Файл: Проектный менеджмент. Основные понятия в современной компании надо управлять именно проектами, программами и портфелями.pdf

Глава 1
Проектный менеджмент. Основные понятия
В современной компании надо управлять именно проектами, программами и портфелями.
Из вновь подслушанных разговоров специалистов
1.1. Что такое проект? Его основные признаки
Любая организация, группа людей или просто индивидуум осуществляют ка- кую-либо деятельность. Это может быть постоянно текущей работой по увели- чению стоимости какого-либо продукта, или по производству, например, ти- повых товаров или услуг, или по выполнению управленческих функций либо ограниченными во времени, по объемам и результатам инициатив — проекта- ми или их группами — программ. Примерами проектов являются: строитель- ство объекта недвижимости, разработка продукта или технологии, изменение биз нес-процесса, разработка или внедрение программного обеспечения, под- готовка нового законопроекта, проведение юбилея компании и многое-многое другое.
Из практики
Показательно, что если еще несколько лет назад на вопрос, задаваемый автором на семинарах по управлению проектами: «Где нельзя использовать управление проектами?», предлагалось много примеров, то на последнем семинаре этот вопрос вызвал легкое замешательство, после которого по- следовала бурная дискуссия. Общее мнение свелось к тому, что управле- ние проектами можно применять практически везде!
В русском современном языке есть четыре варианта значения слова «про- ект»:
проект (
•
design) — это комплект проектных документов так назыввемой проектно-сметной документации (ПСД), используемой для дальней- шего создания какого-либо физического объекта, продукта, процесса, бизнеса (проект строительства здания, рабочий проект нового изделия

25
1.1. Что такое проект? Его основные признаки и т. п.). Так понимают проект довольно много российских менеджеров.
Сформировался даже термин «бумажный проект». Их можно отнести к подгруппе проектов проектирования; проект (
•
draft) — это черновая версия, вариант чего-то, набросок, пред- варительные документы (проект решения, проект приказа или гимна, проект бизнес-плана);
проект (
•
direction, business-unit, start up, TV show, programme) — это со- зданное и постоянно работающее подразделение компании, направление бизнеса, например проекты «Молочное направление», «Бесплатные от- крытки» или передача на телевидение; проект (
•
project) — это ограниченное во времени и ресурсах, целенаправ- ленное действие по созданию чего-либо.
Ключевая разница между проектами, программами и постоянно текущей операционной деятельностью заключается в том, что последняя носит непре- рывный, повторяющийся, одинаковый характер, привязана к календарному го- ду, в то время как первые уникальны, ограничены во времени и ресурсах, опре- деляются конкретной целью и реализуются в любое время. Общим является то, что и постоянно текущая деятельность, и проекты протекают во времени и в соответствии с этим планируются, исполняются и контролируются.
Не отрицая правомерности применения данных трактовок в некоторых частных случаях, в дальнейшем будем всегда подразумевать проект в значе- нии термина «project».
Из практики
В крупном проектном институте, выпускающем ПСД для создания объ- ектов промышленного назначения, после проведенного обучения и кон- сультаций при обозначении проектов разработки ПСД стал использоваться термин «дизайн-проект». Инициативы развития и коммерческого использо- вания ресурсов института стали называться проектами развития и бизнес- проектами соответственно.
Одна из девелоперских компаний использует два термина: «проджект» как еще не утвержденная идея будущего проекта и собственно «проект» как уже авторизованное действие.
Совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых проектов (и иногда иной непроектной деятельности) или так называемый мега-проект часто форми руется в программу с крупной и долгосрочной целью. Например, про- грамма превращения небольшой региональной торговой компании в крупную компанию российского масштаба включает: внутреннюю реструктуризацию, введение системы менеджмента качества (СМК), локализацию центров при- были и центров затрат, увеличение доли рынка, обучение персонала, созда-

Глава 1. Проектный менеджмент. Основные понятия
26
ние постоянно действующего учебного центра, открытие филиалов и т. д.
Программа внедрения системы проектного управления может содержать ряд проектов по разработке проектного инструментария, шаблонов документов, новой организационной структуры и корпоративного стандарта управления проектами. Подробнее о программах будет рассказано далее.
1.1.1. Функциональное понимание проекта
Функциональный подход трактует проект (рис. 1.1) как целенаправленную, ограниченную во времени деятельность, осуществляемую для удовлетворения конкретных потребностей при наличии внешних и внутренних ограничений и использовании ограниченных ресурсов. Потребности на входе в проект, от- вечающие на вопрос: «Зачем нужен проект?», включают проблемы, возможно- сти либо их комбинации (решение проблем с использованием существующих
Рис. 1.1. Функциональное определение проекта

27
1.1. Что такое проект? Его основные признаки возможностей). На выходе успешного проекта присутствуют удовлетворенные потребности в виде использованных возможностей или решенных проблем.
Ограничения, в которых реализуется проект, могут быть жесткими (не- управляемое влияние) или частично или полностью управляемыми (управ- ляемое влияние). Необходимость и возможность управления ограничениями определяется спецификой проекта и его окружения. Жесткие ограничения приводят к рискам проекта и к необходимости их обязательного учета.
Ресурсы имеют многоплановый характер. Это персонал компании, внешние участники, оборудование, технологии и многое др. Они делятся на осязаемые, счетные (сырье, трудозатраты, деньги, комплектующие и т. п.) и неосязаемые, трудно поддающиеся оценке и учету (компетенция, связи, опыт, лоббирование и т. п.). Существенным неосязаемым и дорогостоящим ресурсом является опыт консультанта, что иногда недопонимает заказчик. Важное замечание — мето-
дология проектного управления не рассматривает в качестве ресурса время,
которое протекает независимо от проекта, и любые его кажущиеся изменения
связаны фактически с манипуляциями с вышеперечисленными ресурсами.
Приведенную на рис. 1.1 модель можно применить к описанию любого про- екта.
ПРИмеР 1.1
1. Проект реструктуризации компании. Потребности на входе — неяс- ные и неэффективные бизнес-процессы, дублирование должностных обя- занностей, низкая ответственность, малоэффективное функционирование компании в целом, т. е. совокупность определенных проблем. Возможный результат на выходе проекта — снятые негативные факторы, эффективно функционирующая компания, т. е. совокупность решенных проблем. Про- ект проводится в рамках ограничений корпоративной культуры компании и ее бизнеса, с учетом российского законодательства и существующей корпоративной информационной системы. Проект использует ограничен- ные ресурсы компании: персонал, совмещающий работу в нем с другими обязанностями, систему документооборота, финансовую поддержку ру- ководства, неосязаемый ресурс в виде привлеченных консультантов с их опытом и компетенцией.
2. Проект строительства пансионата. Потребности на входе: неудовле- творенность сотрудников компании качеством и стоимостью отдыха и лечения в других пансионатах (определенные проблемы) и рыночные возможности создания дополнительных финансовых источников за счет эксплуатации соб- ственной старой турбазы (т. е. возможности). Результат на выходе — снятые негативные проблемы, эффективно функционирующая и коммерчески при- влекательная бизнес-единица компании — пансионат как реализован- ная возможность, лояльность сотрудников. Проект проводится в рамках физических и географических границ существующей турбазы компании, определенных возможностей окружающей среды под контролем надзор- ных организаций, а также с учетом российского законодательства. Проект использует ограниченные ресурсы компании, работу персонала по совме- стительству, финансовую поддержку внешнего инвестора.

Глава 1. Проектный менеджмент. Основные понятия
28
1.1.2. Системное понимание проекта
Понятие проекта как процесса связывают с целенаправленным изменением, полным или частичным, состояния некоторой системы, к которой можно от- нести компанию, индивидуума, инфраструктуру, процесс и т. п. Изменению могут подвергаться структура компании, система материально-технического снабжения и компетенция ее сотрудников, инфраструктура перед строитель- ством, состояние товарного ассортимента и т. д. Поэтому управление про- ектами связано с управлением изменениями, организующим и управляющим переходом системы из одного состояния в другое (системное изменение). Это своего рода механическое изменение при реализации так называемых вну- тренних проектов сопровождается управлением отношений вовлеченного в эти изменения персонала (изменения организационной культуры), т. е. «ор- ганическим» изменением. Признак «изменение» является важной характери- стикой проекта, так как последний всегда несет в себе изменения системы и/или предметной области, в рамках которой он реализуется.
Проект — это своего рода ускоренный (или «форсированный») переход из одного состояния системы (для изменения которой он инициируется) в другое ее состояние. Форсированность — один из признаков проекта, принципиаль- ная особенность, отличающая его от монотонной или постепенной операци- онной деятельности. Иными словами, проект — это управляемое менеджером целенаправленное изменение исходного состояния некоторой системы, свя- занное с затратами времени и ресурсов. В таком контексте проект понимается и как определенный управляемый скачок на фоне монотонной операционной деятельности. Можно образно сравнить деятельность компании с постоянным движением группы бегунов в одном ритме, а проект — с бегуном, который на- чинает двигаться большими прыжками, и за счет этого его скорость увеличи- вается и он вырывается вперед.
ПРИмеР 1.2
При реализации веб-проекта подразумевается, что до его осуществле- веб-проекта подразумевается, что до его осуществле-
-проекта подразумевается, что до его осуществле- ния у компании не было своего веб-сайта (исходное состояние), а после осуществления комплекса мероприятий проекта компания получает удоб- ный, посещаемый, грамотно сделанный коммерческий инструмент для ве- дения бизнеса в глобальной сети (конечное состояние).
При получении правообладания и строительстве бизнес-центра имеет место переход из состояния, когда компания не владеет этой структурной единицей, в состояние, когда объект создан и начинает приносить доход.
И функциональное и системное понимание проекта формализуется во мно- жестве типовых классических определений, одно из которых приведем ниже.
Проект — это временное предприятие (endeavor), предназначенное для со- здания уникальных продуктов, услуг или результатов (PMBoK, 2008).

29
1.1. Что такое проект? Его основные признаки
1.1.3. Признаки проекта
Любой проект характеризуется следующими особыми признаками:
Уникальность, неповторимость условий, инновационность результата или
•
продукта.
Признак «уникальности» может быть характеристикой проекта в целом и от- дельных его составляющих. Уникальным может быть назначение строящегося здания, но при использовании типовых решений, и наоборот, типовое здание может строиться в особых климатических условиях. К уникальности можно отнести новое проектное окружение и ограничения, принципиально отличный набор требуемых технологических решений и т. д. Уникальным можно назвать проект создания бизнес-центра компанией-инвестором, даже если пара анало- гичных уже работает за углом. Уникальность ИТ-проекта может выражаться не только в неповторимом внешнем виде веб-сайта, но и в использовании уни- веб-сайта, но и в использовании уни-
-сайта, но и в использовании уни- кального (специально разработанного под этот проект) программного обеспе- чения и технологий.
Можно выделить типовые проекты с малыми признаками уникальности и нетиповые, одноразовые проекты с высокой уникальностью.
Уникальность ведет к появлению в проекте рисков, а значит, необходимо- сти организации управления ими. Об этом более подробно будет сказано в гла- ве 9. Если при реализации нетипового проекта в его смету и календарный график не заложены резервы по затратам и по времени, то он обречен на до- полнительные расходы и задержки.
Даже в проектах с высокой степенью новизны, несомненно, имеются про- цессы и процедуры, которые по типовому регламенту используются во мно- гих других проектах. Деятельность по организации управления может быть определена типовыми документами и инструкциями, в то время как объекты и субъекты управления (люди, процессы создания продукта проекта, окруже- ние) будут новыми и уникальными. Типовые подходы уменьшают количество рисков, а уникальность их увеличивает. В борьбе и единстве этих противопо- ложностей и заключается особенность проектной деятельности. Управление
проектами — это редкое и необычайно эффективное сочетание творчества
(читай: новизны), жестких процедур (читай, повторяемости) и сложных чело-
веческих отношений.
Четкая и конкретная цель, достигаемая с помощью выбора оптимальной
•
стратегии и ее структуризации в виде комплекса определенных работ.
Признак «наличие цели» относится ко всем проектным намерениям. Про- ект осуществляется именно для достижения измеримой цели заказчика, ко- торая имеет временное ограничение и предполагает определенную наиболее оптимальную стратегию ее достижения и производство конкретных работ.
Цель может состоять из подцелей, в таком случае проект завершается, когда достигаются все подцели. Если хотя бы одна из подцелей не может быть до- стигнута, проект считается неудачным.

Глава 1. Проектный менеджмент. Основные понятия
30
Стратегия достижения может включать в себя микростратегии выполнения конкретных работ, которые могут меняться и фиксируются перед началом де- тального планирования проекта. Отметим наличие единства цели, стратегии и конкретных работ.
Довольно часто имеет место некорректное формулирование цели проекта.
Например, в качестве последней принимают увеличение доли продаж компа- нии, а в состав задач проекта включают только создание торгового салона. Оче- видно, что в период реализации этих задач увеличения продаж не произой- дет. Данная цель является скорее объявлением направления работ, возможно, целью программы, обоснованием актуальности, приданием конкретному «за- тратному» проекту экономической целесообразности. Цель данного проекта
(без особого внимания к измеримости) может звучать так: создание торгового салона для последующего увеличения доли продаж компании.
Постепенное уточнение (на каждом этапе реализации проекта проис-
•
ходит уточнение имеющейся информации и содержания предстоящих затрат и работ).
При первоначальной разработке проекта невозможно предусмотреть точно все работы, сроки, ресурсы и затраты. Очевидно, что, находясь на разных эта- пах, можно обладать информацией неодинаковой степени точности. Поэтому необходимо избегать чрезмерной детализации плана до конца проекта. Ре- зультаты такой затратной работы становятся бесполезными уже через корот- кое время при появлении новых вводных данных и первых изменений.
В начале осуществления проекта все очень неопределенно, в плане фор- мулируются в основном лишь ограничения (не позднее конкретной даты, не выше указанной суммы, иные жесткие ограничения). Последующие шаги дают больше информации, и планирование становится более детальным. И наконец, по мере завершения проекта проясняются последние детали. Такая постепен- ная конкретизация данных является неотъемлемой частью управления любым проектом и влияет на решения, принимаемые на каждом очередном этапе. Этот вид планирования способом последовательной разработки, при котором ра- бота, которую надо будет выполнить в ближайшей перспективе, планируется подробно, а далеко отстоящая работа планируется укрупненно, называется ме-
тодом набегающей волны.
Фиксированная длительность, фиксированное начало или окончание
•
проекта, логическая последовательность работ.
Признак «ограниченности во времени» означает, что любой проект имеет определенное начало и конец, которые ограничивают его продолжительность.
Начало проекта связано с авторизацией проекта. Завершение проекта наступает при достижении целей заказчика или когда становится ясно, что достичь этого невозможно никаким образом. Фиксированное начало предполагает использова- ние планирования от начала. Фиксированное окончание — планирование от кон- ца проекта. Программа в отличие от проекта может не иметь четкого окончания.
Ограниченные ресурсы.
•