Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. (включает в себя все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов).Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Учет документооборота позволяет:1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;4.установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления;5.рассчитать численность службы делопроизводства.По направлению документопотоки делятся на следующие виды:1. Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня;2. Вертикальные, связывающие организации различных уровней:3. Восходящие потоки -- это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;4. Нисходящие потоки -- это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.Входящий документ

---

— документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение (разметку);

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

При первичной обработке осуществляют:

- проверку правильности доставки (адресования);

- проверку количества листов поступившего документа;

- проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю.

При отсутствии листов документа или приложения:

- ставится в известность отправитель;

- делается отметка на самом документе;

- делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие:

- пометку "Лично" ("Private");

- гриф ограничения доступа ("Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.), если не имеет допуск к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение:

- на регистрируемые;

- на нерегистрируемые документы.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:

- руководителю предприятия;

- заместителям руководителя предприятия;

- в структурные подразделения;

- конкретным исполнителям.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит:

- входящий номер документа;

- дату поступления;

- время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям на первом листе указываются их фамилии или инициалы.

---

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения.Без разметки передаются по назначению документы:- имеющие в адресе указание структурного подразделения;- фамилию работника предприятия.Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:- определить исполнителя;- дать конкретные указания по исполнению документа;- указать сроки исполнения.Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.Основные этапы обработки исходящих документов:- составление проекта документа исполнителем;- проверка правильности оформления проекта документа;- согласование проекта документа;- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);- регистрация документа;- отправка документа адресату;- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

---

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа. Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в ''Журнале регистрации исходящих документов".Журнал содержит следующие графы:- номер документа, включающий номер дела;- дата документа;- адресат (корреспондент);- краткое содержание или заголовок к тексту;- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);- исполнитель;- примечание.При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело.

---

Смотрите также файлы

• Задачи службы доу.docx

• Как не навредить себе при работе за компьютером.docx

• Ценностносмысловая позиция учителя.docx

• Инструкция по внесению сведений в таблицу Реестр гис спорт аис Мой спорт.docx

• Внеклассное мероприятие по биологии для учащихся 5х классов. Квн Планета Земля.docx