Файл: Системный подход к менеджменту (Требования к системе управления).pdf

Управление с позиции системного подхода есть осуществление совокупности воздействий на объект, выбранных из множества возможных воздействий на основании информации о поведении объекта и состоянии внешней среды для достижения заданной цели. Управление есть функция системы, направленная либо на сохранение ее основного качества (т.е. совокупности свойств, утеря которых приводит к разрушению системы), либо на выполнение некоторой программы, обеспечивающей устойчивость функционирования и достижение определенной цели^[11].

Управление предполагает измерения выходных параметров системы, сравнение результатов измерения с некоторыми заданными эталонами и последующее воздействие на вход системы (регулирование, корректировка входа) с целью установления необходимого режима работы. Соответственно системой управления называют систему, в которой реализуются функции управления.

Жизненный цикл системы содержит: возникновение, становление, функционирование, развитие (преобразование) или гибель. Если основной источник изменений организации находится внутри системы, то ее считают самоорганизующейся. Адаптация - реакция системы, направленная на приспособление к постоянно изменяющимся условиям окружающей среды.

Элементарная система – это формализованное представление системы, рассматриваемой как единое целое, с целью удобства ее исследования.

Составляющие части системы: вход, процесс, выход. Элементарную систему можно представить в виде схемы «вход – процесс – выход» (рис.1).

Рисунок 1. Элементарная система

Вход системы – воздействие внешней среды на систему.

Выход – воздействие системы на внешнюю среду.

Процесс – функционирование системы: преобразование входа в выход.

Нормально (устойчиво) функционирующая система сохраняет стабильность или непрерывность выхода и надежность или согласованность компонентов (элементов) в процессе действия системы.

Окружающая (или внешняя) среда системы – это множество объектов, не входящих в систему, изменение свойств которых изменяет состояние системы, а также такие объекты, на которые влияет сама система.

В силу всеобщей взаимосвязанности процессов в мире выходы одних систем неизбежно будут входами других систем.

1.3. Требования к системе управления

Как показывает опыт, сам по себе системный подход не решает содержательных научных задач и само по себе употребление системных понятий еще не дает гарантию успеха исследования. Однако системная постановка проблемы влечет за собой целый ряд последствий. Во-первых, системная постановка проблемы позволяет по-новому увидеть объект управления и провести границы, подлежащие изучению. Во-вторых, для проведения системного исследования необходимо выполнить ряд методологических условий: постановку проблемы целостности или связности объекта, исследование связей объекта; выделение системообразующих связей; выявление структурных характеристик объекта и др. Из реальной практики решения системных задач в менеджменте можно выделить проблему конструирования сложных организационных систем, имеющих собственное «поведение», способных к функционированию, смене и перераспределению функций.

К этому типу системных задач относятся задачи построения функционирования и развития органов государственной власти, задачи управления предприятием, организацией, отраслью, народным хозяйством, а также управление на уровне отдельных производств и цехов. Принципиальной особенностью этих задач является то, что неотъемлемой частью их функционирования является человек. Это приводит к появлению у системы особых свойств, принципиально отличающих организационную систему от технической.

Системный подход помогает раскрыть сущность и содержание механизма управления. В основе принципов управления любой системы лежат два основных системных свойства:

- обеспечение заданной цели функционирования;

- обеспечение стабильности существования в меняющемся мире и защищенность от несанкционированного внешнего воздействия.

Эти принципы управления в различных (организационных, технических и др.) системах действуют либо раздельно, либо одновременно, но в разных пропорциях.

Управление сложными современными социально-экономическими, экологическими и техническими структурами должно быть:

• ситуационным, что означает возможность управления во всех возникающих ситуациях, включая чрезвычайные, когда связь с объектами управления может на некоторое время теряться;
• гибким, что подразумевает смену форм управления в зависимости от обстановки и изменения долгосрочных тенденций;
• непрерывным, что означает осуществление управляющих воздействий с целесообразной периодичностью;
• оперативным, т.е. способным своевременно реагировать на изменения обстановки;
• эффективным, что означает экономичность выбираемых управленческих решений и всего процесса, а также минимальный расход ресурсов, используемых в ходе управления^[12].

В современных условиях совершенствование системы управления обычно происходит на основе использования информационных технологий, регулярного пополнения баз данных, обновления способов анализа и представления информации. Важнейшими критериями оценки результатов управленческих Функций должны быть положительные изменения конечных показателей деятельности объекта управления при сохранении устойчивости системы.

Устойчивость - способность системы противостоять процессу разрушения и поддерживать в течение определенного времени выбранный режим функционирования. Устойчивость социальной системы в общем виде можно раскрыть через следующие характеристики: высокая жизнеспособность, гибкость, адаптивность к быстро меняющимся условиям современного мира.

Эффективность социальных систем оценивается, как правило, по совокупности критериев. К наиболее часто применяемым критериям относятся:

• продуктивность (оценка степени достижения системой поставленных перед ней целей);
• экономичность (оценка степени использования (экономии) системой необходимых ресурсов);
• эффективность (соотношение между уровнями продуктивности и расходов по их достижению);
• качество (степень соответствия системы определенным требованиям, глубина удовлетворения потребности, полнота решения проблемы).

1.4. Значение системного подхода в управлении

Быстрый рост современных организаций и уровня их сложности, разнообразие выполняемых операций привели к тому, что рациональное осуществление функций руководства стало исключительно трудным делом, но в тоже время еще более важным для успешной работы предприятия. Чтобы справится с неизбежным ростом числа операций и их усложнением, крупная организация должна основывать свою деятельность на системном подходе. В рамках этого подхода руководитель может более эффективно интегрировать свои действия по управлению организацией.

Системный подход способствует, как уже говорилось, главным образом выработке правильного метода мышления о процессе управления. Руководитель должен мыслить в соответствии с системным подходом. При изучении системного подхода прививается такой образ мышления, который, с одной стороны, способствует устранению излишней усложненности, а с другой - помогает руководителю уяснять сущность сложных проблем и принимать решения на основе четкого представления об окружающей обстановке. Важно структурировать задачу, очертить границы системы. Но столь же важно учесть, что системы, с которыми руководителю приходится сталкиваться в процессе своей деятельности, являются частью более крупных систем, возможно, включающих всю отрасль или несколько, порой много, компаний и отраслей промышленности, или даже все общество в целом. Эти системы постоянно изменяются: они создаются, действуют, реорганизуются и, бывает, ликвидируются.

Системный подход в менеджменте - быстро развивающаяся совокупность теоретических представлений и созданных на их основе методических рекомендаций для решения организационных проблем. Системный подход не только быстро адаптируется к новым вызовам теории и практики менеджмента, но и служит эвристикой и методологией, оценивающей теоретический и практический потенциал новых подходов в менеджменте^[13].

Разнообразие системных методов анализа организационных проблем делает актуальной задачу разработки методологии анализа путей развития собственно системного подхода в менеджменте и выделения типов и классов организационных проблем, для которых наиболее эффективно применимы те или иные конкретные системные подходы.

Значение системного подхода для рационализации управленческой деятельности и проектирования организаций возрастает в связи с необходимостью учитывать в управленческой деятельности новых реалий, вызовов, с которыми приходится сталкиваться организациям в современных условиях. К таким реалиям относятся следующие:

1. Увеличение динамизма изменчивости среды существования организаций. Современные условия рынка, насыщенного товарами и услугами высокого качества, ведут к усилению конкурентной борьбы, быстрому возникновению новых сегментов рынка товаров и услуг, сокращению жизненных циклов продуктов. Эти обстоятельства требуют от руководителей оперативного принятия решений относительно организационных изменений, возникающих как ответ на текущие и прогнозируемые вызовы внешней конкурентной среды существования организаций. Как показывает практика, лучшие результаты в организационных изменениях достигаются в тех случаях, когда изменения запланированы, когда «просчитаны» последствия изменений в одних частях или функциях организации для других. Такие прогнозы и расчеты наиболее результативны при рассмотрении организаций как системы, где понятно, каким образом связаны между собой элементы, и как изменения одних из них влияют на изменения других.
2. Интернационализация бизнеса, размывание национальных, региональных границ, все большее доминирование на мировых рынках транснациональных корпораций порождает множество проблем, тесно связанных с традициями, этническими, социально-психологическими, политическими особенностями населения крупных регионов мира.

Такие проблемы носят комплексный, системный характер, где трудно выявить иерархию важности действующих сил и факторов развития. Решение этих проблем (или, по крайней мере, смягчение их остроты) возможно на пути использования системного подхода.

Для успешной и эффективной работы организаций в XXI веке необходимы постоянные и глубокие преобразования организационных структур. Традиционные и доминирующие в бизнесе, административном и общественном управлении линейно-функциональные структуры, ориентированные на стабильную внешнюю среду, не могут обеспечить требуемый динамизм организационных изменений. Им на смену приходят сетевые, матричные, «виртуальные» структуры. Использование новых возможностей проектирования организационных структур, структурно-функциональной организации бизнеса и управления с наибольшей полнотой реализуется при системном проектировании организаций^[14]. Для этого современные системные методы в менеджменте предоставляют соответствующий методологический арсенал.

Успешная работа организаций в современных условиях требует особого внимания к использованию творческого потенциала человеческих ресурсов организации. Формирование культуры партисипативности, соучастия членов организации в программировании организационных целей, путей их достижения, распределения ресурсов. Организации контроля, эффективной коммуникации - новые темы системной аналитики, разрабатывающей специальные методы решения подобных чрезвычайно сложных проблем повышения результативности использования творческого потенциала работающих в организации индивидов^[15].

Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода.

Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРЕДПРИЯТИЯ КАК ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА

2.1. Характеристика ООО «БытТехСервис»

Объектом исследования является ООО «БытТехСервис». Местоположение: г. Воронеж РФ.