4. Эффективность режима экономики во многом зависит от того, насколько  лимитируются  финансовые  расходы. 

5.  На вверенной Вам территории необходимо еще возвести баню для жителей села.

6. Сообщаем наши реквизиты: Москва, 123298. Ул. Народного Ополчения.

7.  При работе с новым специалистом необходимо описать номенклатуру дел его отдела.

 1. Гражданка Сидорова Н. Ф. обратилась с заявлением о расторжении брака.

2. Споры нередко доходили до прямых обвинений во лжи.

3. Пишите Ваши имя и отчество полностью.

4. Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются  финансовые расходы.

5. На вверенной Вам территории необходимо еще построить баню для жителей села.

6. Сообщаем наш адрес: Москва, 123298. Ул. Народного Ополчения 4

7. При работе с новым специалистом необходимо составить номенклатуру дел его отдела.

Задание 7. (максимальное количество баллов – 2 балла)

Кейс «Откройте! Совещательная полиция!»

Иван Сергеевич попросил секретаря приготовить кофе и задумался о прошедшем совещании. Сегодня он поделился с коллегами прочитанной недавно информацией о том, что в одной турецкой компании руководство ввело «Переговорную полицию», имеющую право посещать любые переговоры, которые ведут сотрудники, с целью удостовериться, что общительные турки говорят исключительно по делу, а не тратят время на разговоры о родственниках, погоде и т.д. В ответ услышал: «А Совещательной полиции они не придумали?!», и коллеги иронично заулыбались, отводя глаза. В принципе, он уже давно начал догадываться, что еженедельные совещания, которые он проводил по понедельникам для ключевых сотрудников своей небольшой тренинговой компании, особой популярностью не пользуются, но не очень понимал – почему. Ведь его целью было укрепить командный дух, повысить эффективность групповой работы – в обсуждении проблем компании поначалу рождались интересные идеи. Однако постепенно сотрудники все больше стали отмалчиваться на совещании, нетерпеливо поглядывали на часы, пока он обсуждал с одним из них какой-нибудь актуальный вопрос. Возможно, он слишком углублялся в детали, стараясь до конца разобраться в очередной проблеме, касающейся не всех, а только того сотрудника, который эту проблему поднимал. Но всплывали такие разные вопросы — и по клиентам, и по мероприятиям, и по стратегическим планам, о которых можно было говорить долго. Иван Сергеевич полагал, что если подчиненные будут в курсе того, кто чем занимается, будут принимать участие в обсуждении важных вопросов и принятии решений по фирме – это сплотит коллектив.

---

И в их организации не будет слухов и сплетен, потому что на подобных совещаниях вся информация обсуждается открыто: любые вопросы, проблемы, новости фирмы. Но, видимо, его сотрудники не считали подобные встречи эффективным способом коммуникации: когда кто-нибудь из них поднимался и уходил после звонка секретаря – «ой, извините, ко мне пришел важный клиент!», остальные провожали его откровенно завистливыми взглядами. Нужно было что-то менять.

Вопросы:

1. Почему сотрудники фирмы считали еженедельные совещания потерей рабочего времени?

2. Что Ивану Сергеевичу следует изменить в планировании и организации совещаний, чтобы повысить их результативность?

1 . Почему сотрудники фирмы считали еженедельные совещания потерей рабочего времени?

Сотрудники присутствуют при обсуждении проблем напрямую их не касающихся. Это стало угнетать коллектив, стали считать это потерей времени.
Возможно, переизбыток совещаний, когда уже нечего обсуждать, а также неэффективное планирование предстоящего совещания Иваном Сергеевичем. Он, как руководитель, не до конца осознает, какой результат он хочет получить в итоге. Истинные цели совещания никому не понятны, нет видимой пользы.

2. Что Ивану Сергеевичу следует изменить в планировании и организации совещаний, чтобы повысить их результативность?


В данном случае руководитель ставит цель принять совместное решение, а ограничивается монологом по проблеме. Чтобы переломить ситуацию Ивану Сергеевичу необходимо определить целесообразность, поставить конкретную цель – зачем он проводит совещание. Лучше проводить подготовку совещаний- организовать сбор исходных данных, материалов, относящихся к повестке, определить докладчиков. Установить жесткий регламент совещания и добиться того, чтобы оно не только началось, но и заканчивалось вовремя.

Четко определять участников совещания в соответствии с повесткой.

Разнообразить методы обсуждений и предворение принятых решений в жизнь.

Задание 8. (максимальное количество баллов – 3 балла)

Заполните таблицу, обозначая  наличие  реквизита  в  документе  знаком  "+", возможное, но необязательное наличие реквизита - знаком "+/-", отсутствие реквизита - знаком "-".

	Доверенность	Расписка	Объяснительная записка	Заявление
Наименование адресата	+	+	+	+
Должность, фамилия, имя,  отчество адресата	+	+	+/-	+
Фамилия, имя, отчество  составителя документа	+	+	+	+
Заголовочная часть  (наименование документа)	+	+	+	+
Основной текст документа в  т.ч.: указание  на  действия,  которые разрешается выполнять  доверенному лицу	+	-	-	-
Наименование учреждения, предприятия или  лица,  от которого получено чего- либо	-	+	-	+/-
Точное наименование полученного с  указанием количества или суммы	-	+	-	-
Объяснение причин  нарушения  в производственном процессе	-	-	+	+/-
Опись прилагаемых документов	-	-	-	+
Подпись составителя документа	+	+	+	+
Дата составления документа	+	+	+	+
Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись составителя документа, дата удостоверения документа	+	-	-	+

---

Задание 9. (максимальное количество баллов – 3 балла)

Составьте план подготовки секретарем бизнес-поездки руководителя, используя следующие данные:

- цель поездки – заключение контракта;

- время и место пребывания, наименование организации – Самара. Фирма «Старый город», с 01.05 по 15.05.2021 г.

- обсуждаемые вопросы – ассортимент товара, объем продаж, цены, сроки поставки;

- необходимая информация: характеристика товара (сертификат), проект контракта, программа пребывания.

Заполните бланк командировочного удостоверения в соответствии с ситуацией.

 

Цель поездки. Время и место пребывания	Обсуждаемые вопросы	Необходимая информация	Исполнители, задействованные в подготовке материалов	Технологические и технические вопросы подготовки

1. 
   Узнать цель поездки (заключение контракта), место встречи и места посещения (Самара. Фирма «Старый город», с 01.05 по 15.05.2021 г.).
   
2. 
   Разработать проект программы пребывания руководителя в Самаре, согласовать его с руководителем.
   
3. 
   Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки пребывания руководителя, внести коррективы, если они будут.
   
4. 
   Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов, согласно которому:
   -заказать билет на 01 мая до Самары и обратный билет на вечерний рейс 15 мая;
   

-оформить все выездные документы;

-забронировать одноместный номер в гостинице;

-подготовить служебные документы и материалы, которые могут пригодиться руководителю при проведении переговоров (ассортимент товара, объем продаж, цены, сроки поставки, характеристика товара (сертификат), проект контракта). Вместе с руководителем проанализировать их, доработать, если будут замечания. Сделать несколько ксерокопий, одну из которых оставить себе;

-выписать командировочное удостоверение на имя руководителя;

Все документы должны быть готовы к 27 апреля.
5. Отксерокопировать паспорт руководителя и карту медицинского страхования; один экземпляр оставить себе, другой - отдать руководителю.

---

6. Подготовить бланки документов, визитные карточки руководителя, блокноты, ручки и другие необходимые ему принадлежности.
7. Продумать список подарков и сувениров.
8. Накануне отъезда проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов и материалов по контрольному списку.
9. Отдать распоряжение шоферу, подготовить машину 1 мая за 2 часа до отлета быть у подъезда дома руководителя.
10. Получить указания руководителя о неотложных делах, которые надо сделать в его отсутствие.
11. Отменить все важные встречи руководителя, назначенные на дни его пребывания в командировке.
12. Лично проводить руководителя в аэропорт и, убедившись, что он улетел, сообщить принимающей стороне номер, время рейса и название авиакомпании.
13. 15 мая сделать контрольный звонок референту компании, которая принимает руководителя, и спросить, нет ли изменений в программе пребывания его в Самаре.
14. 16 мая организовать встречу руководителя.
Заполните бланк командировочного удостоверения в соответствии с ситуацией.

Цель поездки. Время и место пребывания	Обсуждаемые вопросы	Необходимая информация	Исполнители, задействованные в подготовке материалов	Технологические и технические вопросы подготовки
Заключение контракта. Самара, фирма «Старый город», с 01.05 по 15.05	Ассортимент товара, объем продаж, цены, сроки поставки	Характеристика товара (сертификат), проект контракта, программа пребывания	Секретарь	Отдать распоряжение шоферу, контрольный звонок референту компании «Старый город»

Задание 10. (максимальное количество баллов – 2 балла)

Аргументированно обоснуйте утверждение о том, что секретарь – это социально-значимая профессия. Составьте спецификацию технических средств секретаря руководителя небольшой организации.

Деятельность секретаря руководителя направлена на то, чтобы помогать и облегчать работу руководителя. Она включает делопроизводство, работу с базами данных, организацию и координацию связи между отделами компании. Своей работой секретарь руководителя дает возможность руководителю заниматься самыми важными вопросами, не отвлекаясь на пустяки и мелкие проблемы. И что не менее важно: секретарь руководителя задает эмоциональный тон, создает приятную рабочую атмосферу в организации.

---

Секретарь – первый представитель учреждения, к которому обычно обращается посетитель. Доброжелательно ли разговаривает секретарь с людьми, умеет ли дать деловой, правильный совет, какой порядок у него в приемной - из всего этого складывается первое впечатление об учреждении.
К техническим средствам, которыми чаще всего пользуется секретарь небольшой организации, относятся: персональный компьютер, телефон, принтер, факс, машина для уничтожения бумаг, копировальный аппарат и сканер. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
1. Компьютер. Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Компьютер помогает выполнять широкий круг задач:
1) составление и редактирование документов;
2) регистрация и контроль исполнения документов;
3) хранение и поиск документов, другой полезной информации;
4) прием и передача документов по каналам связи;
5) архивное хранение документов;
6) организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.
Компьютер составляет: системный блок, дисплей и клавиатура.
2. Многофункциональное печатающее устройство МФУ. Сочетает в себе принтер, копировальный аппарат и сканер. МФУ обеспечивают высокое качество печати, не уступающее, а во многих случаях и превосходящее полиграфическое. Они отличаются также высокой скоростью печати, которая измеряется в страницах в минуту. Кроме того при помощи МФУ можно копировать документы, ввести графическое изображение в компьютер. Принцип действия этих устройств состоит в том, что луч света, отраженный от поверхности материала (или прошедший сквозь прозрачный материал), фиксируется специальными элементами, называемыми приборами с зарядовой, связью (ПЗС). Обычно элементы ПЗС конструктивно оформляют в виде линейки, располагаемой по ширине сканируемого изображения. Перемещение линейки относительно листа бумаги выполняется механическим протягиванием линейки при неподвижной установке листа или протягиванием листа при неподвижной установке линейки.

3. Факс-модем. Используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факс-модем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. В настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola, которые обеспечивают скорость, качество приема/передачи сообщений, а также другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.

---

Смотрите также файлы

• Лабораторная работа по дисциплине Алгоритмизация и программирование.docx

• К накладной От 20 г.doc

• Единовластие Цезаря 52.docx

• Конспект лекций по дисциплине Экологические основы природопользования.docx

• Оценка вероятности банкротства организации.docx