Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Менеджмент

Практическое занятие 4


Выполнил:

Обучающийся Питерина Полина Сергеевна

Преподаватель:

Гельвих Ксения Валерьевна


1 задание

№ п/п	Вопросы	Ответы
1.	Где размещается рабочее место секретаря территориально в офисе?	Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.
2.	В соответствии с действующими нормами, укажите чему равна площадь служебных помещений. Укажите площадь помещения, приходящуюся на 1 человека, работающего за компьютером.	На каждого сотрудника в офисном помещении, не считая оборудованного компьютером рабочего места, должна выделяться площадь в 4 кв.м. Для работников конструкторского бюро работодатель обязан выделять более 6 кв.м. в офисном помещении. При наличии у сотрудника инвалидности ему полагается от 5,65 кв.м. Если работник пользуется коляской, то указанный показатель повышается до 7,65 кв.м.
3.	На каком расстоянии между собой должны располагаться рабочие места с монитором?	При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м.
4.	Опишите характеристику компьютерного стула сотрудника.	Обеспечивает работнику физиологически удобную позу и позволяет изменять ее в течение рабочего времени; поверхность сиденья — не менее 400 мм по ширине и глубине, с закругленным передним краем; сиденье регулируется от 440 до 550 мм по высоте и от –5 до 15 градусов по наклону вперед; поверхность спинки — 300 мм в высоту и 380 мм в ширину, наклон и расстояние от сиденья регулируются; подлокотники должны иметь длину не менее 250 мм и ширину 50–70 мм, высота подлокотников над сиденьем — в пределах 230 мм, а расстояние между ними— в пределах 350–500 мм; поверхность сиденья, спинки, подлокотников должна быть полумягкой, не скользкой, не электризоваться и хорошо очищаться.
5.	Опишите правила установки монитора на рабочем столе сотрудника.	Монитор на столе нужно располагать на расстоянии 60 – 70 см от глаз пользователя, но не ближе 50 см с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100 – 300 мм от края, обращенного к пользователю, или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы.
6.	Опишите комфортные температурные условия воздуха в помещении.	В связи с этим законодательно установлены оптимальные значения температуры и допустимый максимум в жаркий период года. Для офисных работников они составляют 23-25°С. В холодный период года внутри помещений должно быть соблюдено комфортное значение температуры – 22-24°С. Допустимы колебания нормы до 1-2°С.
7.	Опишите комфортные условия влажности воздуха в помещении.	Влажность воздуха должна соответствовать общепринятым нормам, и они едины для всех помещений – не ниже 30% зимой и не ниже 40% летом. Оптимальной считается влажность 50-60%, при таком содержании воды в воздухе работать комфортно и слизистые не сохнут, что особенно важно для глаз офисных сотрудников.
8.	Перечислите зоны рабочего места секретаря.	Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
9.	Составьте перечень принадлежностей, которые должны размещаться на рабочем столе.	На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними — настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками
10.	Перечислите информацию, которая может быть размещена на стенах офиса.	Информация на стенде для сотрудников предприятия включает: новостной блок: с событиями, принятыми решениями и достижениями; ознакомительный: с правилами, свежими вакансиями. Там же размещают сведения для клиентов: деятельность компании и ее направления; правила обслуживания; данные о вышестоящих контролирующих организациях. Доски для объявлений выполняют основную задачу – своевременное информирование об произошедших и запланированных изменениях. На основных носителях вывешивается: документация о государственной регистрации; лицензии и иные бумаги – при необходимости подтверждения аккредитации; сведения о местонахождении организации и ее контактные данные; книга жалоб и предложений.
11.	Опишите требования к освещению рабочего стола сотрудника.	По нормативам свет должен быть достаточно ярким, иметь белый или жёлтый цвет (наиболее близкий к естественному). При необходимости организуется зональное освещение. Норма освещённости рабочего места в офисе: Не менее 300Лк для общего освещения кабинета 500-600Лк на рабочих местах, с локальной подсветкой

---

2 задание

№ п/п	Виды и состав организационно-распорядительных документов	Пример организационно-распорядительных документов
1.	Организационные	Определяют правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
2.	Распорядительные	Ими оформляют управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения, постановления, приказы, указы и пр.
3.	Информационно-справочные	Используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция (телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки

3 задание

Решите ситуационную задачу:

Абонент просит пригласить к телефону сотрудника Сергеева, но Сергеев отсутствует.

Секретарь отвечает: «Его нет!» – и вешает трубку. Через четверть часа тот же абонент еще раз осведомляется о сотруднике Сергееве. Прошло еще немного времени – и снова он, с тем же вопросом. Раздраженная секретарь еще резче отвечает: «Его нет» – и снова вешает трубку: настойчивый абонент своими повторяющимися звонками мешает ему работать.

Вопросы:

1. Аргументируйте и оцените верно ли действует секретарь в данной ситуации?

2. Опишите ваши действия в подобной ситуации.

В данной ситуации секретарь действует не верно.  Услышав, что нужного человека на месте нет, и, постеснявшись (или не успев) спросить, когда он будет, абонент обязательно будет звонить каждые полчаса, а то и чаще. Где же выход? Он в вежливом и более подробном ответе на каждый телефонный звонок, как бы он вас ни раздражал. Оптимальный ответ выглядит примерно так: «Его нет. Он будет тогда-то. Может быть, ему что-нибудь передать?», или «Его сейчас нет на месте. К сожалению, я не знаю, где он и когда вернется. Перезвоните попозже или скажите, что ему передать».
4 задание
5 задание

Вопросы:

---

1. Определите вид конфликта в организации.

2. Опишите возможные причины негативной реакции сотрудников (не менее 5-ти причин).

3. Опишите способы разрешения конфликта: со стороны руководителя и со стороны сотрудников.

1. Конфликт между личностью и группой

2. Основные причины негативной реакции сотрудников: нарушение планов относительно будущего, неуверенность в собственной компетентности и возможности успешного завершения преобразований, а также несоответствие системы ценностей организации поставленным целям изменений.

Причина, по-моему мнению состоит в том, что сотрудники, привыкшие работать со старым руководителем, просто не хотят принимать нового с «жестким» стилем руководства.

Причина заключается в том, что некоторые сотрудники возможно захотят менять привычное место работы, из-за нового руководителя.

Из-за того, что производительность труда сократилась, возможно сократилась з.п .

Атмосфера в коллективе, теперь сотрудникам придется перестраиваться в манерах общения и пр.

Более жесткий режим работы, больше требований от работодателя.

Основные способы разрешения конфликта со стороны руководителя:

1. 
   
   Следует осуществлять подбор и распределение сотрудников по должностям в соответствии с их профессиональными и личностными психологическими качествами.
   
2. 
   
   Ни в коем случае не позволяйте нарушать свое единоначалие.
   
3. 
   
   Выступайте на защиту своих сотрудников в случае возникновения угрозы извне.
   
4. 
   
   Определите четкие корпоративные правила, а также систему поощрений и наказаний сотрудников в результате их выполнения или непризнания. Следует развивать и поддерживать корпоративные стандарты и ценности.
   
5. 
   
   Разработайте регламент, согласно которому должны строиться взаимоотношения работников компании.
   
6. 
   
   Следует оставаться спокойным в любых ситуациях, вести себя в соответствии с должностным статусом. Нужно соблюдать нейтралитет в случае возникновения разногласий между сотрудниками и выступать в роли третьей стороны, помогая разобраться в фактах и найти конструктивное решение в спорной ситуации.
   
7. 
   
   Важно создать и поддерживать в рабочем коллективе доверительную атмосферу.
   
8. 
   
   Необходимо признавать собственные ошибки и быть способным отменить неверные решения.
   

---

Со стороны руководителя разумно будет принять решение, о смягчении требований к работникам, если же он хочет держать прибыль в норме
6 задание

Вопросы:

1. Определите стиль руководства в данной организации.

2. Укажите преимущества и недостатки такого управления.

3. Опишите стиль управления, который вы считаете самым эффективным в современном управлении. Свой ответ обоснуйте.

 

1. 
   
   Демократический стиль управления
   
2. 
   
   К плюсам демократического стиля управления относятся:
   

- разгрузка руководителя

- высокий уровень мотивации сотрудников

- квалифицированность принимаемых решений

Минусы

- Низкий уровень дисциплины. И это главный бич всех «мягких» вариантов управления. Творчество и дисциплина – редкое сочетание

- Низкий уровень личной ответственности. Сотрудник не несет ответственности за свои ошибки, ссылаясь на общность принятых решений – «мы же все делали вместе!»

- Долгая работа даже над простыми задачами. Чем больше людей работает над проблемой, тем на больший срок затягивается непосредственно работа. Ведь коллективное обсуждение – процесс небыстрый

Демократический стиль управления, я считаю наиболее эффективным по сравнению с другими, так как практически во всех случаях коллектив организации наиболее удовлетворен демократическим стилем руководства, то есть таким, при котором руководитель ориентирован в своей деятельности на подчиненных: принимает решения с учетом их мнения, предоставляет им инициативу в процессе работы.

Однако демократический стиль руководства не следует применять, если коллектив не устоявшийся, работники не обладают достаточной квалификацией и активностью, а производство основано не на экстремальных условиях. Также данные стили требует много времени на разработку и согласования управленческого решения, таит в себе опасность ослабления контроля, иногда даже приводит к безответственности.
7 задание

ОАО Спутник

 

ПРОТОКОЛ

Дата12.02.2022                                               № 17

Г. Москва

---

 

Совет директоров

Председатель И. О. Фамилия

Секретарь       И. О. Фамилия

 

Присутствовали 3 чел.        Н. П. Ма-ова, А.П. Зу-ву , Е.Г. Ма-ина

 

Повестка дня:

1. Обсуждение вопроса открытия представительства компании в другом регионе. директора по развитию региональной сети Ма-ова Н. П., экономиста Зу-ву А. П., маркетолог Ма-ина Е. Г.

1.  СЛУШАЛИ: Совет

     ВЫСТУПАЛИ:    Н.П. Ма-ова (Директор по развитию региональной сети);

А.П. Зу-ву (Экономист);

Е.Г. Ма-ина (Маркетолог) 

      ПОСТАНОВИЛИ:   

В результате обсуждения данного вопроса Совет принял положительное решение об открытии представительства                                               

2. СЛУШАЛИ:  Совет 

Председатель                     (подпись)                    И. О. Фамилия

Секретарь                           (подпись)                    И. О. Фамилия

 

«Рассвет»

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393. Тел./факс (095) 718-78-74.

 

Директору гостиницы «Рассвет»

Калиновскому  С.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

          10.04 .2023                                                                                                       № 12 

г. Томск

 

О командировании менеджера по 

Персоналу До-ва Н.И.

 

На основании письма прошу командировать  менеджера по персоналу До-ва Н. И сроком на 5 дней для выступления с докладом на конференции «Совершенствование системы управления персоналом гостиниц». 

 

Директор гостиницы «Рассвет»                    (подпись)            С. В. Калиновский

 

В дело 01-17, подпись, 11.04.2023


Макет служебной записки

 

Начальнику гаража

Попову С.А.

 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

 

Прошу выделить автобус для проведения экскурсии школьников по памятным местам города 
Должность составителя                      (подпись)            И. О. Фамилия  

 

15.05.2023

---

Смотрите также файлы

• Вопросы для промежуточной аттестации по дисциплине Физика.docx

• Лабораторная работа Составление ассортиментной ведомости Задание Заполнить ассортиментную ведомость.pdf

• Тематическое планирование для 10 класса Разделы долгосрочного плана.docx

• Паук Каракурт Опубликовал vity.docx

• Таырыпты жоспар 11 сынып.docx