Добавлен: 29.03.2023
Просмотров: 369
Скачиваний: 1
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1 Теоретические основы формирования управленческих команд
1.1. Роль командообразования в управлении
1.2. Основные принципы и организационные аспекты формирования эффективной команды
Глава 2 Особенности процесса подбора и формирования команды в ООО «Таганай»
2.1 Общая характеристика деятельности предприятия
Команда менеджмента проекта (КМП) - организационная структура проекта, возглавляемая управляющим (главным менеджером) проекта и создаваемая на период осуществления проекта или одной из стадий его жизненного цикла. Часто в КМП входят физические лица, осуществляющие менеджерские и другие функции управления проектом, а также непосредственно участвующие в принятии решений.
Главными задачами такой команды являются осуществление политики и стратегии проекта, реализация стратегических решений и осуществление тактического (ситуационного) менеджмента. КМП часто называют группой менеджмента, просто менеджментом или топ-менеджментом, руководством и т. п.
В относительно небольших проектах часто не возникает необходимости обособления разных типов команд и тогда используется обобщенный термин «команда проекта». Однако для каждого проекта требуется конкретное решение о том, какого типа, с какими функциями и на какой фазе (стадии) проекта целесообразно создание различных команд. Например, если на фазе ЖЦП «разработка концепции» целесообразно обойтись без особой формализации деятельности, то на фазе «выполнение» лучше иметь четкое распределение задач и работ, прав и ответственности, управленческих и других функций[7].
Формирование команды – один из первых шагов при запуске нового проекта. Без людей, которые формируют качественную команду, вы не сможете достигнуть значительного прогресса в работе.
Проектное управление подразумевает под собой управление людьми, которые будут заниматься реализацией проекта. Формирование хорошей команды имеет большое значение в любой сфере бизнеса, но особенно важно при управлении проектом, чтобы обеспечить завершение задачи в установленные сроки и в рамках бюджета. Процесс формирования команды осложняется тем, что люди с определенным набором навыков будут необходимы в различных временных точках на протяжении проекта. Например, проект по разработке программного обеспечения может быть завершен на две трети, до того, как понадобиться тестировщики. Следовательно, формирование команды проекта продолжается в течение всего времени реализации процессов проекта.
Процесс часто осложняется и тем, что команда управления проектом, как правило, не имеет прямого контроля над всеми, кого бы они хотели привлечь к реализации проекта. Команде управления проектом, возможно, потребуется провести переговоры с теми, кто находится на должности, позволяющей обеспечить необходимое число людей с соответствующим уровнем знаний и опыта.
Эта ситуация распространена в проектах, в реализации которых задействованы несколько подразделений компании, и отсутствие возможности обеспечить необходимые человеческие ресурсы может повлиять на графики, бюджеты, удовлетворенность клиентов и качество, также, как и увеличить риск того, что проект не будет завершен в запланированные сроки и в рамках бюджета. Влияние отсутствия необходимых человеческих ресурсов необходимо рассматривать на стадии планирования проекта[8].
Как правило, существует два способа создания команды для проекта - формирование из сотрудников компании и привлечение людей из вне. Есть плюсы и минусы обоих методов, и для большого проекта, вероятнее всего, потребуется сочетание обоих способов для того, чтобы достичь успеха.
Привлечение людей, которые уже работают в организации, имеет преимущества, поскольку у них, вероятнее всего, есть знания, необходимые для цели проекта, даже если проект углубляется в новую для компании область.
Многие из навыков, которые они используют в настоящее время на регулярной основе, скорее всего, будут перенесены в задачи проекта, которые они будут делать.
Кроме того, они уже получают зарплату и вам не нужно будет брать на себя дополнительные расходы, связанные с привлечение новых участников.
Тем не менее, необходимо время от времени искать людей за пределами компании, в зависимости от того, какие навыки будут необходимы.
Одна из возможностей обеспечить достаточное количество дефицитных ресурсов.
Вы углубляетесь в новую область, с которой ваша организация еще не сталкивалась. В таком случае нанять новых людей с опытом в этой области один из факторов успеха проекта.
Если были наняты люди, не работавшие в организации, план должен содержать примечания для гарантии того, что внешние ресурсы получены в соответствии с организационной политикой.
Новых людей можно нанять на полный рабочий день, частичную занятость или даже в качестве подрядчиков, с которыми вы работаете в определенный период времени. Для каждого потенциального участника команды проекта вам необходимо использовать различные оценки для принятия решений[9].
Для проектов необходимы специальные ресурсы с навыками, компетенциями и опытом, чтобы заполнить различные критичные роли. Не менее важно определить какие навыки и какое количество опыта необходимо для ролей проекта, чтобы заполнить эти роли ресурсами, которые на самом деле обладают этими навыками и компетенциями.
«Команда проекта» или «Участники команды» имеют отношения к тем людям, которые делают работы, относящиеся к проекту.
«Команда управления проектом» относится ко всем, кто имеет отношение к управлению проектом.
Команда управления проектом, как правило, является частью команды проекта и отвечает за управление проектом и руководство такой деятельностью, как инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, и закрытие различных фаз проекта.
Количество людей, назначенных на проект, может измениться по мере развития проекта, особенно, если люди нужны для их конкретной технической экспертизы. Команда проекта должна быть назначена на проект как можно раньше, чтобы они могли принять участие в процессе планирования. Даже если члены команды не отвечают за планирование как таковое, многие из них будут иметь специальные знания, которые могут помочь сделать первоначальные оценки более точными[10].
Еще одна причина для привлечения участников команды на ранних стадиях планирования проекта заключается в том, что это позволяет укрепляет нацеленность команды на достижение результатов. Нацеленность команды на достижение результатов имеет жизненно важное значение для успеха, но часто упускается из виду, потому что не может быть измерено объективно и потому, что его значение становится очевидным, когда проект сталкивается с проблемами. Эту тему стоит рассмотреть подробнее, поскольку проектная работа выполняется людьми, а не проектными методологиями, рамками или программным обеспечением. Нацеленность команды на достижение результатов часто включается в матричную среду управления, особенно в проектах с большим количеством участников, в которых задействованы сотрудники различных отделов компании (например, маркетинг, клиентские сервисы, финансы и так далее).
Это означает, что большинство участников проекта работает под двойной системой руководства – они отчитываются перед своим линейным менеджером и перед руководителем проекта. Для вас, как руководителя проекта, это означает, что вам придется убедиться, что каналы связи между вами и линейными руководителями эффективны и отражены в вашем плане управления коммуникациями.
Кроме того, примите во внимание, что приоритеты линейных менеджеров могут часто отличаться от приоритетов вашего проекта. Это поможет вам при обсуждении доступности ресурсов. Если не проработать этот вопрос, он может стать основой конфликтов и путаницы, которые неизбежно приведут к снижению производительности. Один из ключевых аспектов поддержания производительности вашей команды в матричной структуре – получить правильные ресурсы на срок, который прописан в плане. Если члены вашей команды согласны работать над проектом, но им недостает необходимых навыков для реализации их проектной роли, производительность всей команды будет снижаться.
Успех матричной структуры команды проекта зависит от поддержки проекта со стороны высшего руководства и содействия установлению правильных процедур и процессов, которые поддерживают этот тип среды.
Команда проекта должна быть назначена как можно раньше. Таким образом члены команды могут принять участие в процессе планирования, поскольку многие из них будут иметь специфические знания, которые могут помочь сделать первоначальные оценки более точными[11].
Раннее вовлечение участников в проект также укрепляет нацеленность команды на достижение результатов. Это один из жизненно важных факторов успеха, который часто упускается из виду.
Матричное управление и связанная с ним среда все чаще используются при реализации проектов.
Формирование команды проекта из сотрудников компании и внешних специалистов – наиболее эффективный способ соответствия требованиям навыков и экспертизы.
Составление плана коммуникаций – важный шаг для успешного управления человеческими ресурсами проекта.
Команда проекта выполняет две основные функции. Во-первых, ее действия направлены на решение задачи проекта: поиск информации, выработку решений, участие в итоговых обсуждениях и т.д. Во-вторых, команда действует в поддержку руководителя проекта и товарищей (важнейшее здесь – умение слушать, поддерживать и ободрять других).
Эффективность команды следует определять, как соотношение результата решенной задачи и совокупности усилий, направленных на создание команды и руководство. Экономическая целесообразность командных методов работы далеко не всегда позволяет применять их. Но особенности проектной задачи весьма благоприятны для успешности командной деятельности[12].
Формирование и управление проектной командой – трудоемкие и дорогостоящие мероприятия. Затрачивается время, средства на планирование и подбор участников команды. Сформированную группу необходимо развить до командного уровня, а затем управлять ею, что также влечет определенные издержки.
PM должен все выполнить правильно и в нужные моменты времени вкладывать энергию в построение командного духа. В таком случае Университет не заставит себя ждать, а лучшие черты команды проявятся. Ниже вашему вниманию предлагаются основные особенности команды проекта и ее отличия от рабочей группы.
При реализации проекта очень важны моменты прорывных решений и действий, когда усилия участников мобилизуются. В командном коллективе, в силу его природы, проще сгенерировать инновационные идеи. Команда проекта способна лучше решать замысловатые проблемы и задачи, возникающие на стыке отраслевых и управленческих компетенций.
Возможностей смелых, вероятно, даже рисковых решений у проектной команды больше, чем у каждого ее члена в отдельности, так как в совокупности в команде сильнее опыт и видение ситуации. Продолжим список особенностей командной работы:
- совместно легче выходить из запутанных тупиковых ситуаций;
- более рационально распределяются роли, уменьшаются межличностные трения;
- возникают психологические преимущества: ощущение товарищеской поддержки, чувство гордости за совместные достижения, признание в коллективе;
- обеспечивается прямой доступ к информации без искажений;
- особенности участников команды, всплывающие в форме недостатков, быстро переводятся в конструктивное русло;
- члены команды оперативно извлекают уроки из допущенных ошибок;
- команда способна легко переработать и впитать внешнюю инициативу, идеи, помощь, обращая их на пользу общему делу;
- если кто-то из членов команды начинает испытывать неуверенность, это быстро фиксируется и компенсируется.
В разделе управления человеческими ресурсами руководства PMBOK вопросам набора команды проекта уделено пристальное внимание. «Набор персонала» является частью Плана обеспечения персоналом проекта. В ней отрабатываются вопросы источников набора персонала в команду, удаленности членов относительно друг друга, стоимости ресурсов и степени участия службы персонала в наборе[13].
Формирование команды проекта описано отдельным процессом, отвечающим за подбор и набор ее членов. Основным результатом процесса рассматривается описание и руководство отбором членов команды с закреплением сфер ответственности за создание результативной команды. Далее представляется визуальная модель процесса набора команды проекта.
Подбор команды, набор ее членов для успешного функционирования требуют учета нескольких обстоятельств. Первое, что следует учитывать, – это возможное противодействие функциональных руководителей отбору у них сотрудников для участия в команде (неважно, частично или в полном объеме). Менеджер проекта должен быть готовым проводить результативные переговоры с должностными лицами компании и уметь оказывать на них влияние[14].
В ходе набора команды ее человеческие ресурсы должны стать достаточными, чтобы срыва проектной задачи не произошло. Способность набора людей, обладающих необходимыми компетенциями и потребной численностью – одна из важнейших характеристик PM. Любые ограничения в решении задачи набора являются субъективной иллюзией, поскольку общий состав внутренних и внешних возможностей надлежит считать неисчерпаемым. Существенен только вопрос цены ресурсов.