ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 03.02.2024
Просмотров: 19
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Урок 2. «Кадровое делопроизводство»
Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на раз- работку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего вре- мени, расчетов по оплате труда.
2.1.Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
оформление приема на работу;
внутреннее перемещение работников;
увольнение;
регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
организация трудового процесса;
иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
Направление кадро-
вой работы
Выполняемые задачи
Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работни- ков.
Отчетно- аналитическое
изучение сотрудников, оценка их труда;
аналитическая работа;
составление отчетов.
Координационно- информационное
подготовка, обучение, переподготовка пер- сонала;
прием работников по служебным и личным вопросам;
обработка письменных обращений трудя- щихся;
архивная и справочная деятельность.
Организационно- методическое
документирование работы сотрудников;
работа с персоналом подразделений;
кадровое планирование и руководство.
Документальное
ведение личных дел, трудовых книжек;
составление приказов, бумаг для персони- фицированного учета;
оформление больничных, пенсионных сви- детельств и т. д.
2.2.Обязательные документы
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу,
включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
Устав
Основной учредительный документ. В нем про- писана правовая форма предприятия, учредители, сфе- ра деятельности, порядок приема и увольнения руко- водителя, его полномочия. Многие внутренние норма- тивные акты компании составляются на основании по- ложений Устава.
Правила
распорядка труда
(далее — Правила)
Наличие документа предусматривают ст. 189,
190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обя- занности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, про- чие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мне- ния по поводу принятия документа. В организа- циях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Статья 189. Дисциплина труда и трудовой рас- порядок
Инструкция
о защите персо-
нальных данных
Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требо- вания, обязательные для выполнения при обра- ботке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хране- ния.
Персональной считается информация об отдель- но взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Статья 87. Хранение и использование персо- нальных данных работников
Положение
об охране труда
Оно находится в отделе кадров. Каждого работ- ника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране тру- да.
График
Применяется в компаниях со сменным графиком
К ним относятся:
Устав
Основной учредительный документ. В нем про- писана правовая форма предприятия, учредители, сфе- ра деятельности, порядок приема и увольнения руко- водителя, его полномочия. Многие внутренние норма- тивные акты компании составляются на основании по- ложений Устава.
Правила
распорядка труда
(далее — Правила)
Наличие документа предусматривают ст. 189,
190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обя- занности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, про- чие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мне- ния по поводу принятия документа. В организа- циях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Статья 189. Дисциплина труда и трудовой рас- порядок
Инструкция
о защите персо-
нальных данных
Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требо- вания, обязательные для выполнения при обра- ботке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хране- ния.
Персональной считается информация об отдель- но взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Статья 87. Хранение и использование персо- нальных данных работников
Положение
об охране труда
Оно находится в отделе кадров. Каждого работ- ника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране тру- да.
График
Применяется в компаниях со сменным графиком
сменности труда. Документ является срочным и действует опре- деленный период на усмотрение работодателя.
Бумаги
по
нормированию
труда
В них отражаются необходимые временные за- траты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.
2.3.Нормативные акты
После принятия руководителя, устанавливается количество должно- стей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности пред- приятия готовится штатное расписание.
Для оформления документа обычно используют бланк унифициро-
ванной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работо-
датель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно пред-
ставляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии
смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко
описываются требования к внешнему виду работников, поведению, рас-
порядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
сведения о юр. лице: название, адрес, телефон, ФИО и должность ру- ководителя;
данные паспорта сотрудника;
должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и ра- бочего места (основное или дополнительное);
перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
рабочий график, оплата переработки;
причины для прекращения действия договора и иные условия;
подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
Для формирования кадрового учета удобно использовать следую-
щую пошаговую инструкцию:
Подготовка не-
обходимого
Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтова- ры и т. д. Обязательно потребуется кадровая про- грамма, например, «1С: ЗУП» и справочная право- вая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законода- тельства и получат доступ к необходимым доку- ментам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление ру-
ководителя
Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию.
Для наделения его всеми полномочиями он при- нимается на работу по трудовому соглашению.
Издается соответствующее распоряжение, кото- рым он назначает сам себя.
Назначение от-
ветственного за кад-
ровую работу
В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют допол- нительное соглашение и приказ.
Составление
внутренних актов
Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К ло- кальным документам относятся бумаги, перечис- ленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирова-
ние приема персонала
На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данны- ми и трудовой деятельностью (трудовое соглаше- ние, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение тру-
довых книжек
В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Ра- ботодатель обязан завести новую книжку на со- трудника, который ранее никогда не работал. Тру- довые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.
2.4.Как ведётся учёт
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
разработать внутреннюю нормативную базу;
подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
произвести штатную расстановку;
подготовить трудовые соглашения;
разработать формы по личному составу;
оформить карточки Т-2;
утвердить бланки заявлений для сотрудников;
подготовить внутренние приказы.
Все кадровые действия должны подтверждаться первичной документа- цией. Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Дополнительные моменты
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правиль- но оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документа- цию.
Штатное расписание и отпуска
Одним из обязательных типовых документов, которые должны суще- ствовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
В нем содержатся следующие данные:
список структурных подразделений и должностей;
количество единиц штата по каждой должности;
оклады, надбавки по должностям;
фонд зарплаты организации.
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводить- ся также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглаше- ниях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными
ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предостав- ления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Ис- ключение составляют льготники.
График отпусков включает следующие реквизиты:
название подразделения;
наименование должности;
ФИО и табельный номер труженика;
число дней отпуска;
даты ухода в отпуск по плану и факту;
основание переноса отпуска, предположительная дата.
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распо- ряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре мож- но подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подго- товку общего графика.
Оформление сотрудников
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников.
Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в
следующем:
регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторо- нами;
выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
оформление и регистрация приказа в книге учета;
заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
Виды документов по личному составу, которые имеют унифицирован- ные формы
Рекомендации по порядку
При построении системы кадрового делопроизводства изначально сле- дует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а ка- кие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
карточки Т-2;
трудовые;
соглашения;
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
штатное расписание;
положение по ОТ;
журнал регистрации командировок;
правила внутреннего распорядка;
прочие.
Должностные инструкции и коллективный договор вести не обязатель- но, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует
изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие
документы. Их перечень зависит от характера деятельности юр. лица и
особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения
работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о по-
рядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за ра- боту в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ноч- ную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение,
однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в но-
вую организацию сначала принимается директор, затем он набирает
остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное распи- сание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на осно- вании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить:
пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист
прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, ди-
ректор или ответственный исполнитель расписываются, ставится пе-
чать. На первой странице журнала пишут наименование организации и
дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.