Файл: Учебное пособие для студентов специальности 270115 экспертиза и управление недвижимостью СанктПетербург 2009.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.12.2023
Просмотров: 566
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
22 23
Допускается слово Приложение печатать прописными буквами,
с наименованием документа, его датой и регистрационным номером, рас- полагать по центру (посередине) относительно самой длинной строки.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу директора Института от 16.05.2007 № 4 22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование долж- ности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформ- лен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке),
личная подпись и ее расшифровка.
Например:
Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления (личная подпись) Н. А. Сергеев или
Директор института (личная подпись) Н. А. Сергеев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот- ветствующей занимаемой должности.
Например:
Директор завода (личная подпись) В. В. Волков
Главный бухгалтер (личная подпись) В. М. Семенова
При подписании документа несколькими лицами равных должнос- тей их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Заместитель министра
Заместитель министра транспорта РФ
сельского хозяйства РФ
(личная подпись) А. А. Петров
(личная подпись) А. В. Смирнов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии с распределением.
Например:
Председатель комиссии (личная подпись) Н. В. Куликов
Члены комиссии:
(личная подпись) К. М. Артемьева
С. П. Матвеев
В. А. Филатов
Допускается в реквизите подпись центрировать наименование долж- ности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Например:
Исполнительный директор
ЗАО «Сибиряк» (личная подпись)
И. И. Петров
23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наиме- нования должности лица, с которым согласовывается документ (вклю- чая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления профессионального образования Министерства образования и науки РФ
(личная подпись) Е. Я. Бутко
12.03.2007
24 25
Если согласование производится коллегиальным органом или с по- мощью письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания педагогического совета ПУ 45
от 12.02.2007 № 5
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ
от 10.02.2007 № 01-4/270
Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
24. Согласование документа оформляется визой, включающей под- пись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (ини- циалы, фамилию) и дату подписания.
Например:
Начальник экономического отдела
(личная подпись) А. И. Ващук
20.06.2007
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник экономического отдела
(личная подпись) А. И. Вашук
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и при- лагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.
25. Печать ставится на документах, требующих особого удостове- рения их подлинности (юридической силы). Используются гербовые и простые печати.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захва- тывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.
Например:
Начальник управления (печать, личная подпись) Г. В. Сидоров
26. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную под- пись «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор отдела кадров (личная подпись) А. С. Смирнов
10.02.2007
При пересылке копии документов в другие организации или выда- че ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона рас- полагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборот- ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
Аксенов
122-50-32 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполне- нии или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.
26 27
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело долж- на быть подписана и датирована исполнителем документа или руководи- телем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа,
его индекс.
30. Идентификатором электронной копии документа является от- метка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страни- цы документа и содержащая наименование файла на машинном носите- ле, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПЕРЕДАЧИКОРРЕСПОНДЕНЦИИ. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ2.1. Понятие и принципы организации документооборотаДокументооборотом называется процесс движения документов и работы с ними внутри организации от создания до отправки в адреса- ты или передачи на хранение (по истечению надобности), а также – от получения корреспонденции до исполнения документов и передачи их на хранение.Организация документооборота определяет порядок работы с до- кументами (корреспонденцией), их быстрое прохождение и четкое исполнение.Объем документооборота определяется характером и объемом про- изводственной деятельности организации. К сожалению, повсеместно имеется тенденция к постоянному росту документооборота. Поэтому в нашей стране и за рубежом предпринимаются попытки регламентации состава и объема документов, в частности в ЕГСДОУ и другой норма- тивной документации.Рекомендуется периодически оценивать состояние документообо- рота и исключать из оборота лишние документы, использовать для обра- ботки документов технические средства, в частности ЭВМ, уменьшать количество инстанций прохождения документов, ограничивать перечень документов, поступающих на рассмотрение первому руководителю.Большая роль в сокращении объема документооборота принадле- жит контролю и проверке исполнения документов. Установлена обратно пропорциональная зависимость между качеством контроля исполнения документов и ростом объема документооборота (чем лучше контроль,тем больше решений исполняется в срок, тем меньше возникает лишней корреспонденции).Рациональная организация документооборота способствует опера- тивному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.По объему документооборота организации подразделяются на че- тыре категории. К первой категории относятся организации с годовым объемом документооборота, превышающим 100 тыс. единиц; ко второй категории – 100–25 тыс. единиц; к третьей категории – 25–10 тыс. еди- ниц; к четвертой категории – менее 10 тыс. единиц.В организациях первой и второй категорий, как правило, имеются канцелярии, секретариаты (секретари) руководителя организации и под- разделений.В организациях третьей и четвертой категорий функции канцеля- рии осуществляют секретари руководителя организации и руководите- лей подразделений при наличии последних. Поэтому схемы документо- оборота в различных организациях имеют определенную специфику.
Организация документооборота должна обеспечивать:определенную систему прохождения документов с исключени- ем дублирующих решения инстанций и необходимости возвратных пе- ремещений документов;конкретизацию общей системы прохождения документов приме- нительно к каждой их категории для исключения инстанций, поступление оперативность прохождения документов и контроль (в необхо- димых случаях) за своевременностью их исполнения;использование технических средств на всех этапах работы с до- кументами (корреспонденцией).Документооборот в организации – потоки документов, циркули- рующих между пунктами обработки информации (руководитель орга- низации и специалисты) и пунктами технической обработки докумен- тов (корреспонденции), в частности канцелярия, экспедиция, машино- писное бюро и др.)
28 29
Различают три основных потока документа: входящий (поступаю- щие в организацию документы); исходящий (отправляемые из организа- ции документы) и внутренний (создаются в организации и не выходят за ее пределы). В свою очередь поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные под- разделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются документы, которые на выходе из организации образуют поток исходя- щих документов.
В технологической цепочке обработки и движения документов вы- деляются этапы:
прием и первичная обработка поступающих в организацию до- кументов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
контроль за исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов, их составление, согласование, оформ- ление;
отправка.
Для оптимизации маршрутов движения различных категорий доку- ментов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятель- ности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; реклама- ций и т. д.) разрабатываются маршрутные схемы, графики (рис. 2.1).
2.2. Порядок обработки поступающих документов
Все документы, поступающие в организацию (по всем каналам свя- зи: почта, электронная почта, спецсвязь и т. д.), проходят первичную об- работку, предварительное рассмотрение, регистрацию. Формы регист- рации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизиро- ванная электронная (на ПЭВМ).
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным орга- низациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.
При предварительном рассмотрении поступившие документы сор- тируются на те, что требуют обязательного рассмотрения руководством,
и те, что направляются непосредственно в структурные подразделения –
ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществ- ляется исходя из оценки содержания документов, на основании установ- ленного в организации распределения обязанностей. Без предваритель- ного рассмотрения передаются по назначению документы, адресован- ные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подраз- деления по рассмотрению писем граждан.
Документы, адресованные руководству организации или не имею- щие указания на конкретное должностное лицо либо структурное подразделение, предварительно рассматриваются в службе документа- ционного обеспечения.
Исполнители
Процесс
Эк сп еди ци я
Кан це лярия
Руков од ст во
С
тру кт ур но е по др аз де
- лен ие
Секре тарь
На ча ль ни к ст ру кт ур но го по др аз де ле
- ни я
Ис по лн и
те ль
1. Прием документов
2. Первоначальная обработка поступающих документов
3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов
4. Регистрация документов
5. Рассмотрение документов
6. Направление документов в структурное подразделение
7. Рассмотрение документов
8. Исполнение документов
9. Согласование и подписание ответных документов
10. Подготовка документов к отправке
11. Отправка документов
Рис. 2.1. Оперограмма прохождения поступившего документа
(на примере письма)
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информа- цию по принципиальным вопросам деятельности организации и требу- ющие решения руководства. Остальные документы после предваритель-
30 31
ного рассмотрения службой документационного обеспечения направля- ются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществ- ляться в день поступления документов в службу документационного обес- печения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
Документы, решения по которым исполняются несколькими струк- турными подразделениями, передаются им поочередно или одновремен- но в копиях. Подлинник получает ответственный исполнитель, назван- ный в резолюции первым. Необходимость распечатывания документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
Графически типичный путь прохождения (оперограмму) документа
(на примере письма), поступившего в организацию, представлен на рис. 2.1.
2.3. Порядок обработки отправляемых и внутренних документов
Документы, отправляемые организацией, регистрируются службой
ДОУ и отправляются по почте, факсу, по электронной почте, фельдсвя- зью, спецсвязью. Передача документов по электронной почте значитель- но сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.
Передача документов между структурными подразделениями про- изводится через референтов структурных подразделений или лиц, ответ- ственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Алгоритмы работы с входящими и исходящими документами пред- ставлены в прил. 3, 4.
2.4. Учет количества документов
Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятия- ми по совершенствованию работы с документами.
Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов).
Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.
При подсчете количества документов за единицу учета принимается пер- вый экземпляр.
В службах оперативного размножения, которые созданы в крупных учреждениях, ведется учет ксерокопий документов.
Результаты учета документов обобщаются службой документаци- онного обеспечения и представляются руководству организации для вы- работки мер по совершенствованию работы с документами.
Учету могут подлежать также полиграфически исполненные блан- ки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов объектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумера- тором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).
При учете бланков необходимы следующие реквизиты:
при получении из типографии – наименование вида гербового блан- ка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименова- ние издательства – поставщика гербовых бланков;
при выдаче – наименование вида гербового бланка; количество эк- земпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структур- ного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания
(отметка об уничтожении и т. д.).
Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков воз- лагается на службу документационного обеспечения управления. Регист- рационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.
Информационно-поисковая работа, как и сама система регистра- ции, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек.
Разделителями в справочной картотеке будут названия структур- ных подразделений (если они есть) или направления деятельности в уч- реждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изде- лий и т. д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предло- жения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, кото- рая строится по тематическому принципу.