Этап составление текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа. Составление текста в ценных конфиденциальных документах обычно централизуется на уровне руководства фирмы.

На любых черновика, вариантах, редакциях конфиденциальных документов (в том числе электронных), относящихся к ним материалах, записях, записках и т.п. Обязательно и заблаговременно проставляется установленный гриф ограничения доступа.

Говоря о технологии подготовки к документированию и документировании конфиденциальной информации, необходимо отметить наличие трех специфических особенностей (дополнительных этапах), необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: получение разрешения на составление документа, присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться.

Следующая, специфическая особенность, состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правомерно документированной информации без дополнительной санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.

Причина появления этой особенности заключается в необходимости документирования такого правого события, как зарождение персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиденциальных сведений и соответствующее увеличение состава источников, владеющих данной информацией.

Сотрудник, если он не руководитель фирмы, таким правом обладать не может в силу того, что он лишь потребитель информации, а не ее собственник или владелец. Если решение об издании открытого документа принимается руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об издании конфиденциального документа решается полномочным руководителем еще до изготовления первого проекта документа на основании анализа сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком будущего документа.

Решение фиксируется двумя способами: или аналогично указанным выше наличием данного документа в перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей подписанной, как правило, первым руководителем фирмы записи на черновике документа.

---

1.6 Учет и изготовление конфиденциального документа

Следующее и, пожалуй, наиболее существенное документирование конфиденциальной информации, касающееся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит централизованном учете - присвоении учетного номера проекту будущего документу.

Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов, независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа. Обязательно учитываются черновики подготовленных конфиденциальных документов.

Ответным документам присваивается новый учетный номер. В случаи, когда сотрудник фирмы имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик для учета.

После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись учетной карточки подготовленных документов. Учетные карточки подготовленных документов отражается последовательный ход работы над проектом документов в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения. Как видно, черновик и проект будущего документа постоянно находиться под контролем.

Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителя, то конфиденциальные документы - до изготовления проекта документа с черновика.

Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной основной частью в структуру системы защиты информации от санкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации.

Целью этапа изготовления конфиденциального документа является перепечатывание черновика документа и создания оформленного в соответствии с государственным стандартом оригинала проекта документа, предназначенного по окончанию этапа издания стать подлинником документа.

Основная масса проекта типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешением первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализовано руководителями и сотрудниками фирмы непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах и с соблюдением общего порядка учета этих документов.

---

При этом следует помнить, что этим лицам не разрешается передавать черновики документов для печатанья техническим сотрудникам подразделением и не имеющих разрешения выполнять подобную работу. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинах, компьютерах и принтерах.

Эти средства должны находиться под контролем специалистов в службе безопасности. Конфиденциальные документы могут копироваться и тиражироваться с помощью соответствующей организационной техники и с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов всегда санкционируется первым руководителем фирмы с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и основных документов.

При изготовлении документов на машиночитаемых носителях могут производиться следующие действия, затрудняющие несанкционированный доступ к этим документам: шифрование всего или части текста документа, внесение программных дополнений, не позволяющих посторонним лицам прочитать или копировать документ.
2. Основные виды защищаемой информации в системе электронного документооборота, виды документов ограниченного доступа

Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами.

Выделяются следующие основные этапы:

• 
  получение разрешения полномочного руководителя на документирование конфиденциальной информации;
  
• 
  установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;
  
• 
  оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;
  
• 
  составление вариантов и черновика текстов документа; получение разрешения полномочного руководителя на изготовления документа;
  
• 
  учет подготовленного черновика конфиденциального документа;
  
• 
  изготовление проекта конфиденциального документа;
  
• 
  издание конфиденциального документа.
  

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жестокими правилами работы с конфиденциальной информации.

Сам факт запечатления ценной информации на носители предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков. Перед решением вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешении полномочного (обычно первого) руководителя фирмы на составлении этого документа.

---

Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы.

При отсутствии предполагаемых документов в этом перечне вопрос издании решается индивидуально, о решения первого руководителя фиксируется им на носители, предназначенном для составления черновика данного документа.

---

Смотрите также файлы

• аза тілі сабаында олданылатын дістсіл трлері.doc

• Середнякова С. А.docx

• Задание Провести игру по изучению гендерных отношений Мальчики направо. Девочки налево. Запишите ответы на задания из таблицы 1.docx

• Другие стихи этого.pdf

• замерзімді жоспар тарауы 4блім. Таныстырылымдар (орта таырыбы Сумірді айнар кзі).docx