Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия (Понятие контроля в менеджменте).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ.

Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы». Поддержание успеха.

Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации.

Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.

Таким образом, актуальность курсовой работы связана с необходимостью изучения современных принципов организации и проведения контроля на предприятии в интересах наиболее эффективной производственной деятельности и увеличения прибыли.

Курсовая работа содержит теоретический раздел, а также введение и выводы. В теоретической части работы раскрыты основные понятия темы.

Цель выполнения курсовой работы:

углубленное изучение теории вопроса и приобретение навыков самостоятельной работы с нормативной, учебной, методической и специальной литературой;

развитие творческих способностей в исследовании организационных проблем на микроуровне.

Задачи выполнения курсовой работы обусловлены выбранной темой и поставленными целями:

изучить литературу по выбранной теме;

логически изложить основные аспекты проблемы.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭФФЕКТИВНОГО КОНТРОЛЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Понятие контроля в менеджменте

Любое предприятие в конкурентной среде является открытым, оно взаимодействует с потребителями, так как функционирует во внешней среде. Эту среду представляют конкуренты, поставщики, законодательные и общественные организации. Как и каждый элемент внешней среды, предприятие имеет свои интересы.

Безусловно, появляется потребность их согласования, и предприятию важно быть социально ориентированным на результаты своей деятельности и действовать с учетом всех заинтересованных сторон. В данных условиях такие понятия, как стратегия, ориентированная на «выигрыш каждой» из сторон, партнерство приобретают чрезвычайную важность.

Как основополагающий принцип современного менеджмента целостность системы приобретает исключительную ценность. Ни одно из подразделений, ни один из структурных элементов предприятия сами по себе значения не имеют. Они важны только в совокупности, как интегрированное целое.

Отсюда следует, что с точки зрения эффективности необходимо рассматривать предприятие во взаимозависимости и взаимосвязи ее компонентов, в различных аспектах ее функционирования. Важно учитывать, что губительным может оказаться, для системы в целом, повышение эффективности какого-то отдельного элемента системы без учета последствий для других.

Эффективность деятельности предприятия определяется, в том числе, качеством ресурсов, поддержкой творческой инициативы, созданием такой атмосферы заинтересованности и уважения. Человеческие ресурсы выходят на первый план и являются главной ценностью предприятия.

Все больше конкурентная борьба становится борьбой стратегий, а не ресурсов. Все чаще предприятия вкладывают инвестиции в обеспечение перспектив развития и создание ключевых компетенций. Инновационный потенциал компании играет большую роль. Он способен постоянно развиваться и разрабатывать более эффективные стратегии, при этом обновляя ведущие бизнес-процессы и структуру в ответ на вызовы внешней среды.

В менеджменте контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Существует три аспекта управленческого контроля:

• установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;

• измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

• подготовка необходимых корректирующих действий;

Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Основные виды контроля для менеджмента

1. предварительный контроль (Рисунок 1). Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);
2. текущий контроль (рисунок 1). Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;
3. заключительный контроль (рисунок 1). Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

Рисунок 1. виды контроля.

Технология контроля

При наличии индивидуальных аспектов и в соответствии с моментом технология контроля осуществляется по следующей схеме: • выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);

1. определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);
2. установление норм контроля (этические, производственные, правовые);
3. выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);
4. определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).

Учитывая особенности контроля подбора и расстановки кадров, некоторые специалисты рекомендуют Службе персонала – не брать на управленческие должности кандидатов с ярко выраженной материальной мотивацией.

1.2. Принципы эффективного контроля

Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность контроля. Деятельность в тех областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.
2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерения и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем цели организации.
3. Соответствие делу. Методы и системы контроля должны соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий

механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

1. Своевременность контроля. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.
2. Гибкость контроля. Например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный, скажем, необходимостью адаптации к недавно принятому законодательству, то до тех пор, пока он не будет встроен в систему контроля фирмы, система контроля не сможет отслеживать производственные издержки. Система контроля должна приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды.
3. Простота контроля. Избыточная сложность ведет к беспорядку, потери контроля над ситуацией. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
4. Экономичность контроля. Затраты на контроль должны перекрываться повышением доходов организации от его использования.
5. . Регулярность. Контроль должен носить постоянный характер.
6. Открытость. Контроль должен осуществлять официально уполномоченными на это должностными лицами.
7. Объективность. Контроль должен основываться на объективных количественных и качественных нормативах. Контроль не следует проводить из недоверия.
8. Гласность. Результаты контроля необходимо доводить до сведения подчиненных.

1.3. Взаимосвязь системы контроля с другими функциями управления организацией

Контроль - это вид управленческой деятельности, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Выделяют два направления:

1. контроль для оценки полученного результата;
2. контроль для принятия мер по корректировке существенных отклонений от плана либо корректировке самого плана.

Именно поэтому контроль - одна из ведущих функций управления. Если не выработана цель, то и нечего контролировать. В связи с этим контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

Основными причинами необходимости контроля являются:

1. неопределенность, сложность и динамичность среды;
2. предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;
3. поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей, и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

Содержание функции контроля в конкретной ситуации определяется структурой и содержанием других функций управления (планирования, организации, мотивирования). В то же время принятая система контроля будет влиять на содержание систем планирования, организации деятельности, мотивирования.

Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей и контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать.

Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

Связь контроля с функцией организации прослеживается в решении проблемы централизации - децентрализации и установлении субъекта и объекта контроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации по разным уровням иерархии.

Субъекты и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях.