Файл: Г.П. Романовская Создание писем и деовых бумаг и их расылка при помощи Мастера слияния в Microsofy word.pdf

5. Форматирование полей слияния Если хотите, чтобы письмо было напечатано особым шрифтом,

выделите этот текст в заготовке и присвойте ему стиль. Тогда во время подстановки все вводимые символы будут форматироваться в соответствии с указанным стилем.

6. Опции слияния Для того, чтобы осуществить слияние, можно воспользоваться

кнопками на панели инструментов «Слияние»:

С помощью этой кнопки можно выполнить слияние в новый документ. Каждая копия письма будет отделена от соседней маркером конца раздела. После просмотра и правки всех писем можно этот документ распечатать.

После щелчка по этой кнопке слияние происходит непосредственно при выводе на печать.

С помощью этой кнопки можно вызвать на экран окно «Слияние» и в нем указать номера записей из источника данных (группа «Диапазон записей») и даже выбрать устройства для вывода результатов слияния (поле

«Назначение»).

При щелчке по кнопке «Объединить» начнется процесс слияния основного документа с источником данных.

С помощью кнопки «Проверка» можно определить способ выдачи сообщения об ошибках при проверке слияния основного документа и источника данных. Щелкнув на кнопке «Отбор записей», можно задать критерии отбора

и порядок сортировки записей в источнике данных. Можно использовать в процессе слияния не все записи, а только удовлетворяющие условиям отбора. Таким образом, можно напечатать документ только для

рация записей» и «Сортировка записей».

На вкладке «Фильтрация записей» в поле «Поле» можно выбрать поле из источника данных, для которого и установить критерий отбора. Во время отбора его содержимое будет сравниваться с информацией, внесенной в поле ввода «Значение».

В поле «Оператор» выбирается оператор сравнения: равно, больше, меньше и т.д. Эти операторы применимы к текстовым и числовым полям данных. С помощью полей И/Или (And/Or) можно логически связать несколько критериев отбора: для выбора записей, удовлетворяющих всем критериям, - И , для отбора записей, отвечающих хотя бы одному из условий, - Или.

На вкладке «Сортировка записей» можно определить порядок сортировки

записей данных при слиянии основного документа с источником данных или при отображении источника данных в виде таблицы в документе Word.

Кнопкой «Очистить все» можно сбросить как все критерии отбора, так и снять условие сортировки. Кстати, записи можно отсортировать в порядке возрастания или убывания.

С помощью этой кнопки можно проверить результат слияния основного текста и источника данных. После щелчка появится окно проверки результатов слияния с тремя вариантами:

•имитировать слияние и поместить сообщения об ошибках в новый документ;

•выполнить слияние, останавливаясь и сообщая об ошибках по мере их обнаружения;

•выполнить слияние без остановок и поместить сообщения об ошиб-

ках в новый документ.

При выборе «Выполнить слияние…» Word создаст новое окно документа, в котором будут находиться все письма, созданные в результате слияния. Их можно затем просмотреть и напечатать.

С помощью команды меню «Файл» – «Предварительный просмотр» просмотрите все страницы с письмами, чтобы убедиться, что поля слияния расположены в правильных местах, и Завершите работу программы Word.

Список рекомендуемой литературы

1.Новиков Ф. Microsoft Office 2000 в целом. / Ф. Новиков, А. Яценко, – СПб.: БХВ – Санк-Петербург, 1999. –728с.

2.Потапкин А.В. Текстовый редактор Word для Windows: Практическое пособие. - М.: ЭКОМ, 1996. – 352с.

3.Фаненштих К. Текстовый процессор Word для Windows: Практическое пособие / К. Фаненштих, Р.Г. Хаселир; Пер. с нем. – М.: ЭКОМ., 1996. –352с.

Уважаемый (-ая) «Имя» «Отчество»

01.11.2001 года в 13-00 Вы приглашаетесь на совещание в кабинет заместителя главы администрации города по вопросу: Реализация лоте-

реи – «Кузбасс против наркотиков».

II

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

«СЛУЖБА ЗАКАЗЧИКА УПРАВЛЕНИЯ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА»

«Организация» «Адрес»

«Ф.И.О.»

Уважаемая(мый) «Имя» «Отчество»

Доводим до Вашего сведения, что в связи с реформой в жилищнокоммунальном хозяйстве, проводимой в нашем городе, произошло изменение тарифных ставок на основные коммунальные услуги. Вам высылаются новые тарифные ставки, после ознакомления Вам необходимо заключить договор на обслуживание.

Договорной отдел МУП «СЗ УЖКХ»

III

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ

Уважаемый(ая) «Фамилия и инициалы»

Просим Вас срочно погасить задолженность по квартплате и за предоставленные жилищно – коммунальные услуги в сумме «сумма».

В случае неуплаты до «Дата» взыскание будет производиться в принудительном порядке через суд. Сумма задолженности будет увеличена путем начисления пени и возмещения судебных расходов.

IV

«Организация»

«Ф.И.О.»

Уважаемая(мый) «Имя» «Отчество»

Прошу Вас организовать подачу информации:» О подготовке объектов к зиме» ежемесячно диспетчеру службы 05 с момента окончания и до наступления отопительного сезона.

V

ОАО «ЭЛЕКТРОСВЯЗЬ» по Кемеровской области

Филиал Анжеро-Судженский ГУС

«Должность» «Организация»

«Ф.И.О.»

ПИСЬМО

Уважаемый(ая) «Имя» «Отчество»

Анжеро –Судженский ГУС доводит до Вашего сведения, что нужно до «Дата» г. сверить начисление и оплату за услуги связи. На «Дата» долг «Организация» Анжеро -Судженскому ГУС составил «Сумма» руб.

В случае неявки представителя «Организация» и неоплаты существующего долга предоставление услуг связи будет приостановлен.

Директор ГУС Гл. Бухгалтер

VI

РАСЧЕТ ПЛАТЕЖА И КОММУНАЛЬНЫЕ УСЛУГИ

Во исполнение письма Администрации Кемеровской области Вам необходимо предоставить информацию в следующей форме:

Составитель Галина Петровна Романовская

СОЗДАНИЕ ПИСЕМ И ДЕЛОВЫХ БУМАГ

ИИХ РАССЫЛКА ПРИ ПОМОЩИ «МАСТЕРА СЛИЯНИЯ»

ВMICROSOFT WORD

Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам “ Разработка и применение пакетов прикладных программ в экономике”

и “Информационные технологии в экономике ” для студентов экономических специальностей

Редактор З. М. Савина

ЛР № 020313 от 23.12.96.

Подписано в печать 16.11.2000.

Формат 60х84/16. Бумага офсетная. Отпечатано на ризографе. Уч.-изд. л. 0.9. Тираж 100 экз. Заказ .

Кузбасский государственный технический университет. 650026, Кемерово, ул. Весенняя, 28.

Типография Кузбасского государственного технического университета. 650099, Кемерово, ул. Д. Бедного, 4а.