Файл: Охрана труда и техника безопасности.docx

Содержание

		Стр.
1	Введение	3
2	Охрана труда и техника безопасности.	4-7
3	Условия труда………………………………………………………………	8-9
4	Принятие и регистрация поступающей корреспонденции направление ее в структурные подразделения организации ……………………………	10-32
5	2.1. Общие требования………………………………………………………	10
6	2.2. Форматы бумаги и поля………………………………………………...	13
7	2.3. Бланки документов……………………………………………………..	16
8	2.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов…………..	20
9	Список литературы…………………………………………………………..	32
10	Приложения…………………………………………………………………..	33

Введение

Актуальность данной темы исследования заключается в том, что современный секретарь - это "правая" рука директора, без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии или фирме.

Без секретаря не может существовать практически ни одна компания. Секретари не подписывают многомиллионных контрактов, не совершают громких открытий, не принимают стратегических решений. И все же от их профессионализма зависит эффективность работы всей компании.

Можно сказать, что секретарь - это одновременно несколько профессий, и в данном отчете отражено все многообразие деятельности секретаря. Большое значение при этом уделяется коммуникативным умениям, так как основная деятельность секретаря связана с общением, и коммуникабельность, умение общаться по-деловому и в то же время доброжелательно - важная компетенция секретаря. Добросовестное отношение к своим обязанностям, постоянное стремление к повышению квалификации, искренне желание помочь руководителю или сотрудникам фирмы - вот самые ценные качества профессионала.

---

Цель практики – закрепление теоретических знаний, полученных при изучении соответствующих дисциплин, и формирование необходимых практических навыков и умений по организации и ведению делопроизводства.

    Задачи  практики:

1. 
   приобретение навыков практической реализации теоретических знаний при решении задач документирования в управленческой и экономической деятельности;
   
2. 
   изучение организационной структуры базового предприятия, структуры своего подразделения, организацию рабочего места;
   
3. 
   изучение особенностей и специфики процесса производства, установление внешних и внутренних взаимосвязей, организацию документооборота;
   
4. 
   изучение используемых информационных технологий и вычислительной техники в организации процесса документооборота.
   
5. 
   приобретение умения оформлять документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;
   
6. 
   изучение методов и приобретение навыков работы с управленческой и технической документацией.
   

     

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность секретаря.
1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается _____________________ по представлению ____________________________.
1.3. На должность секретаря назначается лицо, имеющее _______ образование и соответствующий опыт работы не менее ___________.
1.4. Секретарь в своей деятельности руководствуется:
– действующими нормативно-техническими документами;
– уставом организации, локальными нормативными актами организации;
– настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
– правила эксплуатации вычислительной техники;
– правила делового общения;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
– правила организации и ведения делопроизводства;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

---

– основы этики, эстетики и делового этикета;
– основы административного права и законодательства о труде;
– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
– архивное дело;
– машинопись;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– __________________________________________.

1.6. Секретарь подчиняется __________________________.
1.7. На время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ______________________________.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

 

Секретарь:

 

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя _____________.
2.2. Принимает:
– поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
– документы и личные заявления на подпись руководителя ______________.
2.3. Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
2.6. Организовывает:
– проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание;
– прием посетителей.
2.7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефону), электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

---

2.10. Осуществляет контроль над исполнением работниками ____________ изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Копирует документы на копировальном аппарате.
2.17. Содержит свое рабочее место в порядке и чистоте.
3. ПРАВА

 

Секретарь вправе:
3.1. Знакомиться с проектными решениями ___________, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от ____________ оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

 

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 

Секретарь несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

 

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, ________________________________.

---

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом _____________________ ________________________.

 
СОГЛАСОВАНО

 

________________________ ______________ ___________
_________
С настоящей инструкцией ознакомлен(а).
Один экземпляр получил(а) на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.
Секретарь ______________ ___________
_________
Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетиче­ских факторов, обусловливающих психофизиологическое воз­действие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы — регламентация режима работы: чередо­вание периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обста­новку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец ра­бочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических за­кономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного про­изводственного процесса и условий труда.

Работоспособность человека в течение дня не остается оди­наковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работо­способности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утом­ление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной дея­тельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испы­тывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уро­вень шума, в копировальных службах — пыль, химические ве­щества, на тех, кто работает за компьютером — электромагнит­ное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необ­ходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

К санитарно-гигиеническим факторам относят световой ре­жим, который включает освещенность помещения и освещен­ность рабочего места. Создание оптимальных акустических ус­ловий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает тех­нические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помеще­ний с целью отделить рабочие комнаты от приемных помеще­ний, исключить разговоры в служебных помещениях, ограни­чить селекторную связь). На производительность труда воздей­ствует оформление интерьера. Благоприятным фактором являет­ся озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Тем­пературный режим, влажность воздуха, его состав — также важ­нейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.

---