Файл: Ю.В. Клещ Шаблоны и формы MS Word.pdf

9

EditGoto «Текст4»

End Sub.

Впримерах используется блочная структура оператора If, которая предполагает наличие ключевого слова End if (конец блока). Если всю инструкцию If … then … записать в одну строку, то ключевое слово end if должно отсутствовать.

2.5.2.Примеры использования макрокоманд в Word 2000

ВWord 2000 VBA обрабатывает поля формы как объекты FormField из коллекции FormFields. Свойства и методы коллекции объектов FormFields позволяют обрабатывать поля форм и выполнять соответствующие действия.

Пример № 7. Получение значения поля типа флажок и переход в текстовое поле, если флажок включен:

If ActiveDocument.FormFields («Флажок1»). CheckBox.Value = true then ActiveDocument.FormFields («Текст1»).Select

end if

Пример № 8. Получение и задание содержимого тестового поля: If ActiveDocument.FormFields («Текст1»).Result = “Да” then

ActiveDocument.FormFields («Текст4»).Result = “Нет” end if

Пример № 9. Проверка включен ли первый флажок, если нет, то включить второй флажок:

With ActiveDocument

If .FormFields («Флажок1»).checkBox.Value = false then

.FormFields («Флажок2»).checkBox.Value = true end if

end with

10

Пример № 10. Сравнение выбранного элемента списка: With ActiveDocument

If .FormFields («Список1»).DroupDown.Result = “Директор” then

.FormFields («Текст2»). Select end if

end with

Пример № 11. Перемещение содержимого первого текстового поля в буфер обмена Word и вставка его во второе текстовое поле:

With ActiveDocument

.FormFields («Текст1»).Cut

.FormFields («Текст2»).Select

.FormFields («Текст2»).Paste end with

11

2.6. Защита формы

Создав форму, ее нужно проверить, а затем сохранить как шаблон. Обеим операциям должна предшествовать защита формы, после которой поля активизируются и форма готова к использованию.

Существует два уровня защиты: с паролем и без него, а также можно защитить отдельные части (разделы) формы.

роль, нажать Оk. Защита без пароля не очень надежна, она позволит любому пользователю открыть форму и снять защиту (меню Сервис/Снять защиту или «отжать» кнопку Защита формы на панели инструментов Формы).

Для изменения опций (свойств) полей формы нужно снять защиту, затем выделить нужное поле, открыть окно Параметры поля формы, нажав кнопку Параметры (Свойства) на панели инструментов Формы.

2.7. Сохранение шаблона формы

Каждый документ Word базируется на определенном шаблоне. Шаблон – это образец для подготовки типовых документов. В шаблоне Word хранит: стили оформления, макрокоманды, элементы текста и автотекста, индивидуальные меню и панели инструментов пользователя. Различают глобальные шаблоны, шаблоны пользователя и шаблоны рабочей группы (общие шаблоны).

12

По умолчанию новый документ создается на основе глобального шаблона Normal.dot: все хранящиеся в нем объекты доступны в любое время в любом документе и шаблоне. Normal.dot загружается каждый раз при запус-

ке Word.

Шаблоны пользователя и шаблоны рабочей группы различаются только местом хранения, в зависимости от этого их можно использовать поразному. Шаблоны пользователя – это шаблоны типовых документов (бланки, формы Word), которые пользователь создал и хранит на своей рабочей станции. Шаблоны рабочей группы хранятся на сетевом диске и доступны всем, кто имеет возможность открыть папку, в которой они находятся.

После защиты формы нужно сохранить ее как шаблон: меню

Файл/Сохранить (или Сохранить как). В диалоговом окне Сохранение до-

кумента (рис. 10) ввести имя шаблона, в поле Тип файла уже выбран тип:

Шаблон документа, нажать Сохранить.

Рис. 10. Диалоговое окно Сохранение документа

Выбор папки для хранения шаблонов пользователя и шаблонов рабочей группы с целью обеспечения доступа к ним на этапе создания документов на их основе (в диалоговом окне Создать) осуществляется в меню Сер-

вис/Параметры, на вкладке Расположение диалогового окна Параметры

(рис.11). В списке Типы файлов выбрать нужный элемент – шаблоны пользователя или общие шаблоны, нажать кнопку Изменить, открывается окно

13

Изменение расположения, в котором указать путь к своей папке, например

Z:\Work.

Рис. 11. Диалоговое окно Параметры

2.8. Заполнение формы в интерактивном режиме

Чтобы создать новый документ, основанный на шаблоне формы, следует выполнить команду меню Файл/Создать, из списка С шаблоном выбрать шаблон формы, при этом должен быть включен флажок Документ, нажать Оk.

Если при разработке формы добавлено затенение полей, то поля выделяются серым фоном в документе (меню Сервис/Параметры, вкладка Вид, в

поле со списком Затенение полей, выбрать Всегда или При выделении).

Для перемещения курсора ввода по полям формы можно использовать клавишу Tab и Enter, клавиши управления курсором и мышь.

В текстовом поле с типом данных Вычисления вводятся числа, а не бу-

квы.

Клавиша F1 или строка состояния выводят подсказку для активного

поля.

14

Вполе типа Флажок для установки значения используется мышь или клавиша Пробел.

Вполе типа Список выбор элемента осуществляется мышью или клавишей Tab и Enter. Закрыть список без выбора – Esc.

Сохранить форму можно полностью: структуру плюс данные или только данные. Используется меню Сервис/Параметры, вкладка Сохранение, включить или отключить (по умолчанию отключен) флажок Сохра-

нять только данные для форм.

После заполнения формы ее нужно сохранить как обычный документ (кнопка Сохранить на панели инструментов Стандартная).

Распечатать форму можно тремя способами:

1.как пустой бланк и заполнить его на бумаге: текстовые поля предварительно заполнить пробелами, так как размер поля зависит от длины введенного текста (диалоговое окно Параметры текстового поля – Текст по умолчанию), затем выполнить команду меню Файл/Печать);

2.печать формы, заполненной в диалоговом режиме: меню Сер-

вис/Параметры, на вкладке Печать отключить флажок Печатать толь-

ко данные для форм, нажать кнопку Печать на панели инструментов Стан-

дартная;

3.печать на бланках: включить флажок Печатать только дан-

ные для форм. Бланки сначала нужно приготовить (см. 1 п.).

Пример: Разработка сеточной формы «Накладная». Рассмотрим процесс создания бланка накладной (рис. 12):

1.Создание накладной начинаем с создания шаблона: меню

Файл/Создать, включить флажок Шаблон, Оk. Затем вставим таблицу вида – рис. 13: меню Таблица/Вставить таблицу указать: число столбцов – 5, число строк – 14, нажать Оk. Появится пустая таблица.

2. Установить курсор внутрь таблицы и выполнить команду меню

Таблица/Выделить таблицу. Открыть список Размер шрифта на панели ин-

струментов Форматирование и выбрать 8 пт, в списке Шрифт выбрать гар-

нитуру шрифта Times New Roman Cyr.

15

20 июнь, 2001 Накладная № ____________

Кому______________________________________________________________

От кого____________________________________________________________

Рис. 12. Бланк накладной

3. Позиционируя курсор мышью в нужную ячейку, внесем: в С2 – «Накладная №», в А3 – «Кому», в А4 – «От кого», в А6 – «№ п/п», в В6 – «Наименование», в С6 – «Количество», в D6 – «Цена», в Е6 – «Сумма», в D12 – «Итого:», в В13 – «Сдал», в С13 – «Принял», в В14 – «М.П.».

Рис. 13. Первый этап создания накладной