Файл: 1. Теоретические основы документационного обеспечения управления. Нормативная основа организационно документационного обеспечения.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 11.12.2023
Просмотров: 68
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
ВВЕДЕНИЕ
Уже на заре своей жизни человек начал передавать знания и опыт из поколения в поколение. Сначала люди передавали друг другу "сигналы" с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные рисунки, позднее, с совершенствованием речи, накоплением знаний и опыта, возникает клинопись. Люди выдалбливают иероглифы на специальных дощечках. В дальнейшем происходит становление письменности, появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. Отдельные "странички" складываются вместе, и возникает первая небольшая книга... Прошло несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объема знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас "информационного порядка". Собственно, поэтому и возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации. Это очень тяжелый, воистину титанический труд, требующий большого внимания и выдержки... Цель предлагаемого учебного пособия дать студентам — будущим специалистам, а также практическим работникам, кто по роду своей деятельности занят составлением и обработкой деловой документации, достаточный уровень знаний в области делопроизводства. Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается тщательно выверенными макетами, образцами и реальными примерами оформления важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.). Достаточное место в учебном пособии уделено вопросам оформления документация по личному составу (кадрам). Весь объем документов, обращающихся в организации, — это своеобразная память, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу организации, принимать наилучшие решения.
1. Теоретические основы документационного обеспечения управления. Нормативная основа организационно документационного обеспечения
Перечень нормативно-методических документов
В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях
, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
НМБД регулирует:
1.Правила оформления документов;
2.Правила работы с документами;
3.Обеспечение сохранности документов;
4.Порядок передачи документов на архивное хранение;
5.Работу службы делопроизводства (функции, структуру, штатный состав);
6.Внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
7.Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
8.Юридические аспекты, связанные с документами.
Нормативно-методическая база ДОУ включает:
-
законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; -
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне; -
государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33); -
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ; -
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций; -
государственные стандарты на документацию; -
унифицированные системы документации; -
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; -
нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ; -
нормативные документы по организации архивного хранения документов.
В России существуют государственные стандарты на основные понятия и процессы управления документами. В сфере делопроизводства и документооборота могут применяться следующие документы:
-
ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; -
ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; -
ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; -
ФЗ № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»; -
ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»; -
ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; -
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; -
ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов» (Документ утрачивает силу с 1 июля 2018 года в связи с изданием Приказа Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 25.05.2017), утвердившего ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"); -
ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Формат Open Document для офисных приложений»; -
ГОСТ Р 52294-2004 «Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения»; -
ГОСТ Р 53898 «Требования к электронному сообщению»; -
ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»; -
«Требования ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления)»; -
«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; -
«Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждены приказом Росархива 23.12.2009 № 76; -
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №; 558; -
ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000), утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.
В государственных учреждениях могут дополнительно действовать внутриведомственные инструкции.
Организация работы с официальными документами.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, т.е. система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида,
сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов.
Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает: разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за определенные системы документации
; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках региональных и отраслевых УСД; ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации Документационное обеспечение управления Кратанчюк Е.А. 3 внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в регионе. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.
2. Документ как система
Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для личности, общества, государства, а равно имеющий ценность, в том числе как объект движимого имущества.
Электронный документ - это документированная информация, которая представлена в электронной форме.
Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
3. Основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации.
Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт вводится в действиес 1 июля 2017 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
Согласно ст. 2 Федерального закона от 29.06.2015№ 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документ по стандартизации – это «документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается настоящим Федеральным законом».