Файл: В.В. Крюкова Проектирование, создание и использование баз данных MS ACCESS Часть 2. Физическое проектирование базы данных.pdf

9

пазон введённой даты. Константа типа Date обрамляется с обеих сторон знаком диеза “#”.

Обязательное поле – свойство можно указать для всех полей, кроме Счётчика (оно задано по умолчанию). Возможные значения “Да”, “Нет” выбираются из списка. Если указано “Да”, то ввод значения поля обязателен, иначе появляется сообщение об ошибке.

Пустые строки – разрешает или запрещает ввод пустых строк, возможны два значения: “Да”, “Нет”. Значение “Да” обычно используется для текстовых полей, MEMO и гиперссылок.

Индексированное поле – указывает, будет ли создан индекс по этому полю. Возможные значения: “Нет”, “Да (Допускаются совпадения)”, “Да (Совпадения не допускаются)”. Индекс – вспомогательная таблица, в которой хранится порядок следования записей, упорядоченных по этому полю. Для первичного ключа таблицы указываем – “Да (Совпадения не допускаются)”.

Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа. При создании запросов и отчётов может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей. Индексы позволяют ускорить поиск данных в больших таблицах. Каждая таблица может иметь до 32 индексов, 5 из которых могут быть составными, в составной индекс могут входить не белее 10 полей. Чтобы создать дополнительный простой ключ, надо в режиме Конструктора задать свойство Индексированное поле – “Да (Совпадения допускаются)”. Чтобы создать дополнительный составной ключ, надо в режиме Конструктора открыть окно Индексы, нажав соответствующую кнопку Индексы на ПИ. В этом окне (рис. 7) выводятся все индексы таблицы. Надо в поле Индекс внести имя индекса (произвольное), в поле Имя поля выбрать из

списка сначала одно поле, перейти на строку ниже, выбрать другое и т.д. Закрыть окно, подтвердить сохранение структуры таблицы.

Сжатие Юникод – вклю-

чает и отключает сжатие текстовых

10

полей, полей MEMO и гиперссылок, используя универсальный международный код. По умолчанию включено. Можно отключить, тем самым сэкономить память.

Число десятичных знаков – указывает количество десятичных знаков после запятой в числовых и денежных типах полей; если выбрать значения свойства Авто, то число отображается так, как было введено в поле.

Новые значения – свойство определено только для поля Счётчик и указывает, какие значения автоматически будут подставляться в поле при создании новой записи. Возможные значения: последовательные, случайные (числа). Принято по умолчанию первое значение и лучше использовать его.

Определим другие свойства поля № операции таблицы ЖХО (рис. 6). Переходим в верхнюю часть конструктора, выделим поле № операции, щелкнув мышью слева от поля в области стрелки (если ключ простой, можно не выделять поле, но оно должно быть выбрано), и нажимаем кнопку Ключевое поле на ПИ, значок ключа появляется слева от имени поля (рис. 6), автоматически создаётся соответствующий индекс таблицы. Для остальных полей внесём:

- для внешних ключей Дебет и Код контрагента значения свойства Индексированное поле – “Да (Совпадения допускаются)” или значение – “Нет”, в первом случае создаются индексы таблицы, используемые для организации быстрого поиска записей;

для поля Дата зада-

12

Для определения составного ключа в таблице Валюты надо выделить оба поля Код валюты и Дата, щёлкая мышью при нажатой клавише <Ctrl>, затем нажать кнопку Ключевое поле. Для этих полей значение свойства Индексированное поле – “Да (Совпадения допускаются)”, а для первичных ключей таблиц Контрагенты, План счетов – Индексированное поле – “Да (Совпадения не допускаются)”, для остальных полей указанных таблиц значение – “Нет”. Для полей Наиме-

нование валюты, Курс, Название контрагента, Название счёта значения свойств Обязательное поле – “Да”, Пустые строки – “Нет”, для ос-

тавшихся полей наоборот (“Нет”, “Да” соответственно).

Для поля Фото таблицы Контрагенты тип – Поле объекта OLE,

для заполнения поля данными используется меню Вставка, Объект.

Для поля таблицы Контрагенты Фамилия задана Маска ввода

“>L<???????????????”, для поля Номер телефона – “\(000\)00\-00\-00”.

Сразу после сохранения структуры таблицы можно заполнить её данными (создать записи), для этого нажать кнопку Вид, на ПИ Конст-

руктор таблиц выбрать Режим таблицы или в ДО База данных на вкладке таблицы выбрать нужную и нажать кнопку Открыть. Лучше наполнить таблицу данными позже, иначе можно нарушить её целостность.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОЛЕЙ ПОДСТАНОВОК ПРИ СОЗДАНИИ ТАБЛИЦ

В связанных таблицах внешний ключ подчинённой таблицы должен иметь значение первичного ключа главной таблицы, иначе нарушаются параметры целостности БД, например, в таблице План счетов поле Номер счёта – первичный ключ главной таблицы, а в таблице ЖХО поле Дебет – внешний ключ подчинённой таблицы. При заполнении поля Дебет (и поля Кредит тоже) в таблице ЖХО необходимо выбирать значения из поля Номер счёта таблицы План счетов. Для этой цели используется поле подстановки.

Подстановка в режиме конструктора таблиц

Первый способ. Таблица ЖХО, поле Дебет, тип данных – текстовый, переходим в окно свойств. Вкладка Общие – свойство Размер поля

– 6, открываем вкладку Подстановка, определим свойства: Тип эле-

мента управления – Поле со списком, Источник строк – таблица План счетов, Присоединенный столбец – 1, Число столбцов – 1 (рис. 11).

Нажать кнопку Далее.

Если выбран первый вариант, появится следующее ДО, в котором надо указать Таблицы и в списке выделить таблицу Контрагенты, нажать кнопку Далее. В следующем ДО выбрать поле Код контрагента кнопкой , которое определит столбец подстановки, кнопка Далее; в следующем ДО появится столбец значений, в этом ДО можно изменить ширину столбца, кнопка Готово.

Можно формировать значение столбца подстановки из разных полей и разных таблиц, например, из полей Код контрагента и Название контрагента; при этом первый столбец (Код контрагента) можно скрыть, тогда выбираем значение из списка Наименование контрагента, а подставляется в поле Код контрагента значение кода, при отображении данных, например в форме, будем видеть наименование.

Если выбран второй вариант (Будет введён фиксированный набор значений), появляется ДО, в котором надо установить Число столбцов, равное 1, и внести в список Столбец 1 конкретные значения. Кнопка

Далее.

14

Подстановка в режиме таблицы

Надо открыть таблицу ЖХО в режиме таблицы. Курсор поместить в поле Код валюты, выполнить команду меню Вставка, Столбец под-

становок, появится первое ДО Мастера подстановок и т.д. Выполнить те же операции, что и в режиме конструктора. Определить поля подстановок внешних ключей таблицы ЖХО.

2 способ: Создание новой таблицы в режиме таблицы

В режиме таблицы создаётся новая таблица без предварительного определения её структуры. Надо выбрать в рабочем поле окна БД стро-

ку Создание таблицы путём ввода данных или в окне Новая таблица

строку Режим таблицы. Сразу появится пустая таблица, в которую вводят данные (рис. 12). Введённые данные автоматически определяют тип поля таблицы, т.е. автоматически создаётся структура таблицы. По умолчанию создается таблица из 10 столбцов и 21 строки. Имя поля можно изменить, дважды щёлкнув левой кнопкой мыши по имени в области заголовков или использовав команду меню Формат, Переименовать столбец. Можно вставить (команда меню Вставка, Столбец) или удалить (команда меню Правка, Удалить столбец) столбцы.

Для перемещения столбца надо выделить имя и мышью перетащить заголовок поля в нужное место. Все столбцы и строки, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы. Действующие форматы по-

Рис. 12. Создание таблицы в режиме таблицы лей можно увидеть в окне конструктора таблиц, свойство Формат поля. По окончании ввода данных

нужно сохранить таблицу. При сохранении таблицы появится сообщение: “Создать ключевое поле? Да, Нет”. Надо выбрать “Нет”, затем открыть таблицу в режиме конструктора, изменить при необходимости структуру и свойства полей, задать ключи.