ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 12.01.2024
Просмотров: 23
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. (включает в себя все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов).
Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Учет документооборота позволяет:
1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
4.установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления;
5.рассчитать численность службы делопроизводства.
По направлению документопотоки делятся на следующие виды:
1. Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня;
2. Вертикальные, связывающие организации различных уровней:
3. Восходящие потоки -- это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;
4. Нисходящие потоки -- это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
Входящий документ
— документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.
Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение (разметку);
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения;
- исполнение документов;
- подшивку документов в дела.
При первичной обработке осуществляют:
- проверку правильности доставки (адресования);
- проверку количества листов поступившего документа;
- проверку наличия приложения.
При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю.
При отсутствии листов документа или приложения:
- ставится в известность отправитель;
- делается отметка на самом документе;
- делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").
Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.
При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие:
- пометку "Лично" ("Private");
- гриф ограничения доступа ("Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.), если не имеет допуск к ним.
При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение:
- на регистрируемые;
- на нерегистрируемые документы.
При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:
- руководителю предприятия;
- заместителям руководителя предприятия;
- в структурные подразделения;
- конкретным исполнителям.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит:
- входящий номер документа;
- дату поступления;
- время поступления (при необходимости).
Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.
Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.
При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям на первом листе указываются их фамилии или инициалы.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения.
Без разметки передаются по назначению документы:
- имеющие в адресе указание структурного подразделения;
- фамилию работника предприятия.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.
При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.
После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.
Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:
- определить исполнителя;
- дать конкретные указания по исполнению документа;
- указать сроки исполнения.
Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.
Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.
Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.
Основные этапы обработки исходящих документов:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа. Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в ''Журнале регистрации исходящих документов".
Журнал содержит следующие графы:
- номер документа, включающий номер дела;
- дата документа;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок к тексту;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);
- исполнитель;
- примечание.
При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.
После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.
Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело.