Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Организация секретарского обслуживания Практическое занятие 2.rtf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 12.12.2023
Просмотров: 35
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
Программа среднего профессионального образования
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Организация секретарского обслуживания
Практическое занятие 2.
Выполнил:
Обучающийся Тырсенко Анжелика Анатольевна
Преподаватель:
Шабалина Дарья Викторовна
Цель занятия – отработка умений, знаний и практических навыков по организации бездокументного секретарского обслуживания.
Задание 1
Вы являетесь секретарем руководителя крупной организации. Начинается рабочий день. Вам необходимо заполнить отдельные части паспорта рабочего места секретаря. Заполните таблицу, впишите данные по своему усмотрению, опираясь на основные требования к рабочему месту секретаря
| № п/п | Наименование вида оргтехники/канцтоваров | Количество/показатели |
| Мебель и оборудование | ||
| | Рабочий стол | 1 |
| | Стул подъемно-поворотный | 1 |
| | Шкаф с полками для документов | 1 |
| | Тумба для технических средств | 2-3 |
| | Стулья | 3 |
| | Металлический сейф | 1 |
| Технические средства (оргтехника) | ||
| | Персональный компьютер | 1 |
| | Телефон | 1 |
| | Телефакс | 1 |
| | Принтер | 1 |
| | Факс-модем | 1 |
| | Копировальный аппарат | 1 |
| | Шредер | 1 |
| | Сканер | 1 |
| Условия труда | ||
| | Общая площадь | Не менее 6 м2 |
| | Рабочее освещение | 300-500 люкс |
| | Температура в помещении | Зимой: 22-24 Летом: 22-25 |
| | Влажность в помещении | 40-60% |
| | Уровень шума | Не более 65 дБ |
| | Воздухообмен | нормальный |
| | Расстояние до экрана монитора (при работе) | 50-70 см |
Задание 2
Вы являетесь документоведом. Вместе с вами в приемной главного врача медицинского центра работает секретарь. Раздается телефонный звонок, секретарь берет трубку. Вы слышите разговор следующего содержания:
Офис-менеджер: Алло! Я слушаю.
Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю?
Офис-менеджер: А кого вам нужно?
Абонент: Это телефон 333-33-33?
Офис-менеджер: Да.
Абонент: Мне нужен главный бухгалтер.
Офис-менеджер: Ее нет.
Абонент: А где она?
Офис-менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает?
Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.
Секретарь: Но его нет, и я не знаю, как вам помочь (первой кладет трубку).
Найдите ошибки, которые допустила офис-менеджер в разговоре с телефонным абонентом. Составьте новый диалог.
Ответ:
1. При взятии трубки, необходимо было представиться и назвать организацию;
2.Необходимо было попросить абонента представиться;
3. Нужно было попросить абонента оставить контактные данные и сказать, что главный врач перезвонит сам.
4.Необходимо вежливо отвечать на вопросы, сохраняя самообладание и терпение;
5.Разговор закончен неправильно, бросать трубку нельзя.
Офис-менеджер: Добрый день! Иванова Анастасия Ивановна – медицинский цент «Сканер».
Абонент: Добрый день! Петрова Мария Петровна –лабораторный специалист. Могу ли я переговорить с главным врачом?
Офис-менеджер: К сожалению, главный врач, сейчас отсутствует.
Абонент: Подскажите, пожалуйста, когда будет на месте?
Офис-менеджер: К сожалению, я не знаю, но Вы можете оставить свои контактные данные, я их обязательно передам.
Абонент: Спасибо.
Офис-менеджер: Всего доброго! До свидания.
Абонент: До свидания.
Задание 3
Ваш руководитель постоянно теряет важные документы, которые вы приносите ему на подпись. Из-за этого происходят сбои в работе, руководитель обвиняет вас в этих проблемах и пропажах. Какой выход из ситуации вы видите? Предложите решение проблемы.
Ответ:
Нужно важные документы под роспись отдать. Отсканировать, все что передаете и что не требует его подписи - отправляйте на email, а оригиналы у себя держите. В журнал, в котором записывается наименование документа, дата входящая и дата передачи документа ФИО и подпись получившего. Если он теряет - можно завести журнал т показать ему когда он брал и не брал документ - ,что стоит его подпись.
Задание 4
На прием к Вашему руководителю неожиданно пришел очень важный, но не запланированный посетитель. Вы знаете, что Ваш начальник в данный момент занят беседой с другим человеком. Составьте диалог секретаря с посетителем и секретаря с руководителем.
Ответ:
Секретарь: Здравствуйте, у Петра Петровича сейчас посетитель. Подождете немного, я сейчас доложу о вашем приходе.
Посетитель: Хорошо
Секретарь: Хотите чай или кофе?
Посетитель: Кофе
Секретарь: Минутку
***
Секретарь: Извините, Петр Петрович пришел Иванов Иван Иванович. Что ему передать?
Руководитель: Скажите подождать 5 минут.
Секретарь: Хорошо
Задание 5
Ваш руководитель уехал в командировку в г. Ростов-на-Дону по билетам, которые были приобретены сотрудником, исполнявшим Ваши обязанности (секретаря руководителя) на время Вашего больничного. В ходе командировки выяснилось, что исполняющий обязанности секретаря приобрел билеты на самолет в одну сторону по паспорту гражданина РФ, а в обратную сторону по заграничному паспорту. У руководителя, который в настоящий момент находится в командировке, имеется только российский паспорт. Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь руководителю?
Ответ:
1.Нужно позвонить в авиакомпанию или агентство, в котором бронировали или покупали билет. Они исправят ошибки и пришлют новые билеты по электронной почте.
2.Зайти на официальный сайт внести данные нового документа в бронь. Введите фамилию пассажира,и номер билета, заказа или брони — все эти данные есть в маршрутной квитанции, которую вы получили на свой email после заказа на сайте. Измените номер документа, затем сохраните изменения.
Задание 6
В Вашу организацию пришел посетитель, крайне агрессивно настроенный в отношении Вашего руководства. Конкретные претензии он не высказывает и рвется напрямую в кабинет руководителя. С Вами (секретарем руководителя) общаться отказывается. Руководитель в это время в своем кабинете готовится к очень важному совещанию, которое состоится через час (он просил его не беспокоить). Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь посетителю?
Ответ:
Шаг 1. Дайте клиенту высказаться, пусть он скажет всё, что считает нужным.
Шаг 2. Внимательно выслушайте его, не перебивайте.
Шаг 3. Запишите все жалобы на бумагу.
Шаг 4. Покажите ваше понимание.
Шаг 5. Попросите обратную связь в конструктивном ключе: «Что именно мы сделали не так при сборке/доставке продукции?».
Шаг 6. Направьте внимание клиента на совместное решение проблемы: «Скажите, если мы…».
Шаг 7. Вместе выберите самый лучший способ решения проблемы: «Как вы считаете, лучше нам поступить, так или так?».
Задание 7
Ваш руководитель просит Вас срочно найти договор, который был подписан 4 года назад (в то время Вы не работали в организации и не знаете о существовании данного договора). В папке с договорами данного документа не оказалось. Договор руководителю необходимо предоставить в течение ближайшего часа. Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь руководителю?
Ответ:
Если договор был утерян, есть несколько способов его восстановления. Какой лучше выбрать? Тут всё зависит от типа договора и отношений с контрагентом, особенно если у вас ещё нет электронного документооборота в компании.
1.Создание новой копии
Если вы потеряли свой экземпляр документа, наилучший сценарий — когда у вашего делового партнёра есть оригинал или хотя бы копия. В этом случае вы можете попросить партнёра предоставить вам копию и затем обратиться к нотариусу, который удостоверит подлинность документа. Так вы получите новую копию договора.
2.Заключение нового договора
Если оригинал документа потеряли обе стороны, но содержание договора всё ещё известно, вы можете распечатать его и заключить новый договор. Необходимость в нотариусе отпадает, так как это будет полноценный оригинал, а не копия.
3.Восстановление договора
Если у вас нет копии договора и текстовое содержание не сохранилось, то нужно проводить восстановление документа в соответствии с его типом и договорённостями с партнёром. В таком случае лучше всего обратиться за помощью к юристу, чтобы восстановить документ в соответствии с требованиями законодательства.
Пермь - 2023