Файл: Охрана труда и техника безопасности.docx

Значительное влияние на работоспособность человека ока­зывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и орг­технику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: вы­полнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В обору­дование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основ­ными и вспомогательными материалами, канцелярскими при­надлежностями, а также организация ремонта и наладки обору­дования, его сервисного обслуживания.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое за­нимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Ра­бочие комнаты и кабинеты основного назначения должны распо­лагаться на одинаковом расстоянии от других структурных под­разделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организа­ции. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бю­ро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна по­зволять рационально разместить мебель и оборудование и сокра­тить затраты времени на перемещение сотрудников, создать усло­вия для уменьшения напряженности и утомляемости.


Основная часть.
Принятие и регистрация поступающей корреспонденции направление ее в структурные подразделения организации Оформление управленческих документов

---

2.1. Общие требования

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удосто­верения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в за­конодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленче­ских документов закреплены в действующих в настоящее вре­мя в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нор­мативных и нормативно-методических документов каждое уч­реждение (организация, фирма) устанавливает свои требова­ния к работе с документами в уставе (положении), регламен­тах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

• 
  права и обязанности должностных лиц, отдельных со­трудников в процедурах оформления документов;
  
• 
  состав применяемых в аппарате управленческих документов;
  
• 
  компетенция руководителя, его заместителей и руководи­телей среднего звена, их право на издание различных ви­дов распорядительных документов;
  
• 
  порядок подписания, согласования и визирования доку­ментов, их заверение печатью;
  
• 
  обязательные требования к оформлению и порядок рабо­ты с документами.
  
• 
  Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъ­являются следующие основные требования:
  
• 
  обеспечение юридической силы документа;
  
• 
  создание условий для оперативного исполнения документов;
  
• 
  возможность оперативного поиска документов (использо­вания их в справочных целях);
  
• 
  возможность использовать для создания, копирования, об­работки документов средства организационной техники.
  

Действующие государственные нормативно-технические до­кументы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены ре­комендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

---

Среди разнообразных систем управленческой документа­ции, используемых для документирования различных управ­ленческих действий, особое значение имеет система органи­зационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований*.

* ГОСТ Р 6.30—97 Унифицированные системы документации. Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с. 2—3. С изменениями № 1, утвержден­ными постановлением Госстандарта России от 21.01 2000 № 9-ст «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р».
01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (або­нентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08 наименование вида документа;

09 дата;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копий;

26 отметка об исполнителе и номер его телефона;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа;

29 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30—97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

---

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предна­значены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах простав­ляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фа­милии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рацио­нальное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, вы­полняемых при регистрации документа, контроле за его испол­нением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор ре­квизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за рекви­зитом в соответствии с традициями последовательности их за­полнения и чтения при работе с документом в аппарате управле­ния. Схема расположения реквизитов (рис 4.1) на документах, составляющих систему организационно-распорядительной доку­ментации, позволяет максимально увеличить «полезную» пло­щадь — место для размещения текста — основного реквизита до­кумента. Размещение реквизитов документа в соответствии с тре­бованиями ГОСТ Р 6.30-97 значительно улучшает качество доку­ментов, их внешний вид.

---

2.2. Форматы бумаги и поля

Массовое производство приспособлений для хранения доку­ментов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцеляр­ского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форма­тов* бумаги.




* Формат (от лат. formo - придаю форму) — размер страницы книги, листа, карточки и т.п. Максимальный размер изделия, которое может быть получено или обработано на той или иной машине.
Эта работа в нашей стране была успешно проведена еще в 1920-е годы, когда впервые была введена система взаимоувязан­ных производственных и потребительских форматов бумаг, в основу которых положены широко распространенные немецкие форматы DIN (Deutsche Industriale Normal).

Стандартизация форматов бумаги ввела определенный поря­док в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствии с действующим в на­стоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форма­ты» стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приня­ты и Международной организацией по стандартизации (ISO)*.




* ИСО 216: 1975 Писчая бумага и некоторые виды печатной продукции. Потре­бительские форматы — серий А и В.
Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм.x 1189 мм) приблизи-

ГОСТ Р 6.30-90

Рис. 4.1. Угловое расположение реквизитов

и границы зон на формате А4

тельно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны попо­лам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В (табл. 4.1).
Таблица 2.1. Потребительские форматы бумаги (мм)


Документы оформляются главным образом на бумаге форма­та А4 (210  297) и А5 (148  210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т. д. оформляются на формате A3 (297  420).

---