3
УДК: 005.92(075.8)
Рецензенты: канд. техн. наук, доцент Г. И. Василевский (СПбГАСУ);
генеральный директор ООО «Сигл» И. М. Смирнов
Волков, К. А.
Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие /
К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. –
СПб., 2009. – 140 с.
ISBN 978-5-9227-0201-0
Представлены сведения о порядке разработки и оформления управленчес- кой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов, о роли, функции и специфике работы секретаря руководителя.
Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распо- рядительных документов. Приводятся образцы важнейших видов управленчес- ких документов.
Пособие предназначено для студентов специальности 270115 – экспертиза и управление недвижимостью, изучающих документирование в управленческой деятельности, а также для практических работников управления.
Ил. 12. Библиогр.: 5 назв.
ISBN 978-5-9227-0201-0
К. А. Волков, А. Н. Приходько,
Т. А. Расина, И. М. Шутова, 2009
Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет,
2009
ВВЕДЕНИЕ
Составление документов и осуществление документооборота на- зывается делопроизводством, а документы, отправляемые в какой-либо адрес или получаемые из него, – корреспонденцией.
Цель дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция» – изу- чение технологии и организации делопроизводства для обеспечения эф- фективной системы подготовки документов (корреспонденции), работы с ними, их хранения и уничтожения (по истечении срока хранения).
Задачи дисциплины:
знать основные правила подготовки документов и документо- оборота, работы с документами (корреспонденцией), их хранения и унич- тожения; структуру подразделений и функциональные обязанности дол- жностных лиц, участвующих в подготовке и работе с документами; орга- низационную и электронно-вычислительную технику и средства связи,
используемые при подготовке и работе с документами;
освоить составление документов; уметь организовывать своев- ременную доставку и прием корреспонденции, четкую работу с доку- ментами должностных лиц, надлежащее их хранение и уничтожение
(по истечении сроков хранения), широко используя возможности орга- низационной и электронно-вычислительной техники и средств связи;
иметь представление о перспективах развития технологии и ме- тодов организации делопроизводства с постоянным расширением исполь- зования новейшей организационной и вычислительной техники, а также перспективных средств связи (вплоть до космической).
Делопроизводство как объективная потребность общества сфор- мировалась одновременно с появлением письменности. Когда люди на- учились фиксировать свои мысли, в частности устную речь, появились различного рода документы. К ним относят частные письма, долговые расписки, государственные указы и распоряжения, дипломатическую переписку.
Первые специализированные органы российской государственной власти – приказы – сформировались в XV–XVI вв. в связи с потребнос- тью централизованного управления. Они создавались в Москве и пред- назначались для управления хозяйственной деятельностью Московско-

4 5
го княжества (в конце XVI в. их было более 40). В провинции создава- лись приказные палаты и избы, которые осуществляли государственную власть на местах и подчинялись центральным приказам. Между прика- зами и приказными палатами и избами как органами центральной влас- ти функционировали многочисленные распорядительные и отчетные документы. Так возникло приказное делопроизводство. Во главе прика- зов стояли бояре и помещики, т. е. чиновники, осуществляющие приказ- ное делопроизводство. Они происходили из служивого дворянства и ду- ховенства, именовались дьяками, подьячими и делились на старших,
средних, младших.
Ряд приказов занимался строительством и реконструкцией много- численных городов, возводившихся для закрепления осваиваемых после крушения татарских ханств земель (в степных районах европейской Рос- сии, в Поволжье, на Каме, в Предуралье и Сибири). Основная роль среди них принадлежала Разрядному приказу, ведавшему строительством го- родов-крепостей в пограничных южных районах и районах Поволжья,
а также перестройкой старых городов. Сибирский приказ занимался ис- ключительно Сибирью из-за огромных территорий этой земли.
В особо важных случаях на время выполнения строительных работ учреждался специальный Городской приказ. Градостроительством и выделением участков под постройку занимались Поместный, Земс-
кой и Сыскной приказы.
Специальным строительным учреждением в России этого периода был сформированный в 1584 г. Каменный приказ, занимавшийся камен- ным строительством и заготовкой строительных материалов, заключе- нием подрядных договоров на строительство и распределением масте- ров всех профессий.
Важнейшей задачей Разрядного, Каменного, Сибирского приказов было создание чертежного дела, развитию которого способствовали ино- странные специалисты на русской службе.
В начале XVIII в. на смену устаревшей системе приказов Петр I
утверждает Генеральный регламент государственных коллегий, соглас- но которому в 1718–1720 гг. были созданы 12 коллегий (военная, адми- ралтейств, иностранных дел, государственных доходов, государственных расходов, горнозаводской и фабричной промышленности, духовная –
синод, ревизионная и др.). Впоследствии число коллегий возросло до 16.
(В настоящее время в здании двенадцати коллегий Санкт-Петербурга размещается Государственный университет.)
Процесс централизации и бюрократизации государственного аппа- рата происходил в течение всего XVIII в. В начале XIX в. петровские коллегии были заменены министерствами.
В 1812 г. при министерствах были организованы канцелярии, осу- ществляющие служебную переписку министерств и оформление теку- щей документации. Канцелярия принимала для министра корреспонден- цию только от верховной власти и от других министерств.
В этот период численность чиновников резко возросла. Это влияло на рост объема документации, на увеличение количества инстанций ее прохождения. Решение важных государственных вопросов затягивалось,
а иногда и вообще терялось в бумажном потоке.
После 1917 г. на территории бывшей Российской империи систему государственной власти представляли Советы народных депутатов, Съезд народных депутатов и Верховный Совет СССР. Высшим исполнитель- ным органом государственной власти являлся Совет министров СССР –
Правительство СССР. В состав Совета министров до 1991 г. входило около
50 министерств и различных комитетов в ранге министерств. Многие из них имели аналоги в советах министерств каждой союзной и автоном- ной республики, в аппарате управления краями, областями, районами и городами. Все это привело к образованию огромной армии аппарата управления страной, требующей больших финансовых расходов.
В настоящее время главой государства (РФ) является президент,
законодательный орган – Государственная дума, состоящая из нижней и верхней палат. Исполнительный орган – Совет министров во главе с премьер-министром.
В настоящее время решение проблемы управления документацией в развитых странах состоит из двух основных этапов. Первый этап –
1970–1980 гг. В это время большинство авторов считали, что традицион- ные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Однако в се- редине 1980-х годов выяснилось, что, несмотря на обилие компьютеров,
«бумажный» поток увеличивается, и был сделан вывод, что сосущество- вание традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекоменду- ется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный доку- мент наряду с машинным носителем.

6 7
1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ
УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ
1.1. Основные положения по документированию
управленческой деятельности
К документам (от лат. dokumentum – свидетельство, доказательство)
относятся все источники и носители информации. Они используются в самых различных областях человеческой деятельности и фиксируют события и факты, служат основанием для принятия решений, являются справочно-информационным материалом, и в частности предметом до- казательства истины (так как имеют юридическую силу). Следователь- но, документы являются отражением реальной действительности.
Состав и характер документов определяются потребностями управ- ления и зависят от характера производственно-хозяйственной деятель- ности организации, а также от установленной системы государственного планирования, учета и отчетности.
В различных организациях состав и количество создаваемых доку- ментов неодинаково. Комплекс документов, создаваемых в организаци- ях, определяется кругом вопросов, решаемых организацией в процессе ее деятельности; объемом и характером производственно-хозяйственной деятельности организации; объемом и характером взаимосвязей с дру- гими организациями.
Опыт показывает, что успех управленческой деятельности менед- жера зависит от полноты, достоверности и своевременности получения информации, на основе которой принимается решение.
Директивные сроки подготовки и исполнения документов назнача- ются для массовых категорий документов, определяющих повседневную деятельность организации.
Индивидуальные сроки устанавливаются для документов, требую- щих, как правило, оперативного принятия решений. Они фиксируются на документах в соответствующих резолюциях.
Документы, содержащие особо важную информацию и требующие соответствующих решений, ставятся на контроль службы делопроизвод- ства, которая обязана своевременно предупредить исполнителя о наступ- лении срока представления документа, а при его нарушении – доклады- вать лицу, определившему срок представления документа.
Таким образом, работа с документами предусматривает, во-первых,
подготовку и анализ документов, включая принятие тех или иных реше- ний, фиксируемых в документах, во-вторых, оформление, регистрацию,
передачу документов внутри организации и пересылку в другие органи- зации, прием корреспонденции, ее регистрацию, передачу адресатам и по их указанию исполнителям, а по исполнению документов передачу их на хранение (до истечения установленного срока).
Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и уни- фицированных систем документации (УСД).
Унифицированные системы документации – комплекс взаимоувя- занных документов, созданных по единым правилам и требованиям, со- держащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помо- щью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, поло- жениям (уставам) об организации, другим нормативным документам,
содержащим правила документирования.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основ- ным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания из- даются по оперативным вопросам и для организации исполнения поста- новлений, решений и приказов (см. прил. 2).
Совместные распорядительные документы организаций, издаю- щих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.),
оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принявшей этот документ.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, на советах, собраниях, совещаниях, фиксиру- ются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступле-

8 9
ний, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, спис- ков приглашенных и др.).
В пределах своей компетенции организации всех уровней управле- ния могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведом- ственными и другими организациями и отдельными гражданами.
При необходимости срочной передачи информации составляются
телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.
Организации на основании положений о них и других актов, опре- деляющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ,
отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др.
Проект управленческого документа должен быть согласован с исполни- телями (авторами текста), руководителями заинтересованных структур- ных подразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться с отраслевыми, функциональными, территориальными подраз- делениями, совещательными органами и при необходимости с обществен- ными организациями;
работниками, ответственными за решение функциональных воп- росов (главными, старшими специалистами и др.);
юридической службой;
службой документационного обеспечения;
заместителем председателя коллегиального органа или замес- тителем руководителя организации, ведающим вопросами, содержащи- мися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осу- ществляют в следующей последовательности:
с подчиненными организациями, а также неподчиненными, ког- да последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, воз- никающих вследствие издания правового акта или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
организациями и научно-производственными объединениями,
занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отно- шение содержание документа;
общественными организациями – при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;
органами, осуществляющими государственный надведомствен- ный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противо- вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность со- вершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Управленческий документ подписывается или утверждается руко- водителем организации или замещающим его должностным лицом в со- ответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уста- вом или положением об организации, о структурном подразделении, дол- жностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т. п.
Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание доку- мента ответственны несколько должностных лиц.
Документы денежного, материального и кредитного характера под- писывают руководитель организации и главный бухгалтер (или бухгал- тер). Совместные документы нескольких организаций подписывают ру- ководители всех организаций.
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены ко- миссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписыва- ются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководи- телем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.
Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя,
главному инженеру, руководителям структурных подразделений.
Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.)
подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Протокол подписывают председательствующий на заседании кол- легиального органа (совета, собрания, совещания) и секретарь.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информа- ционного, справочного или аналитического характера могут быть подписа- ны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим рас- порядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

10 11
На приложениях к распорядительным документам и приложениях,
дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в пра- вом верхнем углу печатают:
Приложение к…………………………
(указывается документ)
от_________№___________
Если приложений несколько, они нумеруются.
При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наимено- вания распорядительного документа, его даты и номера. Состав рекви- зитов и порядок оформления документов-приложений должны соответ- ствовать требованиям унифицированной системы документации, к кото- рой относится документ-приложение.
1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
Стандартизация способствовала установлению в стране единых норм и требований, предъявляемых к документам, созданию унифици- рованных документов, которые широко используются в определенных сферах деятельности (бухгалтерском учете, материально-техническом снабжении и др.) любой организации. Установлены следующие катего- рии стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стан- дарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ)
Унификация документов начинается с создания форм (бланков)
с определенной системой реквизитов и определенным порядком их раз- мещения на носителе информации. Определены размеры бланков. Уни- фикация документов проводится для сокращения количества применяе- мых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки.
Работа по унификации включает:
разработку унифицированной системы документоведения (УСД),
которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственны- ми за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономи- ческой документации (ОКТЭД) для поддержания достоверности инфор- мации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм до- кументов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а так- же их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономичес- кой информации, отражающих специфику отрасли.